Viimeisten vuosien voimakas digitaalinen transformaatio, toiminnanohjausjärjestelmien uusiutuminen, konepajateollisuuden kuoriutuminen teollisen internetin suunnannäyttäjäksi, ekosysteemien lujittuminen yhteistyön kivijalaksi, kerätyn tiedon arvoon havahtuminen ja toisaalta teollisuusyritysten roadmapin tarpeellisuuden korostuminen ovat saaneet monta päätä pyörälle - myös toimittajien päädyssä. Avaan neliosaisessa blogisarjassa niitä haasteita ja kipupisteitä, joita asiakkailla usein on, ja tuon esiin mahdollisuuksia, joita järjestelmäuudistus tarjoaa: Miksi ei kannata turvautua perinteiseen tuttuun? Miksi pitäisi nähdä metsä puilta ja ottaa askel eteenpäin kohti vielä kenties tuntemattomalta vaikuttavaa tulevaa?

Tämä on myös kirjoitus Microsoft Dynamics AX:sta sekä siitä, kuinka se on tuotu nykypäivään ja mitä tämä tarkoittaa aiemmin tuotetta käyttäneille yrityksille. Tämä kirjoitus olkoon se ääni, joka on hautautunut uuden tuotteen ominaisuuksien korostamisen jalkoihin.

Tässä blogissa:

  1. Ragointi vai ennakointi - kumman valitset?
  2. Lähtöasetelmat määrittävät lopputuloksen – onko katse varpaissa vai horisontissa?
  3. Microsoft Dynamics 365 -alusta ja sen potentiaali
  4. Palvelu teknologiapäätöksen pohjana

 

Reagointi vai ennakointi - kumman valitset?

Väitän, että yrityksen toiminnan kehittämisessä tyydytään aivan liian usein perinteiseen - siihen, mitä toiminta on ollut jo hyvän aikaa. Ja miksei tyydyttäisi, onhan se tähänkin saakka sekä kannatellut liiketoimintaa vakaasti eteenpäin että onnistuessaan vienyt sitä seuraavalle tasolle.

Maailma on kuitenkin muuttunut muutamassa vuodessa merkittävästi, mikä on paikoin asettanut uudenlaiset vaatimukset kilpailukyvyn säilyttämiselle. Perinteisesti tätä lähestytään reaktiivisesti tuomalla omat tietoratkaisut tasolle, jolla pysytään taas pelissä mukana. Samalla unohdetaan, että tehty investointi olisi voinut olla osana kilpailuedun rakentamista. Digitaalisen maailman ”pihvi” ei ole jyrätä sitä mikä toimii, vaan mahdollistaa jo toimivan kehittyminen osaksi huomisen tarpeita.

Digitaalisen maailman ”pihvi” ei ole jyrätä sitä mikä toimii, vaan mahdollistaa jo toimivan kehittyminen osaksi huomisen tarpeita.

Kun halutaan viedä toiminta uudelle tasolle, ei lähtökohtana voi olla vanhan toistaminen tai vetoaminen siihen, että ”näin tehtiin viimeksikin ja saatiin siitä hyvä lopputulos”. En väitä, että jokainen riski olisi aina ottamisen arvoinen, mutta suunnitelmallinen lähestyminen ja selkeästi kommunikoitu strategia ei omissa silmissäni ole riskien ottamista vaan niiden hallintaa.

Järjestelmäuudistuksen roadmap

Tärkein lähtökohta järjestelmien uudistamiselle on nähdä yrityksen tulevaisuuden tavoitetila. Asettua vuoteen 2025 ja kommunikoida it-kumppanille, mitä näkee ympärillään, kun kääntyy täydet 360 astetta. Kun katsotaan retrospektiivisesti tulevasta tilasta (huom. ei enää tavoitetila) jokaista käännekohtaa ja etappia, joiden on onnistuttava tavoitteiden saavuttamiseksi, löydetään samalla roadmap tietojärjestelmien kehittämiseen.

