Arkiston suunnitteluvaiheessa tehdään usein virheitä, jotka romuttavat arkiston käyttöarvon tai vaikeuttavat ratkaisevasti sen hallinnointia. Pahimmassa tapauksessa kumpaakin.
Tässä yhteenveto neljästä suurimmasta virheestä, joihin törmään arkistointiprojekteissa jatkuvasti. Mukana on myös vinkit virheiden välttämiseksi.
Virhe 1: Arkiston datan laatu on huono
Arkiston käyttöarvo on suoraan riippuvainen arkistoitavan datan laadusta. Laatua ei usein kuitenkaan varmisteta mitenkään. Jos arkistoon tuodaan puutteellista aineistoa puutteellisilla tai vaihtelevilla tiedoilla, sitä ei myöhemmin löydy arkistosta. Ei ainakaan kohtuullisella vaivannäöllä.
Vinkki! Tarkastat arkistoitavan aineiston, hylkäät virheelliset tiedot sekä käytät rajattuja arvojoukkoja ja arvolistoja (controlled vocabulary).
Virhe 2: Metatiedot vanhenevat nopeasti
Arkistoinnin aikajännettä ei ymmärretä tai sitä ei huomioida riittävästi. On tavallista, että arkistointiaikana järjestelmät vaihtuvat ja organisaatiorakenne muuttuu. Siksi esimerkiksi metatietoarvojen sitominen jonkin tietyn järjestelmän sisäiseen kooditukseen on huono idea.
Vinkki! Koodita arvot arkistoinnin yhteydessä mieluiten jollakin yleisesti ymmärrettävällä tavalla. Jos se ei ole mahdollista, koodita arvot tavalla, joka ei muutu harhaanjohtavaksi järjestelmän mahdollisesti muuttuessa. Näin vältät jonkin järjestelmän sisäistä kooditusta, joka ei tarkoita mitään järjestelmän mahdollisesti vaihtuessa toiseen.
Myös organisaation muuttumiseen on syytä varautua suunnittelemalla mekanismit muutostilanteiden hoitamiseksi. Organisaation osalta ongelmia on yleensä tiedossa sitä vähemmän, mitä vähemmän tietoja sidotaan alemmille organisaatiotasoille.
Virhe 3: Arkistoa käytetään hautausmaana
Vanhentuneet asiakirjat jätetään usein makaamaan arkistoon. Sen seurauksena tiedostomassa paisuu tarpeettoman suureksi vanhentuneen tiedon hautausmaaksi.
Vinkki! Luo järjestelmällinen prosessi vanhentuneen aineiston poistamiseen. Tämä voi olla automatisoitu toiminto tai arkistonhoitajan tekemä manuaalinen siivous. Etsittävä aineisto löytyy helpommin ja nopeammin pienemmästä massasta kuin isosta.
Virhe 4: Liian pikkutarkka käyttöoikeushallinta
Usein asiakirjat halutaan suojata esimerkiksi kustannuspaikan tai tilinumeron arvolla, vaikka todellisuudessa tarve suojaukseen koskee vain muutamaa kustannuspaikkaa/tiliä, joiden perusteella tunnistetaan esimerkiksi edustuslaskut tai työterveysaineisto. Tämä johtaa suureen määrään käyttöoikeusrakenteita, joista oikeasti tarvittaisiin vain murto-osa. Lisäksi suojausryhmien merkitys hämärtyy, jos tilikartta tai kustannuspaikkarakenne muuttuu.
Vinkki! Paljon parempi menetelmä on päätellä arkistoinnin yhteydessä käytettävä suojaus edellä mainittujen tietojen perusteella, mutta asettaa käyttöoikeudeksi esimerkiksi ”Työterveys” tai ”Edustus”.
Arkistoiminen koetaan usein tylsäksi osaksi liiketoimintaa. Tylsää tai ei, se on kuitenkin useimmiten lain edellyttämää.
Edellä mainittujen virheiden välttäminen arkistoinnin toteutusvaiheessa ei usein maksa sen enempää kuin niiden tekeminenkään. Välttämällä virheet arkiston käyttöarvo on kuitenkin aivan eri luokkaa, sillä silloin asiakirjat todella löytyvät!
Osallistu Tehokasta arkistointia –webinaariimme 13.12.2017 klo 9.00-9.30 ja näe, miten sähköinen arkistointi helpottaa dokumenttien arkistointia, arkistoitujen asiakirjojen hyödyntämistä sekä arkiston elinkaaren hallintaa.
Kirjoittaja työskentelee CGI:n Rondo-ratkaisun parissa ja on auttanut lukuisia julkishallinnon organisaatioita sekä yrityksiä optimoimaan heidän työnkulkujaan sekä arkistointikäytäntöjä. Arin tavoitat osoitteesta ari.paulin@cgi.com.
Tutustu myös
- Rondo virtaviivaistaa prosessit ja auttaa hallitsemaan dokumenttien koko elinkaaren
- Johtajan opas: Poista organisaatiosi laatu- ja aikasyöpöt automatisoitujen työnkulkujen avulla
- Hesburgerin ja Salmela-Yhtiöiden 370 yhtiötä viidessä maassa nojaavat CGI:n Rondoon
- Esimies: Minimoi hallinnollinen työ ja paranna liiketoiminnan tulosta
Kirjoittajasta
Ari Paulin
Olen Ari Paulin ja kokenut asiakirjanhallinnan ammattilainen sähköisten työnkulkujen ja arkistoinnin osa-alueilla. Työskentelen CGI:n Rondo-ratkaisun parissa ja olen auttanut lukuisia julkishallinnon organisaatioita sekä yrityksiä optimoimaan heidän työnkulkujaan sekä arkistointikäytäntöjä. Osallistun myös aktiivisesti tuotekehitykseemme. Tällä hetkellä mielenkiintoni on pitkälti prosessien automatisoinneissa sekä robotiikan ...
