Vuoden alussa voimaan astunut laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta on saanut aikaan monissa lain määrittelemissä tiedonhallintayksiköissä pohdintaa. Käytännön täytäntöönpanosta vastaavien työryhmien ja asiantuntijoiden lisäksi myös johto miettii, kuinka päästään liikkeelle ja saavutetaan lain asettamat velvoitteet siirtymäaikojen puitteissa. 

Heti lain voimaanastumisesta 1.1.2020 tiedonhallintayksikköjen johto olikin velvoitettu määrittämään tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut ja järjestämään riittävä valvonta tiedonhallintaan liittyvien säädösten, määräysten ja ohjeiden noudattamisesta. Lisäksi johdon oli huolehdittava siitä, että tiedonhallintayksikössä on ajantasaiset ohjeet, tarjolla koulutusta ja asianmukaiset työvälineet tiedonhallintaa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi. 

Osa tiedonhallintayksiköistä oli jo vuoden 2019 puolella valmistautunut lain voimaanastumiseen ja päivittänyt esimerkiksi hallintosääntöään kuvaamalla sinne tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvät vastuut. Toiset ovat vastaavasti tehneet samoin alkuvuoden 2020 aikana. 

Tiedämme kuitenkin olevan vielä jäljellä lain velvoittamia julkisen hallinnon organisaatioita, jotka ovat vasta käynnistämässä toimenpiteitään. Koronaviruksen aiheuttama koko yhteiskuntaa koskettava poikkeustila on luonnollisesti vienyt tekemisen fokuksen uuteen suuntaan, mutta tiedonhallintalain velvoitteet eivät ole kuitenkaan muuttuneet.

 Tiedonhallintalain täytäntöönpanon vaatimat toimenpiteet ovat muutoksia tiedonhallintayksikön nykytilaan

Vastuiden määrittämisen jälkeen moni kokee lain vaatimusten muuttuvan selvästi haasteellisemmiksi – ajantasaisten ohjeiden, tarkoituksenmukaisen koulutuksen, asianmukaisten työvälineiden ja riittävän valvonnan järjestäminen vaativat työtä. Ja kun täytäntöönpanon ensimmäisistä vaatimuksista on päästy, niin varsinainen kanto kaskessa odottaakin jo toteuttamistaan, kun tiedonhallintamalli tulee laatia vuoden 2020 loppuun mennessä.

Tiedonhallintamalli on tiedonhallintayksikön toimintaympäristön määrittelevä ja kuvaava sisäinen määräys siitä, miten tiedonhallintaa on toteutettava. Tiedonhallintamallin laadinta ei ole kertaluontoinen kuvausvelvoite, vaan tiedonhallintamallia on ylläpidettävä aina, kun tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu muutos.  

Tiedonhallintalain 5.3 §:ssä on erikseen säädetty muutosvaikutusten arvioinnista tiedonhallintamallia hyödynnettäessä. Esimerkiksi suunniteltaessa tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia olennaisia hallinnollisia uudistuksia tai tietojärjestelmien käyttöönottoa, on tarpeen arvioida jatkuvasti muutoksia ja niiden vaikutuksia. Tällä pyritään edistämään taloudellisten ja toiminnallisten riskien ennakointia, muutosten ohjauksen tehokkuutta sekä parantamaan investointien kannattavuutta. Nämä ovat suositeltavia tavoitteita mille tahansa toiminnan muutos- tai kehittämishankkeille. 

Voisiko edellä kuvattuihin ohjeisiin, koulutukseen, työvälineisiin ja tiedonhallintamallin ensimmäisen version luomiseen liittyviä haasteita ratkoa soveltamalla muutosvaikutusten arviointia jo täytäntöönpanovaiheessa? Saadun arviointikokemuksen pohjalta olisi hyvä kehittää jatkuvaa muutosvaikutusten arvioinnin sekä tiedonhallintamallin ylläpito- ja kehitysprosessia. 

Tiedonhallintalautakunta onkin parhaillaan laatimassa suositusta tukemaan myöhemmin tapahtuvaa jatkuvaa muutosvaikutusten arvioinnin prosessia. Alkuvuodesta 2020 perustetun tiedonhallintalautakunnan tarkoituksena on monialaisena asiantuntijayhteistyöhön perustuvana itsenäisenä viranomaisena edistää tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamista. Keskeisenä osana työtään tiedonhallintalautakunta laatii edellä mainittuja suosituksia, joiden tavoitteena on tukea lain soveltajia tiedonhallintamallin laatimisessa ja hyödyntämisessä; laki itsessäänhän ei ota kantaa muun muassa tiedonhallintamallin kuvaustapoihin tai muihin lain täytäntöönpanoon liittyviin käytännön ongelmiin. Tiedonhallintalautakunta on jo julkaissut muutamia suosituksia, tuoreimpana niistä huhtikuun puolivälissä julkaistu suositus tiedonhallintamallista. 

 CGI on erikoistunut laaja-alaisen, koko organisaation tietohallinnon kattavan nykytilan nopeaan jäsentämiseen, sitä seuraavan muutostarpeen arviointiin ja muutoksen toteuttamiseen.

Käytännössä tiedonhallintalain täytäntöönpanon vaatimat toimenpiteet voidaankin nähdä muutoksina tiedonhallintayksiköissä voimassa olevaan nykytilaan. Tiedonhallintalaki korvaa aiempaa tiedonhallintaan liittyvä säätelyä mm. tietohallintalain ja sen myötä esimerkiksi vaatimuksen kokonaisarkkitehtuurikuvauksista. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että aiemman lainsäädännön edellyttämä työ olisi hylättävä, päinvastoin. Jo olemassa olevia kokonaisarkkitehtuurikuvauksia, tietojärjestelmäselosteita, tiedonohjaussuunnitelmia ja muuta dokumentteja voi ja kannattaakin hyödyntää kaikilta osin esimerkiksi tiedonhallintamallin toteuttamisessa. 

Todellinen haaste monin paikoin voikin olla kaiken olemassa olevien materiaalien ja tiedon paikallistaminen, sen validointi sekä ennen kaikkea resurssien riittävyys. Näihin apu voi löytyä yllättävästä paikasta, nimittäin IT-palveluiden tarjoajilta. Hallinnoitujen IT-palvelujen tarjoajat, kuten CGI, ovat erikoistuneet laaja-alaisen, koko organisaation tietohallinnon kattavan nykytilan nopeaan jäsentämiseen, sitä seuraavan muutostarpeen arviointiin ja muutoksen toteuttamiseen. Tätä samaa osaamista, pitkälle hiottuja työkaluja ja testattuja menetelmiä voidaan soveltaa suoraan myös tiedonhallintalain täytäntöönpanon eri vaiheisiin.

CGI:n hallinnoitujen IT-palvelujen portfolio kattaa koko IT-ympäristön toimittamisen lisäksi muutoksen arviointiin, käynnistämiseen, läpivientiin ja johtamiseen liittyvät transitio- ja transformaatiopalvelut.

Kirjoita kommentti

Comment editor

  • No HTML tags allowed.
  • Lines and paragraphs break automatically.
Blogi-kommentoinnin ohjeet ja käyttöehdot