En väitä, etteikö lisäksi ole tärkeä tunnistaa järjestelmien elinkaaret sekä näiden ylläpitoon ja uusimiseen vaadittava budjetti, mutta tällaisessa lähestymisessä ollaan auttamatta reaktiivisessa moodissa. Tällöin budjetti luodaan sen pohjalta, mitä nykytilan säilyttäminen tulee maksamaan ja unohdetaan miettiä, mitä kustantaisi aidosti kehittää ratkaisuja siihen, mitä liiketoiminta huomenna tarvitsee.

Uskon, että jokainen ammattitaitoinen CIO ja CFO näkee tämän dilemman ja kenties jopa tuskailee saman asian ympärillä kuin itsekin: miten vakuuttaa osapuolet siitä, että on oikein tehdä asioita myös uudella tavalla. Se on itse asiassa enemmän kuin oikein. Yrityksen jatkuvuuden kannalta on jopa elintärkeää tehdä asioita tulevaisuudessa uudella tavalla. Tämän viestin on tultava yrityksen sisältä ja seison itse jokaisen asiakkaani rinnalla antaen aseet viestin läpiviemiseen.

 


 

Lähtöasetelmat määrittävät lopputuloksen – onko katse varpaissa vai horisontissa?

Jätin mainitsematta, että roadmap tulee väistämättä elämään kuin muurahaiskeko. Olisi naiivia väittää, että nyt pystyttäisiin 100 % varmuudella näkemään, mitä vuoteen 2025 mennessä tulee tapahtumaan. Mutta kun tähtäin asetetaan aina siihen, mitä halutaan olla sen sijaan mitä ollaan nyt tai oltiin eilen, tulee jatkuvasta kehityksestä osa yrityksen luontevaa IT-strategiaa.
 

Rajallisista asetelmista rajallisia tuloksia

Microsoftin Dynamics 365 nähdään usein vain yhtenä applikaationa ratkaisun sisällä. Tyypillisimmät näistä ovat edellisen evoluution AX ja CRM. Tämä ajatusmalli johtaa siihen, että teknologiahankintaa tehdään osin laput silmillä keskittyen siihen, voisiko esim. Dynamics 365 for Finance and Operations korvata nykyisen Dynamics AX -ratkaisun. Tai saadaanko jo pelkällä for Sales -osuudella katettua aiemmin käytössä ollut Dynamics CRM. Näistä lähtöasetelmista syntyy turhankin usein lisätieto-/tarjouspyyntö, joka katsoo asiaa hyvin kapealta sektorilta ja ulosmittaa kaiken sen, millä liiketoiminta saavuttaisi sitä kuuluisaa kilpailuetua.

Usein tämä tieto-/tarjouspyyntö sisältää lisäksi luettelon vaadittuja ominaisuuksia. Nämä pakolliset ja nice-to-have ominaisuudet annetaan taulukkona kilpailutuksessa mukana olevien toimittajien yhteyshenkilöille saatteella: ”Yksi tällainen kiitos, mieluusti edullisesti ja mahdollisimman ketterästi.” Itselläni ensimmäinen ajatus tässä tilanteessa on: näin yritys on toiminut viime vuosina, mitähän se haluaisi tehdä tulevina vuosina?

Ei kannata jäädä oman vaatimusluettelonsa sokaisemaksi.

Samaan toki syyllistymme myös toimittajan puolelta – tärkeää on saada toimitettava ratkaisu näyttämään asiakkaan silmissä mahdollisimman helpolta hankinnalta. Käytämme alan normeihin perustuvia yhteistyökumppaneita, teemme normilaajennuksia ja kehitämme tuotteistettuja ratkaisujamme. Ratsastamme kaikella sillä, minkä Microsoft on nyt rakentanut osaksi tuoteperheensä evoluutiota aina päivitystyökaluista prosessikirjastoihin. Emmekä suotta - kukapa ei haluaisi tuoda pöytään ratkaisua, joka sisältää kokoamisohjeet, tarvittavat pultit ja kirsikkana kakun päällä kasaamiseen vaadittavan kuusiokulma-avaimen! 

