Blogisarjassa (1-3) käyn läpi kokemusten kautta opittuja asioita siitä, miten organisaatio voi hyödyntää keräämäänsä dataa ja parantaa sen avulla mitattavalla tavalla laskutusastetta, asiakastyytyväisyyttä ja työtyytyväisyyttä.

Edellisessä osassa esitin kaksi tapaa tehostaa toimintaa ja samalla parantaa asiakastyytyväisyyttä:

  • Data. Varmista, että saat käyttöösi validia dataa, joka saadaan raporteista helposti.
  • Analysointi. Tutki datan perusteella, mitä konkreettisia asioita voidaan tehdä laskutettavan työn lisäämiseksi.

Seuraavat askeleet ovat yhtä haastavia, mutta juuri siksi myös hyviä tapoja erottautua edukseen.

  • Suunnittele ja jalkauta. Kun tehtäviä muutoksia alkaa tulla esiin, luo selkeä suunnitelma muutoksista ja niiden vaikutuksista henkilöstön arkeen.
  • Viesti. Kommunikoi proaktiivisesti muutoksista ja rakenna vaihtoehtoisia skenaarioita muutoksen läpiviemiseksi.

 

Suunnittele muutosten läpivienti

Data on kertonut meille, että toimipisteessä A on mahdollista joustavoittaa työntekijöiden työntekoa muokkaamalla vuorolistoja. Samalla henkilöstöllä pystytään näin tekemään isompi määrä suoritteita, vaikka työntekijäkohtainen kokonaiskuormitus laskee. Tähän lopputulemaan päästään, kun työvuorosuunnittelussa siirrytään tasaavaan työjaksoon. Datan perusteella on selvää, että iso määrä työsuoritteista painottuu alkuviikkoon ja päivätasolla aamupäiviin.

Moni haluaa luoda nopeita muutoksia, mutta liiketoiminta on useammin maratonjuoksu kuin sprintti. Aikaan, joka menee muutoksen läpiviemiseen, vaikuttavat esimerkiksi:

  • henkilöstön määrä
  • toimipisteiden määrä
  • muutoksen suuruus (eli se, miten erilaiselta arki näyttää ja tuntuu muutoksen jälkeen)
  • muutoksen implementoinnin nopeus
  • muutosten määrä
  • kokemukset aiemmista muutoksista

Kun pohtii näitä tekijöitä, harva haluaa lisätä kompleksisuutta yhdistämällä useita muutoksia kerralla läpivietäväksi. 

 

Viesti aktiivisesti

Muutosjohtamiseen liittyen, oleellista on viestiä asioista organisaatiolle sopivalla tavalla. Helpoin tapa pilata loistava muutos on olla kertomatta siitä tai saada mutkikkaalla viestinnällä ihmiset kiinnittämään huomio vääriin asioihin.

Viestinnässä hyödynnän itse seuraavaa: ”Ole proaktiivinen ja kaikki mitä voidaan ymmärtää väärin, tullaan ymmärtämään väärin”.

Hyväksi havaitsemiani keinoja viestintään ovat esimerkiksi:

  • Avoimien ovien kulttuuri. Jokainen henkilö saa mahdollisuuden kysyä ja tulla kuulluksi.
  • Kaikkea ei tarvitse kysyä. Viestintää tehdään ylhäältä alas. Moni yllättyy positiivisesti kun saa viikkotiedotteessa vastauksia kysymyksiin, joita ei ole ehtinyt edes ajatella.
  • Ole rehellinen. Jos joku asia on vielä kesken, päättämättä tai selvittämättä kerro siitä ja prosessista silti. Kerro mitä asiaan liittyen aiotaan tehdä seuraavaksi!
  • Kerro milloin asioista tullaan viestimään ja miten. Jokainen työyhteisössä on kiinnostunut kuulemaan mitä seuraavaksi tapahtuu.

 

Kiinnittämällä huomiota näihin asioihin, voit varmistaa isonkin muutoksen jouhevan läpiviennin vaiheittain tehtynä.

 

Helpoin tapa pilata loistava muutos on olla kertomatta siitä.

 

Blogisarjan viimeisessä osassa paljastan loput tehostamisen keinot vastaamalla kysymykseen: Miten selkeä raportointi voi tehostaa toimintaa, taata paremman asiakastyytyväisyyden ja auttaa tekemään päätöksiä?

 

Kirjoita kommentti

Comment editor

  • No HTML tags allowed.
  • Lines and paragraphs break automatically.
Blogi-kommentoinnin ohjeet ja käyttöehdot