HR on kuvannut kaikki prosessit selkeästi ja kaikille esimiehille on annettu koulutus ja kirjalliset ohjeet, miten toimitaan ja mihin kaikkiin paikkoihin tiedot pitää toimittaa – usein sähköpostitse tai jopa paperille tulostettuna.

HR-prosessit määritelty, mutta miten saat esimiehet toteuttamaan niitä?

Jokaisen pitäisi siis osata ja tietää ilman HR:n apua.

Siitä huolimatta suurin osa esimiehistä tekee asiat myöhässä usean pyynnön jälkeen tai siirtää asian HR-henkilöstön tehtäväksi. Esimiehet vetoavat siihen, että “pitää tehdä oikeita töitä” ja kyselevät “miksi meillä ei ole olemassa tähän mitään kunnon järjestelmää tai ratkaisua yleensäkään?”.

Kannattaako HR:n yrittää härkäpäisesti vääntää tekemistä haluttuun muottiin vai tarjota, mitä yleisö pyytää: nopeutta ja helppoutta. Onko jo korkea aika kääntää HR:n digitalisaation kiihdytysvaihde päälle?

Digitaaliset HR-järjestelmät vapauttavat sekä esimiesten että HR:n aikaa ydintehtäviin

 

3 tapaa, joilla digi-HR helpottaa esimiesten tuskaa

Jos tuntuu, että HR-prosessien noudattamisessa toisto ei ole opin eikä ymmärryksen avain, on syytä tutkia vaihtoehtoisia reittejä. Kuten todettu, monesti esimiehet vetoavat ajan puutteeseen. Digitaaliset HR-järjestelmät “taikovat” lisää tunteja ja tehostavat esimiesten työtä.

Näillä kolmella tavalla digitaaliset HR-järjestelmät auttavat viemään HR-prosessit tehokkaammin käytäntöön.

 
1. Aikaa ja automaatiota

HR-prosessit koetaan usein turhiksi, vaikeiksi ja aikaavieviksi. Esimiehet haluavat käyttää mahdollisimman vähän aikaa rutiineihin ja enemmän aikaa “oikeisiin töihin”, kuten tiimiläisten työnteon tukemiseen ja johtamiseen sekä asiakastyöhön.

Jos prosessit ovat vaikeita, HR:lle satelevien kysymysten ja pyyntöjen määrä lisääntyy. Jokainen rutiinin hoitaminen on pois ajasta, jonka HR voisi käyttää esimiesten tukemiseen itse esimiestyössä ja ihmisten johtamisessa.

Digitaaliset HR-järjestelmät vapauttavat sekä esimiesten että HR:n aikaa ydintehtäviin ja samalla varmistavat, että tietyt velvollisuudet tulevat tehtyä ja tehtyä oikein:

  • Tarjoavat esimiehille mahdollisuuden hoitaa asioita itsenäisesti haluamanaan ajankohtana
  • Nopeuttavat pakkopullalta tuntuvia rutiineja
  • Helpottavat tiedon ja ohjeiden löytymistä
  • Automatisoivat tehtäviä ja muistuttavat tärkeistä asioista, kuten varhainen välittäminen. Tämä on tärkeää etenkin prosesseissa, joita tehdään suhteellisen harvoin, jolloin niihin ei synny rutiinia.
  • Tallentavat tehdyt asiat, esim. sovitut tavoitteet löytyvät aina tarvittaessa

 

2. Yhdenmukaisuutta ja analytiikkaa

Digitaalinen HR-prosessi ohjaa kaikkia tekemään asioita yhdenmukaisesti niin, että asiat ovat läpinäkyviä ja henkilöstöä kohdellaan, ja ennen kaikkea henkilöstö kokee tulevansa kohdelluksi, oikeudenmukaisesti.

Samalla syntyy vertailukelpoista dataa, jonka perusteella voidaan analysoida epäkohtia, etsiä kehittämiskohteita, tehdä suunnitelmia ja toteuttaa ne. Kaiken tämän tuloksena on parempi henkilöstötyytyväisyys ja työntekijäkokemus, jotka vaikuttavat liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseen ja siten yrityksen tulokseen.

 

3. Ajasta ja paikasta riippumatonta HR-palvelua

Esimiehet kiittävät, jos HR tarjoaa heille mahdollisuuden hoitaa esimiestyöhön kuuluvat rutiinitehtävät tehokkaasti ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä edellyttää järjestelmiä, joissa ajantasainen tieto on käytettävissä juuri silloin, kun tarvitaan. Lisäksi HR:ltä odotetaan enemmän tukea esimiestyön haastaviin tilanteisiin ja työntekijäkokemuksen johtamiseen.

Digi-HR:n avulla pystyt tarjoamaan esimiehille tehokkaammin tukea arkeen, mikä vapauttaa kaikkien – myös HR:n – aikaa liiketoimintaa ja strategian toteuttamista tukeviin tehtäviin. Näin päivittäiset tehtävät hoituvat, mutta katse on tiukasti tulevaisuudessa ja fokus tuottavassa tekemisessä.

Kukaan muu kuin HR ei tiedä, kuinka paljon tehottomiin rutiineihin menee aikaa. Siksi HR:n on otettava itse vastuu prosessien ja digi-HR:n kehittämisestä.

Mitä läheisemmin HR linkittyy liiketoimintaan, sitä enemmän liiketoiminnasta vastaavilla on syytä noudattaa myös HR-prosesseja, jotka on tuottaviksi todettu. Lue Riitta Pernun blogista, miten HR voi ottaa tuottavuusloikan ja siirtyä tukitoimintoroolista liiketoimnnan menestystekijäksi.

Haluatko oppia lisää digitaalisen HR:n mahdollisuuksista? Tutustu Digitaalinen HR –akatemiaan, josta saat selkeitä vinkkejä ja ohjeita HR- ja palkkaprosessien digitalisointiin!

Tutustu Digitaalinen HR -verkkokurssiimme

 

Kirjoittajasta

Picture of Heli Korvenranta

Heli Korvenranta

Johtaja, HR- ja palkkaratkaisut

Minulla on laaja kokemus palveluiden johtamisesta ja olen ollut useissa eri rooleissa IT-alalla. Tällä hetkellä toimin HR- ja palkkaratkaisujen johtajana ja työskentelen erityisesti yksityisen sektorin parissa. Autan mielelläni asiakkaitamme ottamaan kaikki tehot irti operatiivisista HR-järjestelmistä. Miten voin auttaa sinua?

Kirjoita kommentti

Comment editor

  • No HTML tags allowed.
  • Lines and paragraphs break automatically.
Blogi-kommentoinnin ohjeet ja käyttöehdot