Toimistotarvikkeista tunnettu pörssiyhtiö Wulff otti taloushallinnon ohjat takaisin omiin käsiinsä. Muutoksen edetessä konsernin yritykset Suomessa siirtyvät käyttämään CGI:n Sonet Premiumia.

Wulffin tuotevalikoima on vuosikymmenten saatossa ja kasvanut kehittynyt asiakkaiden tarpeen mukaan. Työpaikkatuotteet eli kahvio- ja catering-tuotteet, siivoustarvikkeet, pehmopaperit ja muut kiinteistöhuollon tuotteet tuovat nykyään ison osan liikevaihdosta. Kolmanneksi myydyin toimistotarvike on kahvi. Ergonomia- ja ensiaputuotteiden myynnin osuus kasvaa jatkuvasti ja yhtiöltä löytyy tuotteita myös työmaille sekä esimerkiksi LED-valaistusratkaisuja. Konserniin kuuluva Wulff Entre tuottaa kansainvälisiä messupalveluja ja auttaa yrityksiä kasvamaan uusilla markkina-alueilla.

– Digitalisaatio on mullistanut myytävien tuotteiden ohella sen, miten niitä myydään. Wulffissa tämä näkyy verkkokaupan vahvistumisena, tuotevalikoiman laajentumisena sekä esimerkiksi myynnin ja sen tukifunktioiden välisen kommunikaation parantumisena, sanoo Wulff-Yhtiöt Oy:n talousjohtaja ja väliaikainen toimitusjohtaja Elina Rahkonen.

Laadunvalvonnasta parempaan palveluun

Sähköistyminen on tuonut taloushallintoon uusia ja nykyaikaisia järjestelmiä sekä työkaluja, jotka yhdenmukaistavat yrityksen prosesseja ja toimintatapoja. Samalla parantuneet etätyömahdollisuudet mahdollistavat vaikkapa ostolaskujen hyväksymisen yhtä helposti niin toimistolla kuin laiturin nokassa.

– Uusia teknisiä ratkaisuja on hyödynnettävä jatkossa entistä enemmän. Esimerkiksi asiakkaista on saatavilla runsaasti tietoa, jota voidaan käyttää muun muassa myynnin ja asiakaspalvelun kehittämisessä, arvioi Rahkonen.

Tullessaan taloon noin kaksi vuotta sitten Rahkonen alkoi pohtia Wulff-konsernin ja sen tytäryhtiöiden taloushallinnon kehittämistä. Ulkoistettuna palveluna toteutettu taloushallinto osoittautui syvällisessä tarkastelussa sekä toimintatavoiltaan että teknisiltä ratkaisuiltaan hajanaiseksi kokonaisuudeksi. Wulffin rooliksi oli jäänyt lähinnä laadunvalvonta. Se ei Rahkosen mielestä ollut tarkoituksenmukaista.

– Myyntiyhtiössä saavutamme omalla taloushallinnolla paremman talousasioiden hallinnan pienemmillä kustannuksilla. Samalla tuotetaan laadukkaampaa ja oikea-aikaisempaa raportointia sekä parempaa sisäistä palvelua. Kun haluttu taloustieto on saatavilla nopeasti ja joustavasti, voi myynti keskittyä asiakkaisiin, perustelee Rahkonen.

Demoista tukea valinnalle

Ajatus taloushallinnon sisäistämisestä otti keväällä 2015 Wulffin johtoryhmässä tuulta alleen. Pian sen jälkeen Rahkonen sai tehtäväkseen tarvittavien kustannusselvitysten tekemisen. Alusta asti tiedettiin, ettei yrityksen kohtuullisille volyymeille kannattanut lähteä rakentamaan liian massiivista järjestelmää. CGI:n Sonet Premium valikoitui taloudenohjauksen ja palkanlaskennan pilvipohjaiseksi työkaluksi.

– Pääsimme syventymään CGI:n käytännönläheisiin demoihin riittävän monta kertaa, jotta Sonet Premiumin ominaisuudet tulivat tutuiksi. Muutenkin yhteistyö ja kommunikaatio ovat olleet luottamusta herättävää. Halusimme hankkeeseen mukaan riittävän suuren toimijan, joka on olemassa vielä viiden vuoden päästäkin ja kuuntelee ideoitamme työkalun jatkokehittämisestä, Rahkonen kiittelee.

Vuodenvaihteessa 2016 laaditun projektisuunnitelman myötä sisäistämishanke pääsi kunnolla liikkeelle. Eri tilitoimistoihin ja järjestelmiin hajautetun taloushallinnon haltuunotto päätettiin tehdä hallitusti ja vaiheittain. Wulffiin palkattiin myös uutta henkilöstöä taloushallinnon eri tehtäviin.

– Projektin läpiviemisen kannalta oli hieno asia, että koko porukka pääsi aloittamaan yhdessä puhtaalta pöydältä. Opettelimme käyttämään uusia työkaluja ja hitsauduimme samalla tiiviisti yhteen, iloitsee Rahkonen.

Digitalisaatio karsii manuaalista työtä

Tähän mennessä taloushallinnon sisäistäminen on tehty Wulff Oy Ab:ssä, emoyhtiö Wulff-Yhtiöt Oyj:ssä ja kahdessa muussa konserniyrityksessä. Hanke jatkuu aina ensi keväälle saakka, johon mennessä se viedään läpi myös konsernin muissa yrityksissä. Kyse on sisäisesti suuresta it-ponnistuksesta, joka on tähän saakka sujunut ennakko-odotuksia paremmin. Saadun palautteen perusteella työkalut ovat osoittautuneet toimiviksi ja ne ovat tuottaneet Wulffin työntekijöille positiivisia käyttäjäkokemuksia, mikä on osaltaan parantanut taloushallinnon tehokkuutta.

Rahkonen muistuttaa, että käden jatkeena toimiva teknologia mahdollistaa esimerkiksi kausiveroilmoitusten tekemisen sekä kustannusten siirtämisen eli vyöryttämisen manuaalisia työvaiheita helpommin ja nopeammin. Wulffissa turhasta tiedonvaihdosta ja työvaiheista luopuminen on jämäköittänyt taloushallinnon roolia.

– Taloushallinnon sisäistämisen myötä saavutetulla, oikea-aikaisella ja laadukkaalla informaatiolla on koko konsernin toiminnan kannalta strategisesti tärkeä merkitys. Sen avulla me tuemme myyjiä, jotka huolehtivat meille kaikille tärkeimmästä sidosryhmästä eli asiakkaista, Rahkonen korostaa.

 


  

Mitä tarkoittaa digitalisaatio taloushallinnossa? Lataa White Paper