Ohiostot ja epämääräiset hankintaprosessit ottavat jalansijaa organisaatioissa käytössä olevien hankintaratkaisujen ja -prosessien puutteellisuuden seurauksena. Tehokas ja toimiva hankinta on kuitenkin mahdollista, kun siihen johtavia tekijöitä pystytään tunnistamaan ja ottamaan käyttöön.

Hankintaratkaisut eivät aina käytännössä vastaa odotuksia. Sen takia virallisena pidetyn hankintaprosessin rinnalla voi ilmetä ohiostamista eli sopimusten ja järjestelmien ulkopuolelle ulottuvia epävirallisia hankintaprosesseja. Tämä voi esimerkiksi tarkoittaa, että hankkija maksaa tuotteesta tai palvelusta ensin itse ja tekee siitä aikanaan kululaskun.

Miksi hankintaratkaisut sitten eivät suoriudu tehtävästään ja täytä niille asetettuja tavoitteita? Yksi merkittävä syy kaiketi on, että järjestelmissä ei huomioida riittävästi, miten organisaation ja toisaalta hankintaa tekevän käyttäjän tarpeet eroavat toisistaan – tai kuinka ne voivat olla jopa ristiriidassa keskenään.

Yleensä organisaatio tavoittelee hankintajärjestelmillä tehostunutta hallintaa, hankintojen ennakoitavuutta ja kustannussäästöjä. Hankintoja tekevä puolestaan odottaa tilaamisen olevan mahdollisimman vaivatonta ja tuotteen saapumiseen kuluva aika lyhyt.

Lisäksi organisaatioissa hankinnat on päätetty tyypillisesti tehdä valmiista tuoteluettelosta. Uusia tarpeita havaittaessa jokaista tarvittavaa tuotetta ei kuitenkaan kannata lisätä tuotekatalogiin, koska se viivästyttäisi tilauksen tekemistä ja tuotteen saapumista liiaksi.

Hankintaan liittyvien erilaisten lähtökohtien yhteensovittamiseen ei silti pitäisi suhtautua mahdottomana. Hankintaprosessissa, joka on toimiva sekä organisaation että hankkijan kannalta, on tunnistettavissa ainakin seuraavat osatekijät.

1. Vapaatuotteet ja vapaatekstitilaukset

Vapaatuotteita käytetään ratkaisuna siihen, että hankintatarpeita on hankala ennakoida ja että tuotekatalogit sisältävät rajoitetun määrän tuotteita. Vapaatuotteita hankitaan vapaatekstitilauksilla, joissa tarvittava tuote tai palvelu voidaan määritellä vapaamuotoisesti. Prosessi ei välttämättä toimi täysin automaattisesti, sillä esimerkiksi tiliöinti voidaan joutua tekemään vapaatekstitilauksissa käsin.

Automaatiota voidaan kuitenkin lisätä vapaatuotteiden tilauksissa erilaisin keinoin. Vapaatuotteelle saadaan tiliöinti- ja käsittelytiedot automaattisesti, kun tilaukset on jaoteltu tuoteryhmiin. Hankintajärjestelmän käyttäjä voi lisäksi antaa muita tietoja, kuten toimittajan, hinnan ja tuotteen tarkan yksilöinnin. Koska käyttäjä täydentää puuttuvat tiedot itse, tilauksen voi tehdä heti ilman viiveitä.

2. Monipuoliset hakutoiminnot

Oikeiden tuotteiden löytämistä voidaan helpottaa monipuolisilla hakutoiminnoilla. Hakemisessa auttavat myös tuotevertailut sekä valmiit listaukset suosituimmista tuotteista. Samoin tuotepaketeilla voidaan kerätä hankittavia tuotteita valmiiksi kokonaisuuksiksi. Tällä myös vähennetään tilanteita, joissa tarvittava lisälaite unohtuu tilata tai joissa se on vääränlainen.

3. Tehostetut hyväksymisprosessit

Hankintapyynnön käsittelyyn kuluvaa aikaa voidaan minimoida automatisoimalla hyväskymisprosessia tekemällä eri tuoteryhmille erilaiset hyväksymisprosessit. Esimerkiksi standardityövälineitä tilattaessa hyväksyminen voi tapahtua automaattisesti. Manuaalista hyväksyntää voidaan jouduttaa mobiilikäyttöliittymällä etenkin, jos hyväksyjät ovat paljonkin tien päällä.

4. Vastaanoton kirjaaminen

Toimitusten vastaanotto on hallinnallisista syistä hankintaorganisaatiolle tärkeää, mutta usein se koetaan hankalimmaksi osaksi hankintaprosessia. Se on lisäksi helppo unohtaa. Toimiva hankintajärjestelmä ehkäisee kuittaamisen unohtamista lähettämällä käyttäjälle muistutuksia, jos toimitusta ei ole kirjattu määräajassa vastaanotetuksi. Käytännön tasolla vastaanottoa voidaan helpottaa skannaamalla niiden mukana tulevat QR-koodit puhelimella ja vahvistamalla järjestelmän niistä muodostamat vastaanottoehdotukset.

Yllä olevia osatekijöitä vasten voidaan arvioida, tukeeko nykyinen hankintaprosessi organisaation tarpeita ja tavoitteita riittävästi.

Rondo Hankinta tuo selkeän ja sujuvan toimintamallin hankintaan. Lue lisää hankintamoduulista ja sen uudistuksesta.

Lataa automaatio-opas ja ota selvää, mitä toimintoja ja työtehtäviä on mahdollista kehittää prosessien automatisaatiolla.

Tutustu myös

Kirjoittajasta

Picture of Markus Ala

Markus Ala

Konsultti

Olen Markus Ala ja työskentelen CGI:llä taloushallinnon ja erityisesti Rondo-järjestelmän parissa. Olen ollut mukana automatisoimassa erilaisten pohjoismaisten yritysten ja organisaatioiden taloushallinnon prosesseja jo yli 16 vuotta. Autan asiakkaita virtaviivaistamaan prosessit ja löytämään kustannustehokkaimmat ratkaisut.

Kirjoita kommentti

Comment editor

  • No HTML tags allowed.
  • Lines and paragraphs break automatically.
Blogi-kommentoinnin ohjeet ja käyttöehdot