Ei kannata jäädä oman vaatimusluettelonsa sokaisemaksi. Kun astutaan askel taaksepäin, nähdään mitä on tehtävä, jotta uudet tehokkaat työkalut saadaan valjastettua projektin käyttöön. Päivitystyökalut ovat loistava tapa nähdä, miten sovellusta on räätälöity ja kuinka iso savotta uusien ratkaisujen löytämiseksi on oikeasti edessä. Prosessikirjastosta löydetään valmis APQC -kirjasto, joka yhdisteltynä ja aidosti langanpäät sitoen yrityksen liiketoiminnan prosesseihin toimii ohjurina pakottaen prosessit järjestelmämielessä oikeille urille.

Pohdittavaksi: Onko järjestelmähankintojenne vaatimusluettelo tehty toistamaan eilistä vai mahdollistamaan huomista?

Tutustu: Evaluointi tarjoaa selkeän ja turvallisen polun Microsoft Dynamics 365:een, ymmärryksen Microsoftin liiketoiminta-alustan kyvykkyyksistä, sekä kattavan ymmärryksen käyttöönottoprojektin laajuudesta.

 


 

Microsoft Dynamics 365 -alusta ja sen potentiaali

Otsikko, jonka alla on niin monia lonkeroita, ettei vauhtiin päästyä puheelle meinaa aina tulla loppua. Tämän voinee allekirjoittaa eräs nimeltä mainitsematon asiakas, joka kysyi minulta aiheesta vapaamuotoisia ajatuksia ja neljän tunnin kohdalla pyysi varoen, josko voisimme jatkaa keskustelua ruoan jälkeen. Tällä hetkellä voin vilpittömästi todeta uskovani Microsoftin Dynamics 365 -alustaan niin vakaasti, että inspiraatio sen ympärillä tulee vielä vuosia olemaan jatkuvaa.

Microsoft Dynamics 365 -alusta eri laitteilla

Integroitu kehitysympäristö ja räätälöinnin riemu

Hyppäsin itse Dynamics-kelkkaan, kun Microsoft Dynamics AX 4.0 oli juuri tullut markkinoille. Lisäksi tuotannossa oli vielä useita 3.x versioita ja teimme yhtä lailla myös jatkokehitystä ja uusia piirteitä ratkaisuihin.

Se, mitä haluan tuoda AX:n historiasta esiin, on kolmosversion mukanaan tuoma integroitu kehitysympäristö ja sen myötä mahdollisuus ottaa tämä tanskalainen (myöhemmin amerikkalainen) toiminnanohjausjärjestelmä käyttöön missä hyvänsä tarkoittaen käytännössä sitä, että alustaa voidaan räätälöidä asiakkaan jokaiseen tarpeeseen. Ja näin myös tehtiin.
Tyypillisimmät räätälit tulivat neljässä aallossa:

  • Lokalisointitarpeet. Ulkomainen paketti-ERP ei sitten kuitenkaan ihan istahtanut kotimaiseen ympäristöömme.
  • Prosessien automatisointi. Toiminnallisia muutoksia on tehty lukematon määrä, mutta rohkenen väittää valtaosan niistä olevan vain helpotusta loppukäyttäjälle: ei haluta painaa miljoonaa nappia ja käydä kymmenellä näytöllä, vaan saada asioita helpotettua ja automatisoitua.
  • Vanhan ihannointi. Uutta käyttöönotettaessa vanhasta kehnosta järjestelmästä tulee jotenkin maagisesti se referenssi ja paras (ainoa) tapa tehdä asioita.
  • Täysin turhat muokkaukset. Nämä ovat muutostöitä, joiden kohdalla olisi pitänyt miettiä kahdesti ennen töiden käynnistämistä. Tällaiset jäävät usein kiinni versionvaihtojen yhteydessä ja näitä on pidempien asiakassuhteiden aikana päästy karsimaan usein lähes puolet per kierros.

Mahdollisuus tehdä räätälöintejä suoraan ERPiin on siis tuonut mahdollisuuden sovittaa tehokas paketti-ERP, jonka taloudenohjaus on aina ollut vähän kilpailijoitansa edellä, myös muihin liiketoiminnan prosesseihin. Toiminta on voinut jatkua ennallaan, ja jos se on jossain kohtaa muuttunut, on järjestelmää muutettu mukana. Simppeliä. Sudenkuoppinahan tässä lähestymisessä ovat tyypillisesti olleet versionvaihdot ja jopa version sisällä olevat pienemmät päivitykset. Turhan usein näiden kustannukset ovat kohonneet silmissä, resurssitarpeet paisuneet ja käyttökatkot yliheitoista pidentyneet.

