Rondon sähköinen arkistointi helpottaa asiakirjojen arkistointia, arkistoitujen asiakirjojen hyödyntämistä sekä arkiston elinkaaren hallintaa. Arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä ajasta ja paikasta riippumatta millä tahansa asiakirjan metatiedolla tai niiden yhdistelmällä.

Nykypäivänä dokumenttien säilytys paperisina on miltei mahdotonta. Arkistoitavia dokumentteja on loputtomasti ja Suomen laissa on säädetty tarkasti niiden säilytysajat. Dokumenttien tallentaminen paikallisille työasemille tai verkkolevyille ei ole järkevää mahdollisen tietojen menettämisen vuoksi. Tämän lisäksi organisaatioiden pitää pystyä todistamaan kuka dokumentteja on katsonut, mistä ne ovat peräisin ja onko joku käsitellyt niitä arkistoinnin jälkeen.

Tehokkaat työkalut dokumenttien hallintaan

Rondo R8 sähköisellä arkistoinnilla dokumenttien arkistointi ja hallinta on tehokasta ja edullista koko niiden elinkaaren ajan. Ratkaisussa on otettu huomioon erityisesti viranomaisten säätämät asetukset. Rondo täyttää muun muassa Suomen kirjanpitolain vaatimukset ja se soveltuu asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen. Lisäksi arkisto on Sähke2-sertifoitu, jolloin ominaisuuksiin kuuluu esimerkiksi poistoluetteloon perustuva automatisoitu poistokäsittely.

Sähköisen arkistointiratkaisumme hyödyt

  • Laajasti muokattavissa asiakkaan toiminnan ja sovellusympäristön mukaan 
  • Asiakirjojen keskitetty ja järjestelmällinen hallinta niiden koko elinkaaren ajan
  • Sähköistä arkistoa on mahdollista hyödyntää monista eri järjestelmistä ilman aineiston monistamistarvetta
  • Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat helposti analysoitavissa
  • Hallittu pääsynhallinta
  • Lainsäädännön vaateiden täyttäminen