Primary tabs

IT-ulkoistus herättää usein oletuksia ja myyttejä, jotka jarruttavat monen organisaation mahdollisuutta päästä kiinni kustannussäästöihin, digitaaliseen kehitykseen ja tehokkuuden lisäämiseen. Sopivan ulkoistuskumppanin kanssa taitettava matka voi tuntua helpommalta tämän blogin lukemisen jälkeen.

Yleisesti IT-ulkoistusta leimaa kuva ulkopuolisesta toimijasta, joka sitouttaa yrityksen monimutkaiseen ja seikkaperäiseen sopimukseen, jossa mikään ei jousta tai muutu. Tämä myytti ei pidä paikkaansa, sillä modernissa ulkoistuksessa kaikkien osapuolten yhteisenä tavoitteena tulee olla mahdollisimman hyvin suunniteltu ja toimiva kokonaisuus tarpeellisine tukipalveluineen.

Jotta palvelut ja tarve saadaan aidosti kohtaamaan, tulisi yrityksen kysyä IT-ulkoistuksen alkuvaiheessa itseltään, mitä ongelmaa ulkoistuksella lähdetään ratkaisemaan? Vastauksen löytäminen edellyttää IT-ympäristön toimintamallien ja nykytilan huolellista tarkastelua sekä sen haasteiden tunnistamista. Kun nämä seikat on saatu selville, on myös syytä rajata, mitä ollaan konkreettisesti ulkoistamassa ja miksi. Strategisten tavoitteiden kiinnittäminen on tärkeää, sillä ulkoistusprosessin edetessä ne unohtuvat yllättävän helposti.

modernissa ulkoistuksessa kaikkien osapuolten yhteisenä tavoitteena tulee olla mahdollisimman hyvin suunniteltu ja toimiva kokonaisuus tarpeellisine tukipalveluineen.

Toisinaan pilvipalveluiden hankkimista pidetään vaihtoehtona IT-ulkoistukselle. On helppo nähdä, mistä tällainen ajattelu kumpuaa. Kun data ja sovellukset siirretään omasta konesalista yksityiseen tai julkiseen pilveen, vapautuu yrityksen resursseja muuhun käyttöön.

Todellisuudessa pilvi ei kuitenkaan ratkaise esimerkiksi sitä problematiikkaa, mikä liittyy IT:n integraatioon ja sen johtamiseen. Pahimmassa tapauksessa yrityksen tietohallinto jakaantuu kahtia pilvipalveluihin ja niin sanottuihin legacy-järjestelmiin. Tällainen jako palvelee harvemmin pitkässä juoksussa yrityksen liiketoimintaa tai sen säästötavoitteita.

Pahimmassa tapauksessa yrityksen tietohallinto jakaantuu kahtia pilvipalveluihin ja niin sanottuihin legacy-järjestelmiin.

Mikä sitten jarruttaa IT:n ulkoistamista? Se on hyvä kysymys, jota voi selittää osittain talouden syklisyydellä. Talouden supersyklien aikana monet yritykset investoivat auliimmin omaan IT-osaamiseen. Tällöin IT-budjetit usein paisuvat ja yrityksessä voidaan saavuttaa suuriakin harppauksia muun muassa digitalisaatiossa ja mobiilikanavien kehittämisessä sisäisesti tehtynä. Kolikon kääntöpuolena on se, että syklin vaihtuessa kehitysrahoista on yleensä  helpoin leikata. 

Numeroiden valossa suomalaisten yritysten IT-budjetit ovat noin 2 - 3 prosenttia liikevaihdosta, tietointensiivisillä aloilla jopa enemmän. IT-ulkoistamista kannattaa lähteä tosissaan harkitsemaan jos tuosta summasta noin 40 prosenttia tai enemmän kuluu IT:n ylläpitopalveluihin. Kannattaa muistaa, että ulkoistamisella ei saavuteta ainoastaan tehokkuushyötyjä ja säästöä ylläpitokustannuksissa. Onnistuneella kumppanin valinnalla varmistetaan toimintaympäristön kehittämisedellytykset niin tänään kuin huomenna.

 

IT-ulkoistuksen ohjaus ja johtaminen

IT:n ulkoistaminen ymmärretään monella eri tavalla. Siksi myös asiakkaan ja toimittajan vastuut ja velvoitteet vaihtelevat tapauskohtaisesti. Yrityksen kannattaakin pohtia, miten strategisen kumppanin toiminta näkyy päivittäisessä arjessa.

