Espoossa 11 000 työntekijän ­lomakäsittelyn sähköistäminen on ­tuonut säästöjä niin ­ajassa, rahassa kuin paperissa. Oman digiagendansa ­koonnut ­kaupunki aikoo jatkossakin panostaa digitalisointiin.

Työntekijöiden loma- ja poissaolohakemusten käsittely sekä pikapalkkiomenettely ovat suurten volyymien toimintaa. Niiden digitalisointi sai alkunsa uusien tehostamismahdollisuuksien oivaltamisesta. Vanhassa mallissa Espoon kaupungin koko henkilöstö osallistui loma- ja poissaolokäsittelyn lomakkeiden tallentamiseen, kopiointiin, tulostamiseen, sähköpostikäsittelyyn ja arkistointiin. Siksi jo parin minuutin parannuksen prosessin eri vaiheissa ymmärrettiin tuovan merkittävää säästöä henkilöstön työpanoksessa.

”Nyt työntekijät pystyvät jättämään hakemuksen sähköisesti sekä tarkistamaan järjestelmästä jäljellä olevat lomapäivänsä, aiemmat lomansa ja poissaolonsa. Tämä on vähentänyt huomattavasti henkilöstö­hallintoon tulevia soittoja ja kyselyitä”, sanoo Espoon liiketoimintajohtaja Mauri Suuperko.

Uuden, CGI:n toimittaman järjestelmän myötä loma- ja poissaolohakemusten käsittelyajat ovat lyhentyneet, ja prosessit näyttäytyvät henkilöstölle sujuvampina ja vähemmän työläinä. Myös tiedon oikeellisuus ja reaaliaikaisuus ovat parantuneet. Tietojen digitaalinen arkistointi puolestaan karsii tulostamisen tarvetta. Espoon kaupungin kokoisessa organisaatiossa tämä tarkoittaa noin 300 000 paperiarkin säästöä vuodessa.

”Lomakäsittelyn sähköistämisen tuoman tehostumispotentiaalin arvioidaan olevan noin 20 henkilötyövuotta. Paremman tuottavuuden lisäksi tällä hankkeella on kestävään kehitykseen liittyviä etuja”, Suuperko korostaa.

Kokonaisuus on hyvä esimerkki kunnallishallinnon toimintojen ja palveluiden onnistuneesta digitalisoinnista.

 

Tuottajasta mahdollistajaksi

Lomakäsittelyn digitalisointi perustuu itse­palveluratkaisuun, joka on osa pääkaupunkiseudun kuntien käyttämää palkka- ja henkilöstöhallintajärjestelmää.

Kokonaisuus on hyvä esimerkki kunnallishallinnon toimintojen ja palveluiden onnistuneesta digitalisoinnista. Espoossa kaupungin roolia halutaan kehittää palvelujen järjestäjästä ja tuottajasta uusien innovatiivisten palvelujen mahdollistajaksi ja orkestroijaksi. Käytännön toteutuksessa hyödynnetään tietohallinnon ICT-kumppaneita. Päätelaiteympäristön ja Service Desk -palvelut Espoo ulkoisti CGI:lle kaksi vuotta sitten.

Uusien toimintatapojen löytämiseksi Espoo järjestää säännöllisesti kaikille avoimia #digiespoo-tilaisuuksia. Kehittämistoimenpiteiden löytämisessä ja arvioinnissa hyödynnetään joukkoistamisen keinoja. Esimerkkejä jo käyttöönotetuista kuntalaispalveluista ovat muun muassa terveydenhuollon ajanvaraus- ja omakanta-palvelut, joiden avulla kuntalaiset pystyvät varaamaan vastaanottoaikoja ja tutkimaan omia terveystietojaan.

 

Suomi innovaatioveturiksi

Suuperkon mielestä Espoon kaupungin digitalisoituminen on parantanut tehokkuutta sekä laatua. Palkka- ja henkilöstöhallinnon prosessien digitalisointimahdollisuudet paranevat entisestään, kun ratkaisut siirtyvät entistä laajemmin pilveen SaaS-palveluiksi. IT-palveluntoimittajilta se vaatii kykyä tarjota teknisen ratkaisun lisäksi valmiit prosessit asiakkaiden siirtymiseen inhouse-ratkaisuista SaaS-palveluihin sekä mobiiliratkaisujen käyttöön.

Suuressa kuvassa tulevaisuuden Espoo haluaa paremman asiakaspalvelun ja tehokkaampien sisäisten toimintojen ohella luoda elinkeinoelämää hyödyntäviä digitaalisia ratkaisuja. Avointen rajapintojen merkitys korostuu. Yhteyksiensä puolesta kaupunki on hyvässä asemassa, sillä sen kahdennetusta kuituverkosta saisi jopa suoran pääsyn Otaniemen solmukohdan kautta maailmalle.

”Suomi on hyvä maa globaaleille IT-toimijoille julkishallinnon palveluiden pilottikohteena. Tällaisia julkispalvelujen kehitysinnovaatioita toivoisin näkeväni Suomessa lisää. Kyseiset yritykset hyötyisivät siitä markkinointimielessä. Kansallisesti se puolestaan toisi koko yhteiskunnalle uusia digitaalisia mahdollisuuksia, Suuperko visioi.

 

Tutustu HR:n ja palkanlaskennan tuoteratkaisuihimme

CGI HR -kokonaisratkaisu

Palvelumme henkilöstöhallinnolle, palkanlaskennalle ja liiketoiminnalle

Data ja analytiikka

HR- ja palkkaulkoistukset

Ketterät menetelmät

Konsultointi

Palvelumuotoilu

Tietoturva ja turvallisuus

Verkkopalkkapalvelu

Älykäs automaatio

Katso kuinka autamme muita asiakkaitamme menestymään alueella

Alma Media uudisti palkkaprosessinsa

AGCO Power saavutti merkittäviä säästöjä palkka- ja henkilöstöhallinnossa automatisoinnin avulla

CGI käyttää myös itse Palkat Mukana ratkaisuaan

Espoo digitalisoi 11 000 työntekijän lomasuunnittelun

Fortum ulkoisti kotimaan palkanmaksunsa CGI:lle 

Kunnan Taitoan ja CGI:n yhteistyö vie kohti kuntien digitalisaatiota talous- ja henkilöstöhallinnossa

Kurikan kaupunki hyödyntää HR-analytiikkaa

Metsähallituksen väki seuraa palkkatietojaan CGI:n Palkat Mukana -mobiilisovelluksella

Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä  yhtenäistettiin henkilöstöhallinnon prosesseja

S-ryhmän Elli edistää työvuorosuunnittelua ja työtyytyväisyyttä

Someron sote-henkilöstön työvuorosuunnittelusta tehtiin yhteisöllistä Titania-pilven avulla

TYKS:n työhyvinvointia parannettiin yhteisöllisen työvuorosuunnittelun avulla

Valtiohallintoon parempaa tuottavuutta yhtenäisillä talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseilla