Palkkahallinnon henkilöstön vaihtuessa tai palkkajärjestelmän vaihtuessa vertaillaan usein vanhaa ja uutta palkkajärjestelmää. Vastaan tulee kommentteja siitä, miten vanha järjestelmä oli paljon parempi ja miten uusi järjestelmä ei tee kaikkea mitä edellinen. Asia ajatellaan monesti negatiiviseen sävyyn, mutta ei huomata sitä miten paljon potentiaalia tämä kokemus ja vertailu antaa.
Haasta vanhat toimintatavat ja palkkajärjestelmän toimittaja
Ajatellaan tilannetta missä henkilö vaihtaa yrityksestä toiseen ja käytettävä palkkajärjestelmä vaihtuu. Perehdytyksen yhteydessä uutta käyttäjää ohjeistetaan tekemään, kuten vanhat käyttäjät ovat tottuneet tekemään. Käynnistetään useita raportteja yksitellen, tapahtumia tallennetaan tai hakemuksia tehdään manuaalisesti tai sitten vain tehdään aivan liian monen klikkauksen kautta.
Nämä asiat on hyvä kyseenalaistaa. Tehdäänkö näin vain siksi, ettei tiedetä muista vaihtoehdoista? Vai olisiko tässä oikeasti kehittämisen paikka ja aiheellista kehittää palkkaprosesseja? Tai antaa ohjelman toimittajalle palautetta?
Tunnista kehityskohteet ja etsi ratkaisu
Palkkakonsultin työssäni kohtaan tilanteita, joissa palkanlaskentaan ei ole tehty mitään kehitystä vuosiin. Sitten yritykseen tulee uusi käyttäjä, joka toteaa aiemman järjestelmän olleen parempi ja siltä pohjalta lähdetään tekemään järjestelmän vaihtoprojektia.
Ennen vaihtoprojektin käynnistämistä kannattaa kuitenkin kartoittaa tilanne tarkkaan. Useissa tilanteissa nykyisestä järjestelmästä voi löytyä ratkaisu, jota ei vain ole tiedetty. Tai tapa, jolla sama asia hoidetaan kahdella klikkauksella viiden sijaan. Useissa järjestelmissä on valtavasti potentiaalia jos sitä vain osataan käyttää.
Kartoituksen avulla, ottamalla uusia piirteitä käyttöön ja tehostamalla toimintoja voidaan saada vanhasta järjestelmästä pienellä työllä irti huomattavaa hyötyä, suhteessa kalliiseen ja mittavaan järjestelmän vaihtoprojektiin. Jos kartoituksen jälkeen ongelmaan ei löytynyt ratkaisua, kannattaa tämä tuoda esiin ohjelman toimittajalle. Ehkä ratkaisu lisätään ohjelman kehityslistalle!
Jos kuitenkin päädytään vaihtamaan järjestelmää, uutta ratkaisua valittaessa kannattaa miettiä millaista hyötyä järjestelmällä halutaan ja mitä ongelmakohtia sillä pyritään poistamaan. Mikä hankinnassa on tärkeintä? Halutaanko järjestelmästä pitkäaikainen ja luotettava, annetaanko painoarvoa myös järjestelmätoimittajan osaamiseen ja kokemukseen, jotta järjestelmäprojekti onnistuu suunnitellussa aikataulussa ja budjetissa.
Useissa järjestelmissä on valtavasti potentiaalia jos sitä vain osataan käyttää.
Pysy mukana jatkuvassa muutoksessa
Järjestelmän käyttöönottoprojektin jälkeen ajatellaan monesti, että projekti on vihdoin valmis, moni manuaalinen työ on hiottu pois ja voidaan levätä laakereilla seuraavat kymmenen vuotta. Näin ajatellen päädytään kymmenen vuoden päästä samaan tilanteeseen kuin mistä lähdettiin. Yrityksen prosessit muuttuvat ja ne edellyttävät muutoksia. Järjestelmiä kehitetään jatkuvasti ja asiakkaita hyödyntäviä muutoksia julkistetaan vuosittain.
Ellei yrityksessä ole itsenäistä kehittäjää, kannattaa käyttää toimittajan tarjoamia konsultointipalveluja jokunen päivä silloin tällöin, jotta järjestelmät pysyvät ajan hermoilla. Näin järjestelmä on kymmenenkin vuoden päästä kustannustehokas ja ajantasaisesti automatisoitu.
Palkanlaskentajärjestelmät ovat käytössä pitkään ja siksi on tärkeää, että yhteistyö järjestelmätoimittajan kanssa sujuu mutkattomasti ja kehitystyötä tehdään jatkuvasti yhdessä. Voin vain kannustaa rohkeasti kyseenalaistamaan ja kysymään, pyytämään apua tai kartoitusta prosessien kehittämiseen. Näin saadaan yhteistyöstä paljon antoisampaa!
Kaipaatko apua HR- ja palkkaprosessien tehostamiseen ja digitalisointiin? Tule mukaan ilmaiseen digitaalinen HR -akatemiaan, joka kokoaa asiantuntijoidemme neuvot napakaksi paketiksi.
Kirjoittajasta
Anne Sappinen
Senior Consultant
Olen Anne Sappinen ja olen töissä CGI HR Palkkojen konsultointipalveluissa. Teen töitä asiakkaidemme kanssa niin asiantuntijan, kouluttajan kuin projektipäällikönkin roolissa uusissa käyttöönotoissa ja kehityshankkeissa. Esittelen ratkaisujamme erilaisissa tilaisuuksissa niin vanhoille kuin potentiaalisille asiakkaillemmekin.