ERP - tuo liiketoiminnan kaikkivoipa monoliitti

Jatkuva muutosten tekeminen on johtanut siihen, että takaisinmaksun vauhdittamiseksi ERPillä on lähdetty ratkaisemaan koko lailla kaikkia haasteita, mitä liiketoiminta on IT:lle heittänyt. Tämä on hitaasti mutta varmasti kumuloinut ERP-ratkaisuista majesteettisia monoliitteja, jotka ovat usein lopulta törmänneet kaikkivoipaisuuden paradoksiin.

Microsoft Dynamics 365 -alustan potentiaali: se on jotain aivan mielettömän hienoa.

Tämä on toki tuonut mukanaan aivan uuden tavan nivoa liiketoiminnan prosessit yhteen valmiiksi integroidussa ratkaisussa. Raportointi ja tiedolla johtaminen on voitu viedä aivan uudelle tasolle ja kaikki tämä on ollut välttämätöntä toiminnanohjauksen evoluutiossa. Se, mikä on mahdollista tänä päivänä ei ollut mahdollista kymmenen vuotta takaperin, ja tästä päästään luontevasti Dynamics 365 -alustan potentiaaliin: se on jotain aivan mielettömän hienoa.

Aiemmin mainitut monoliitit ja prosessien integrointi yhden tietokannan päälle ovat olleet se kehityspolku, joka on ollut välttämätön kulkea, jotta teknologia on voinut kypsyä siihen, mitä se tänä päivänä on. Tässä kuitenkin muodostuu se vaarallinen risteys: lähestyäkö uutta maailmaa kuten vanhaa, vaiko syleillä sitä kaikkine vahvuuksineen?

Tutustu: Digitaalisessa Microsoft Dynamics 365 -akatemiassa käymme läpi koko alustan mahdollisuudet kuudessa eri webinaarissa. Ilmoittaudu mukaan!

 


 

Palvelu teknologiapäätöksen pohjana

Etenkin silloin, kun digitaalista liiketoimintaratkaisua rakennetaan palvelemaan useita sidosryhmiä niin ulkoisiin kuin sisäisiinkin kanaviin, korostuu palveluiden suunnittelu aivan uudella tapaa. Puikoissa ei välttämättä olekaan ohjelmistosuunnittelija, vaan kehitystyötä tehdään suoraan liiketoiminnan tai IT:n edustaja toimesta – tällöin myös kohderyhmän huomiointi ja käytettävyyden korostaminen nousevat aivan uusiin sfääreihin.

Dynamics 365:n teknologia-alustan alla oleva ”common data model” vastaa tähän tarpeeseen. Sen teknologia kehittyy päivä päivältä paremmaksi ja siihen tulee jatkuvasti jopa kokonaan uusia toiminnallisuuksia. Ympärille on kehittynyt ekosysteemi, jossa kumppanit sekä tukevat asiakkaita että kehittävät laajennuksia. Lisäksi ratkaisu on milloin tahansa laajennettavissa yrityksen sisällä uusiin liiketoimintoihin ja kokonaisuus on saatavana myös omasta tai kumppanin konesalista, mikäli Azure/pilvipalvelu ei syystä tai toisesta sovellu oman yrityksen tarpeisiin.

