Rondon hankintajärjestelmä tuo selkeän ja sujuvan toimintamallin hankintojen tekemiseen. Se kattaa hankinnan kaikki vaiheet kilpailutuksesta ja hankintapyynnön tekemisestä aina laskun hyväksymiseen ja arkistointiin saakka.

 

Tehokkuutta hankinnan rutiinitehtäviin automaation avulla

Yrityksen tai organisaation ostoihin liittyy usein erilaisia ohjeistuksia ja sääntöjä. Ostaminen sisältää paljon manuaalista työtä, ja hankintoja tekevällä voi kulua paljon aikaa etukäteisselvittelyyn.

Rondon hankintajärjestelmä muodostaa samanlaisen käsittely- ja hyväksymismenettelyn kaikille hankintojen tekemiseen osallistuville. Hyväksytystä hankinnasta muodostuu automaattisesti tilaus sekä tarvittavat tiliöintitiedot. Tilaukseen tai sopimukseen perustuvat laskut tunnistetaan ja kohdistetaan automaattisesti. Jos poikkeamia ei ole, ostolaskua ei tarvitse käsitellä manuaalisesti, vaan se etenee maksuun automaattisesti.

Ajantasainen tieto mahdollistaa nopean reagoinnin prosessin eri vaiheissa, kun hankinnan dokumentointi löytyy yhdestä paikasta. Järjestelmä tekee kaikista toimenpiteistä täydelliset audit trail -tiedot, jolloin esimerkiksi automatiikan kohdistamalta laskulta päästään porautumaan siihen, kuka on aikanaan hyväksynyt tilauksen.

Hankintajärjestelmä tuo kustannussäästöjä ja tehokkuutta rutiinitehtäviin. Hankintaprosessin sähköistäminen tehostaa myös laskujen käsittelyä, kun tilauksen tiedot ovat automaattisesti käytettävissä saapuvien laskujen kohdistuksessa.

Rondon hankintajärjestelmän toiminnot

Hankintaprosessi
  • Kilpailutuksella voidaan kilpailuttaa eri toimijoita, jotta organisaatiolla on käytössään parhaat tuotteet ja myös kilpailukykyisimmät hinnat. Kilpailutus on tehty helpoksi ja tehokkaaksi.
     
  • Sopimusten hallinta automatisoi sopimuksiin perustuvien sekä toistuvien laskujen käsittelyprosessin. Lisäksi sen avulla helpotetaan hankintaan liittyvien sopimusten arkistointia, hakua ja uusimista.
     
  • Ostaminen tapahtuu helppokäyttöisellä Rondo-hankintajärjestelmällä. Sen rinnalla voidaan käyttää myös muita hankintajärjestelmiä, kuten ERP-ratkaisun hankintatoiminnallisuuksia. Ratkaisu sopii niin ammattiostajille kuin satunnaisesti hankintoja tekeville käyttäjillekin.
     
  • Ostolaskujen käsittely on automatisoitu täysin niissä tapauksissa, kun käytössä on koko Rondon hankintaketju. Ostolaskujen käsittelyä voi käyttää myös ilman hankintajärjestelmää Rondon monipuolisten automaatiotoimintojen kanssa esimerkiksi automaattisessa tiliöinnissä ja reitityksessä. Rondon ostolaskujen käsittely on lisäksi helposti kytkettävissä muihin hankintajärjestelmiin, kuten SAP-hankintajärjestelmään.
     
  • Analytiikalla voi tutkia koko hankintaketjun toimivuutta ja löytää siitä mahdollisia parannettavia kohteita, kuten hankintojen keskittäminen tietylle toimittajalle määräalennuksia varten. Myös yksittäisiä prosessin osia voidaan analysoida esimerkiksi pullonkaulojen osoittamiseksi.
Tutustu myös muihin Rondo-ratkaisuihimme

Automatisoidut työnkulut

Myyntilaskujen käsittely

Sähköinen arkistointi

Rondo Mukana

Sähköinen allekirjoitus

 

Lataa automaatio-opas ja ota selvää, mitä toimintoja ja työtehtäviä on mahdollista kehittää prosessien automatisaatiolla.