Rondon hankinta tuo selkeän ja sujuvan toimintamallin hankintojen tekemiseen. Se kattaa hankinnan kaikki vaiheet ostoslistoista ja hankintapyynnön tekemisestä aina laskun hyväksymiseen ja arkistointiin saakka.

Tehokkuutta rutiinitehtäviin automaation avulla

Yrityksen tai organisaation ostoihin liittyy usein erilaisia ohjeistuksia ja sääntöjä. Ostaminen sisältää paljon manuaalista työtä ja harvemmin hankintoja tekevällä menee paljon aikaa etukäteisselvittelyyn.

Rondon hankinta muodostaa samanlaisen käsittely- ja hyväksymismenettelyn kaikille hankintojen tekemiseen osallistuville. Hyväksytystä hankinnasta muodostuu automaattisesti tilaus sekä tarvittavat tiliöintitiedot. Tilaukseen tai sopimukseen perustuvat laskut tunnistetaan ja kohdistetaan automaattisesti. Jos poikkeamia ei ole, ostolaskua ei tarvitse käsitellä manuaalisesti, vaan se etenee maksuun automaattisesti.

Ajantasainen tieto mahdollistaa nopean reagoinnin prosessin eri vaiheissa, kun hankinnan dokumentointi löytyy yhdestä paikasta. Järjestelmä tekee kaikista toimenpiteistä täydelliset audit-trail tiedot, jolloin esimerkiksi automatiikan kohdistamalta laskulta päästään porautumaan siihen, kuka on aikanaan hyväksynyt tilauksen.

Hankitajärjestelmä tuo kustannussäästöjä ja tehokkuutta rutiinitehtäviin. Hankintaprosessin sähköistäminen tehostaa myös laskujen käsittelyä, kun tilauksen tiedot ovat automaattisesti käytettävissä saapuvien laskujen kohdistuksessa.

Rondon hankintajärjestelmän toiminnot

  • Sopimusten hallinta. Hankintaan liittyvien sopimusten käsittelyyn voidaan käyttää joko Rondon toimintoja tai esimerkiksi kilpailutusjärjestelmän sopimustenhallintatoimintoja. Mikäli sopimus on luonteeltaan sellainen, että siihen kohdistuu laskuja suoraan, sopimukset tuodaan kohdistettavaksi Rondon laskujen käsittelyyn. Jos taas sopimusten perusteella tehdään tilauksia, sopimukset huomioidaan tuoteluettelon ylläpidossa.
  • Tuoteluettelon ylläpito. Tuoteluettelon päivitys perustuu tyypillisesti sopimuksiin ja mahdollisesti kilpailutukseen.
  • Tilaaminen. Hankinnan kokonaisratkaisuun sisältyy koko henkilökunnan käyttöön tarkoitettu helppokäyttöinen hankintajärjestelmä. Sen rinnalla voidaan käyttää myös muita hankintajärjestelmiä, kuten ERP-ratkaisun hankintatoiminnallisuuksia. Näin ratkaisu kykenee täyttämään sekä satunnaisesti hankintoja tekevien käyttäjien että ammattiostajien erilaiset tarpeet.
  • Ostolaskujen käsittely. Ostolaskujen kierrätys, jolla voidaan kohdistaa laskut tilauksiin,vastaanottoihin ja sopimuksiin.

Hankintasovellus sisältää myös joustavat rajapinnat, joiden avulla siihen on mahdollista kytkeä esimerkiksi erillinen kilpailutusjärjestelmä. Hankinta on osa Rondo-ratkaisukokonaisuutta.