Ei jäädä kiinni menneeseen ja tyydytä nykytilaan, vaan katsotaan uteliaasti ja avoimin silmin tulevaan - metsä on nähtävä puilta

Sovellukset korvaavat koodauksen ja räätälöinnin

Esittelin neljä eri kategoriaa, neljä aaltoa, jossa muutokset Microsoftin Dynamics AX:aan aikoinaan tulivat. Osoituksena Azuren merkittävyydestä, käännän nämä neljä aaltoa uuteen maailmaan:

  • Lokalisointitarpeet. Aiemmin mainitsin yhtenä SaaS-palvelun etuna jatkuvasti kehittyvän sovelluksen. Lisäksi tyypillisimmät muutokset ovat viranomaisraportteja, joihin Microsoft on kehittänyt yhteisöpohjaisen sähköisen raportoinnin alustan ja useakin kumppani omia toteutuksiaan. Olemme itse tuoneet osaksi ratkaisujamme niin pankkiyhteyksiä, viranomaisraportteja kuin tulosteitakin koodaamatta riviäkään ERPin sisälle.
  • Prosessien automatisointi. Näiden kohdalla kysymys kuuluu, kuinka syvälle halutaan mennä? Yksi Azuren päälle rakennettujen liiketoimintasovellusten valttikortti on niiden avoimet API-rajapinnat ja edelleen kehittyvä common data model. Pelkästään hyödyntämällä Microsoftin Azureen kehittämää Flow:ta voidaan automaattisia työnkulkuja rakentaa esim. pääkäyttäjän toimesta edelleen koodaamatta riviäkään.
  • Vanhan ihannointi. Microsoftin Azuresta löytyvä Powerapps olisi sopinut myös edelliseen prosessien automatisointi -kohtaan, mutta halusin jakaa sen tälle riville. Powerapps mahdollistaa liiketoimintasovellusten rajat ylittäviä, toimintoja automatisoivia tai yksinkertaistavia sovelluksia - koodaamatta riviäkään.
  • Täysin turhat muokkaukset. Näille en hae suoraa korvaajaa, mutta olemme toteuttaneet asiakkaillemme Azureen API-arkkitehtuurilla erillisiä älykerroksia, joiden päälle heidän on mahdollista tehdä myös failfast-tyyppistä protoilua pikkurahalla uhraamatta ERPin integriteettiä tai koodaamatta toiminnanohjausjärjestelmään riviäkään.

Listaa olisi voinut vielä jatkaa, mutta viestini on sama, jonka tämän blogin alussa toin esiin: ei jäädä kiinni menneeseen ja tyydytä nykytilaan, vaan katsotaan uteliaasti ja avoimin silmin tulevaan - metsä on nähtävä puilta. Esittelemäni neljä aaltoa ovat yksi tapa kohdata muokkaustarpeet toiminnanohjausratkaisuissa. Kun perusasiat on saatu kuntoon, voidaan ryhtyä kehittämään lisäarvoa tuottavia ratkaisuja.

Loppuun pohdittavaksi:

  • Onko yrityksenne järjestelmähankintojen vaatimusluettelo tehty toistamaan eilistä, vai mahdollistamaan huomista?

  • Voitaisiinko yrityksenne teknologiainvestointi nähdä nykytilan turvaamisen sijaan osana kilpailuedun rakentamista ja tulevaisuuden tarpeita?

  • Yhteenvetona totean, että Dynamics 365 on mieletön alusta, jonka potentiaalin valjastamatta jättäminen olisi hölmöä. Uskon itse vakaasti tähän teknologiaan ja seison ylpeänä sen takana.

Kiinnostuitko? Osallistu Microsoft Dynamics 365 -akatemiaan, jossa saat kuusi eri teemoja käsittelevää webinaaria sähköpostiisi joka viikko.

Kirjoittajasta

Picture of Teemu Vierimaa

Teemu Vierimaa

Director, Consulting Services

Toimin CGI:llä konsultointijohtajana. Minulla on kymmenvuotinen kokemus toiminnanohjaushankkeista ja erityisesti Microsoftin toiminnanohjausteknologioista. Olen toiminut useassa eri roolissa toiminnanohjausprojekteissa ja minulla on kokemuksen kautta hankittua ymmärrystä liiketoimintaprosesseista ja näkemystä niiden yhdistämisestä IT-vaatimusten kanssa. Microsoft Dynamics AX:n täydellinen uusiutuminen Dynamics 365 ...

Kirjoita kommentti

Comment editor

  • No HTML tags allowed.
  • Lines and paragraphs break automatically.
Blogi-kommentoinnin ohjeet ja käyttöehdot