Helsinki, 23.04.2018

IT-palveluyhtiö CGI yhdisti Hatanpään sairaalan ja Tampereen yliopistollisen sairaalan tietojärjestelmät kolmessa kuukaudessa virallisen yhdistämispäätöksen tekemisestä. Samalla yli tuhat Hatanpään sairaalan työntekijää siirtyi uuden potilastietojärjestelmän käyttäjäksi.

Uudistuksen taustalla on Tampereen kaupungin päätös siirtää omistamansa Hatanpään sairaala osaksi Pirkanmaan sairaanhoitopiirin (PSHP) alaista Tampereen yliopistollista sairaalaa (Tays).

Voimavarojen yhdistäminen tarkoitti organisaatiomuutosten lisäksi myös merkittäviä tietojärjestelmämuutoksia.

”Taysin järjestelmään siirtymisen myötä piti siirtää Hatanpään sairaalan yli tuhannen työntekijän tiedot ja käyttöoikeudet sekä tehdä tarvittavat integraatiot. Sairaaloiden toiminnan piti silti jatkua häiriöittä koko muutosprosessin ajan ja henkilökunnan palkkojenkin piti juosta keskeytyksettä. Lisäksi vuosien mittaan yksiköissä oli totuttu toimimaan eri tavoilla. Asioita on kirjattu ja käsitelty eri tavalla, mikä korosti toimintamallien ja järjestelmän käyttötapojen suunnittelun merkitystä tässä projektissa”, PSHP:n projektiylilääkäri Hannu Päivä kertoo.

Avainvaatimuksena oli myös Taysissa käytettävän ja Hatanpäältä väistyvän potilastietojärjestelmän yhteispeli: Taysissa on nyt mahdollisuus katsoa oman järjestelmän kautta Hatanpäällä käytettyyn Pegasos-potilastietojärjestelmään kirjattuja asioita ja päinvastoin.

”Hatanpäältä väistyvään järjestelmään kertynyttä, potilaiden hoidon kannalta tärkeää tietovarantoa pystytään nyt käyttämään näppärästi KanTaa täydentävänä lähteenä, vaikka hoitotoimet tehdäänkin PSHP:n järjestelmillä. Tämä varmistaa potilasturvallisuuden ja hoidon laadun”, korostaa Päivä ristiinkatselun käytännön merkitystä.

Ensimmäinen käytännön sote-pilotti

CGI:n potilasjärjestelmistä vastaava johtaja Juha Sorri pitää merkittävänä saavutuksena sitä, miten hyvin ja nopeasti yksiköiden toimintamallit saatiin sovitetuksi yhteen.

”Hatanpään sairaalaprojekti toimi myös havainnollisena sote-pilottina. Projektissa saatiin sivutuotteena arvokasta käytännön kokemusta ja näkemystä siitä, mikä on mahdollista ja millaisella aikataululla, kun palvelutuottajia yhdistetään. Aikataulupaine oli kova, mutta niin on todennäköisesti suuressa osassa vastaavia tuleviakin hankkeita”, arvioi Sorri.

Sote-linjausten mukaisten tietojärjestelmien pitää olla toiminnassa kaikkialla maassa 1.1.2020. Tampere ja Pirkanmaa halusivat lähteä ripeästi liikkeelle. Kaupunki päätti sote-selvityksen tekemisestä helmikuussa 2017. Toukokuussa perustettiin hankeorganisaatio ja annettiin Hatanpään suunnitelmista ensimmäinen alustava briiffi myös CGI:lle. Virallinen päätös yhdistymisestä tehtiin lokakuun alussa, ja järjestelmät olivat toiminnassa tammikuun alussa.

”Koko hanke vedettiin läpi vain 11 kuukaudessa. Ja se kattoi sekä toimintaprosessit että tietojärjestelmät. Tämä on vakuuttava suoritus, jonka onnistumisen avain oli Hatanpään sairaalan, sairaanhoitopiirin ja kaupungin napakassa, vahvaan omistajuuteen nojaavassa projektijohtamisessa sekä kyvyssä tehdä aidosti vuorovaikutteista ja tiivistä yhteistyötä IT-palvelutoimittajien kanssa”, kiittelee Sorri.