Yleistyksenä voidaan sanoa, että ulkoistaminen on helppoa, mutta sen ohjaus ja johtaminen on huomattavasti haastavampaa. Asiakkaan strategisista lähtökohdista ponnistava muutos rakentuu monesti kustannussäästöjen ja tehokkuuden lisäämisen ympärille, mutta yhtä tärkeää on keskittyä palvelun laatuun, toimittajan suorituskykyyn ja avoimeen seurantaan. Palvelun hintatason ja sen hallinnan ohella myös nämä seikat on syytä määrittää riittävän tarkasti ulkoistussopimuksen tekemisen yhteydessä.

Monista luuloista poiketen IT:n kehittäminen ei aina edellytä valtavaa disruptiota.

Valveutunut asiakas pystyy vaikuttamaan ulkoistetun IT:n tulevaisuuteen kysymällä rohkeasti toimittajan näkemyksiä yhteistyön ja eri palveluista muodostuvan ekosysteemin kehittämisestä pitkällä ja keskipitkällä aikavälillä. Lisäksi on hyvä saada selville, miten valittu kumppani johtaa ja operoi palvelukokonaisuuteen liittyviä kolmansia osapuolia. Löytyvätkö toimittajalta ne kyvykkyydet, jotka ovat asiakkaan IT:n ja liiketoiminnan kannalta kriittisiä avaintekijöitä?

IT:n ulkoistuksessa suuret linjat korostuvat, mutta toimittajalla on oltava myös riittävät valmiudet pienempien innovaatioiden tuottamiseen. Monista luuloista poiketen IT:n kehittäminen ei aina edellytä valtavaa disruptiota. Tuloksia voidaan saavuttaa arkisilla parannuksilla ja toiminnan virtaviivaistamisella. Sitä varten toimittajalta on löydyttävä syvällinen ymmärrys toimialasta ja sen kehityksen suunnasta. Kaiken kaikkiaan aidosti strategisen kumppanuuden aikaansaaminen vaatii tiivistä ja molemminpuoliseen luottamukseen pohjautuvaa yhteistyötä sekä governance-mallin mukaista johtamista.

Onnistunut ulkoistus on voitto kaikille osapuolille

Kuulostaa helpolta, mutta monessa organisaatiossa suurimmaksi haasteeksi muodostuu vastuun luovuttaminen toimittajalle. Kun ulkoistaminen on tehty ja yhteiset pelisäännöt ja mittaus- sekä kehittämistoimet on määritelty, haluaa asiakas edelleen istua tiukasti kuskin paikalla. Asetelma kertoo paljon siitä, miten hyvin ulkoistamisessa on loppujen lopuksi onnistuttu.

On tärkeä muistaa, että onnistunut ulkoistus on voitto kaikille osapuolille. Asiakkaan huoli yhteistyön jatkuvuudesta ja tietopääoman palautumisesta mahdollisen toimittajanvaihdoksen yhteydessä on luonnollista, mutta se on varmistettavissa sopimusteknisesti. Jos toimittajan valinta on osunut nappiin ja yhteistyön suuntaviivat ovat selvillä, kannattaa asiakkaan opetella laskemaan irti ratista. Se vaatii rohkeutta, mutta strategisella kumppanuudella saavutettavat edut puoltavat moninkertaisesti kyseisen harppauksen ottamista.

CGI:n hallinnoitujen IT-palvelujen portfolio kattaa koko IT-ympäristön toimittamisen palveluna sovellusylläpidosta, infrastruktuuripalveluiden ylläpidosta, Service Desk palvelusta aina tietoturvapalveluihin, sekä palveluekosysteemin hallintaan.

 

Tutustu myös

Kirjoittajasta

Jaakko Aaltonen

Jaakko Aaltonen

Director, Business Engineering

Olen Jaakko Aaltonen ja toimin liiketoiminnan kehitysjohtajana CGI:llä. Minulla on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus liikkeenjohdon konsultoinnista, IT-ulkoistuksista, sovellushallintapalveluista, infrastruktuuripalveluista, sekä tieto- ja kyberturvallisuudesta niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla. Erityisosaamistani ovat mm. ulkoistukset, kokonaisarkkitehtuuri (Enterprise Architecture), palveluhallinta, sovellushallintapalvelut, ICT-infrastruktuuri, tietoturva, pilvipalvelut, liiketoiminnan jatkuvuus sekä IT-palveluhallinta. ...

Kirjoita kommentti

Comment editor

  • No HTML tags allowed.
  • Lines and paragraphs break automatically.
Blogi-kommentoinnin ohjeet ja käyttöehdot