Nopeasti pohdittuna tieto esimerkiksi työntekijän työtehtävistä minuutin tarkkuudella ei ole relevanttia. Näin tarkka seuraaminen aiheuttaa hyvin nopeasti organisaatiossa kielteisen reaktion ja luo vaikutelman ”kyttäämisestä” ja jatkuvasta tehokkuuden maksimoinnista. Luultavasti se tuottaa negatiivisia ilmiöitä ja heikentää organisaation sitoutumista. Hyvin harvassa organisaatiossa on kuitenkaan aikaa tai intressiä mitata tai seurata yhtä työntekijää minuutin tarkkuudella.
Minuutin tarkkuus on kuitenkin oleellista, kun työ on pirstaloitunutta, eli työtehtävät ovat erityyppisiä tai työtä tehdään päivän aikana eri paikoissa. Pirstaloitunut työpäivä voi myös sisältää työtä, joka ei ole mielekästä tai joka voitaisiin tehdä järkevämmin. Kiireisessä arjessa näiden haasteiden tunnistaminen on kuitenkin usein todella vaikeaa, jolloin tarvittavat muutokset toiminnassa jää tekemättä.
Kun työn sisältö saadaan oikeilla työkaluilla läpinäkyväksi, päätöksenteko pohjautuu oikeaan dataan ja pystytään keskittymään työn kannalta tärkeimpien asioiden tekemiseen. Tehtyjen toimenpiteiden vaikutuksia voidaan tarkastella välittömästi, jolloin pieniä muutoksia voidaan tehdä nopeastikin.
Kun mittarit ovat oikeita ja dataa hyödynnetään oikeisiin tarkoituksiin, voidaan päästä todelliseen tiedolla johtamiseen.
Oikeat mittarit ja analytiikka johtamisen tueksi
Kun suoritusmittaus toteutetaan oikeilla strategiaa tukevilla mittareilla ja viestitään organisaatiossa oikein, se tuottaa merkittäviä hyötyjä ja auttaa organisaatiota kehittymään jatkuvasti. Tällöin lähtökohtana ei olekaan kyttäys vaan koko organisaation jatkuva kehittäminen!
Mittaamisella pyritään keräämään tarkkaa ja luotettavaa dataa, jota voidaan hyödyntää organisaation johtamisessa ja päätöksenteossa. Päätösten tekeminen ilman luotettavaa ja merkityksellistä dataa aiheuttaa todennäköisesti vain virheellisiä päätöksiä.
On kuitenkin hyvä muistaa, että data itsessään ei ole arvokasta, mikäli sitä ei hyödynnetä ollenkaan tai sitä käytetään väärin. Kun mittarit ovat oikeita ja dataa hyödynnetään oikeisiin tarkoituksiin, voidaan päästä todelliseen tiedolla johtamiseen.
Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymään kuuluvassa Nakkilassa on pitkään tehty suoritusmittausta Mobilog-ratkaisun tuottaman datan pohjalta.
Kotihoito julkisen sektorin suoritusmittauksen mallioppilaana
Julkisen sektorin suoriutumista kritisoidaan usein ja se nähdään tehottomana, eivätkä mittauskäytännöt monin paikoin olekaan niin pitkällä kuin yksityisellä sektorilla. Kotihoito on kuitenkin poikkeuksellinen esimerkki, jossa suoritusmittaus on tehokasta ja toiminnan kehittäminen jatkuvaa resurssien ollessa hyvin rajalliset.
Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymään kuuluvassa Nakkilassa on pitkään tehty suoritusmittausta Mobilog-ratkaisun tuottaman datan pohjalta. Keväällä 2019 toteutimme heidän kanssaan analytiikkaprojektin, jossa
- tunnistimme uusia toimintaa tukevia mittareita, joita ei aikaisemmin ole pystytty mittaamaan.
- analysoimme organisaation nykytilanteen uusien mittareiden avulla.
- teimme ehdotuksen kehittämistoimenpiteistä.
Projektissa pystyttiin todentamaan, miten tehokkaasti sairaanhoidolliset resurssit on kohdennettu asiakkaiden palvelutarpeen mukaisesti. Tämän tiedon pohjalta kotihoito voi kehittää palvelua asiakkaiden tarpeiden mukaisesti. Projektissa tunnistettiin päivänsisäiset ajankäytön haasteet, jonka avulla voidaan tasoittaa toiminnan ruuhkahuippuja ja vähentää henkilöstön kuormittumista. Tämän lisäksi hoitajavaihtuvuutta tarkasteltiin uusien mittaristojen avulla, jonka ansiosta hoitajavaihtuvuuden minimoimiseen voidaan kiinnittää enemmän huomiota työn suunnittelussa. Analytiikan avulla organisaation kyky kehittyä paranee reaaliaikaisen ja oikeanlaisen mittariston avulla merkittävästi, mikä tekee organisaation johtamisesta sujuvampaa. Tule webinaariin kuulemaan kotihoidon konsultointiratkaisustamme ja Nakkilan projektista tarkemmin!
Webinaari: Konsultointi ja analytiikka kotihoidon kehittämisen tueksi, Case Nakkilan kotihoito
Kirjoittajasta
Topias Makkonen
Tuotepäällikkö
Olen Topias Makkonen ja työskentelen CGI:n toimialariippumattomien tuoteratkaisujen yksikössä projektipäällikkönä.