”Erityiskiitokset kuuluu Hatanpään henkilöstölle, joka otti muutoksen omakseen ja auttoi sen läpiviennissä muun muassa eri työryhmiin osallistumalla, sekä sairaalan johdolle, joka sitoutui muutoksen johtamiseen esimerkillisellä tavalla”, korostaa Päivä.

Sorri nimeää onnistumisen edellytyksiksi myös panostamisen muutoksen johtamiseen, koulutuksiin ja uusien teknologioiden hyödyntämiseen: koulutuksia järjestettiin 25 yksiköille yhteensä 120 tilaisuuden verran ja projektissa hyödynnettiin myös muun muassa ohjelmistorobotiikkaa.

Projektin opetukset sote-päättäjille

”Tärkeintä vastaavissa siirto-operaatioissa on kyky hallita kokonaisuus. Vaikka aikapaine on kova, koko ajan pitää olla varmuus siitä, että kapasiteetti riittää ja tilannekuva on hallinnassa”, Päivä ja Sorri korostavat.

He listasivat kokemustensa perusteella käytännön vinkkejä, joihin sote-hankkeiden vetäjien kannattaa kiinnittää erityistä huomiota:

  • Aloita uuden organisaation toimintamallien suunnittelu mahdollisimman aikaisin. 
  • Kokoa suunnittelutyöhön alusta asti mukaan eri osapuolten edustajat, niin uuden organisaation kuin järjestelmätoimittajan asiantuntijat, jotta järjestelmän ominaisuuksista saadaan irti mahdollisimman suuri hyöty.
  • Varmista hyvissä ajoin teknologian toimivuus, kuten tietoliikenne- ja palvelinkapasiteetin riittävyys laajenevan käytön tarpeisiin 
  • Suunnittele, miten väistyvissä tietojärjestelmissä olevaa tietoa hyödynnetään jatkossa. Ota keinovalikoimaan perinteisen tietojen massakopioinnin lisäksi vähintään ohjelmistorobotiikka ja järjestelmien väliset reaaliaikaiset integraatiot. 
  • Kuvaa toimintamallit niin tarkasti, että niitä voidaan hyödyntää koulutuksissa ja viestinnässä.
  • Panosta viestintään sekä koulutuksiin ja vastuuta ne niin selkeästi, että kaikki tietävät, kuka on vastuussa kunkin työntekijän informoinnista ja kouluttamisesta. Muista myös erikoisaloittaiset omat koulutukset. Myös kouluttajat pitää ottaa mahdollisimman ajoissa mukaan suunnitteluun ja materiaalin tekoon.
  • Varmista järjestelmän käyttäjien hands on -tuen vahva läsnäolo h-hetkellä.
     

Lisätietoja:
Juha Sorri
johtaja, sote-tietojärjestelmät, CGI 
Puh +358 40 500 8155
juha.sorri@cgi.com

Media:
Esa Luoto
viestintäpäällikkö, CGI Suomi
+358 50 380 5601
esa.luoto@cgi.com

Vuonna 1976 perustettu CGI on maailman 5. ja Suomen 2. suurin riippumaton IT- ja liiketoimintakonsultoinnin palveluyhtiö. Suomessa CGI työllistää yli 3 700 henkilöä 18 paikkakunnalla. Maailmanlaajuisesti yhtiöllä on 72 500 asiantuntijaa sekä kokonaisvaltainen valikoima palveluja asiakkaiden liiketoiminnan ja IT-ratkaisujen kehittämiseen, integrointiin ja ulkoistuksiin. Palvelutuotannossa CGI luottaa paikalliseen läsnäoloon, globaaleihin palveluverkostoihin ja IP-ratkaisuihin auttaessaan asiakkaita saavuttamaan tuloksia ja onnistumaan digitaalisessa muutoksessa. CGI:n liikevaihto on 10,8 Mrd. C$, ja yritys on listattu Toronton sekä New Yorkin pörsseissä (TSX:GIB.A ja NYSE:GIB). Lisätietoa: www.cgi.com ja www.cgi.fi.