Palkanlaskenta mielletään helposti yrityksen tukitoiminnoksi, joka on vain pakko tehdä. Palkkahallinto ei sinänsä tuo yritykselle lisäarvoa tai tuottoa, mutta epäonnistuessaan se voi aiheuttaa kauaskantoisia seurauksia ja vaikuttaa jopa yrityksen maineeseen. Palkka, sen oikeellisuus ja oikea-aikaisuus ovat merkittäviä tekijöitä onnistuneessa työntekijäkokemuksessa. CGI Palkkojen tarkoituksena on vastata palkanlaskijoiden ja yritysten johdon tarpeisiin tuottaa mahdollisimman tehokasta palkanlaskentaa, laatua unohtamatta.
Palkkahallinnon tehostaminen tarkoittaa eri tahoille eri asioita. Yrityksen johdolle se usein merkitsee pienempiä kustannuksia ja tehokkaasti käytettyjä työtunteja, kun taas palkanlaskijalle tehostaminen voi tarkoittaa työvaiheiden automatisointia ja tarkistusraportteja työn tueksi. Molemmille osapuolille yhteinen tavoite on kuitenkin se, että resursseja, oli se sitten pääomaa tai aikaa, vapautuisi muihin tarpeisiin.
CGI Palkoissa tehdään jatkuvasti töitä sen eteen, että tulevaisuuden palkanlaskenta olisi mahdollisimman sujuvaa ja vaivatonta. Kollegani Tiina Lundqvist kertoi viimeisimmässä blogikirjoituksessaan CGI Palkat -kehittamisprojekti 2019-2021 meneillään olevasta kehitysprojektista, jonka avulla olemme tunnistaneet, toteuttaneet ja vieneet asiakkaidemme muutostoiveita käytäntöön ja tämä työ jatkuu edelleen.
Yksi palkanlaskentaa tukeva ratkaisu on CGI Palkkojen Vuosikello –toiminnallisuus, joka on ollut käyttöönotettavissa versiosta 19.1 alkaen. Vuosikello on samaan aikaan palkanlaskennan vuosikalenteri ja käyttäjää ohjaava toiminnallisuus. Vuosikelloon perustetaan organisaation omia prosesseja, ja prosesseihin yksi tai useampi tehtävä. Tehtäviin voidaan liittää ohjeita joko teksti- tai tiedostomuodossa. Luodut prosessit ohjaavat käyttäjää toimimaan tietyllä tavalla niin, että ohjelma navigoi toimintoihin käyttäjän puolesta. Tämä vähentää siten muistin varaista toimintaa, ja ohjeet ovat käyttäjän saatavilla suoraan järjestelmästä.
Vuosikellosta on olemassa Vuosikello- ja Vuosikello+ -toiminnallisuus, joista jälkimmäinen sisältää lisäominaisuuksia ja on maksullinen. Vuosikello+ laajentaa nykyisen Vuosikellon toiminnallisuuksia, eli esimerkiksi mahdollistaa prosessien valvonnan yli maksuryhmien ja nettolistan ajon automatisoinnin. Vuosikello+ -toiminnallisuuteen voi tutustua myös maksuttoman demon avulla, joka on tilattavissa tekstin lopusta löytyvän bannerin kautta. Vuosikello+ on käytettävissä CGI Palkkojen versiosta 20.2 eteenpäin.
Aiemmin palkka-asiantuntijana toimineena voin omasta kokemuksestani todeta, että palkanlaskennan osa-alueiden automatisointi, ajastetut toiminnallisuudet ja työn sähköistyminen entisestään luovat merkittävää ajansäästöä työhön. Uusien toimintatapojen ja järjestelmien omaksuminen ottaa oman aikansa organisaatioissa, mutta tuo pitkällä tähtäimellä toivottuja säästöjä, kun resursseja pystytään vapauttamaan muuhun käyttöön.
Me CGI:llä panostamme tuotteidemme laatuun, ja tarjoamme myös mielellämme konsultointia tulevaisuuden palkkahallinnon tehostamisen tueksi. Kehittämishankkeiden – isojen tai pienten – kohdalla saattaa helposti tulla tunne, että on haastava arvioida mistä kannattaisi lähteä liikkeelle. Tässä kohtaa me tulemme apuun. Jos siis mieleen tulee kehittämiskohde, jossa voisimme olla avuksi, niin kartoitetaan yhdessä tilanne ja etsitään ratkaisu.
Kirjoittajasta
Milla Hiitelä
Konsultti
Olen Milla Hiitelä ja toimin konsulttina yksityissektorilla CGI HR Palkat –tuotteen parissa. Käynnistys- ja kehittämisprojektit ovat lähellä sydäntäni, ja nautin asiakasrajapinnassa toimimisesta. Omaan vuosien kokemuksen palkanlaskennasta eri asiakas- ja tilitoimistoympäristöissä, joka osaltaan tukee nykyistä tehtävääni ...
