Lohjan kaupungille oli kertynyt huomattava määrä dokumentteja tiedostopalvelimille. Osa tiedostoista oli hyvinkin vanhoissa tiedostomuodossa, kuten 1980- ja 1990-luvun vaihteesta WordPerfect-ohjelmasta tallennettuja dokumentteja.

Ymmärrettävästi näin suuren tiedostomassan sisältöjen analysointiin ei ollut resursseja, mutta se oli tehtävä muun muassa henkilötietoja koskevan sääntelyn mukaisuuden varmistamiseksi.

”Haimme kustannustehokasta ratkaisua, jonka avulla voitaisiin saada selville nykytilanne ja varmistaa tietojen sääntelynmukainen käsittely myös jatkossa”, kertoo Mikael Puusa, Lohjan kaupungin tietohallintopäällikkö.

 

Älykäs automaatio teki kuukausien työn hetkessä

CGI kehitti tiedostojen analysointiin avoimen lähdekoodin sovelluksiin perustuvan modulaarisen ohjelmistorobotiikan ratkaisun, jossa hyödynnetään tekstianalytiikkaa.

”Tiedostopalvelimet saatiin vastaamaan uudistunutta GDPR-sääntelyä nopeasti ilman merkittävää henkilötyötä. Lisäksi saimme laajan näkyvyyden tiedostopalvelimen sisältöihin. CGI ymmärsi tarpeemme erittäin hyvin ja haki aktiiviesti parhaan teknisen ratkaisun haasteeseen”, Puusa kiittelee.

Ratkaisua kehitettiin ja pilotoitiin yhteistyössä Lohjan tietohallinnon ja tietosuojavastaavan kanssa. Projektin myötä Lohja sai laajan näkyvyyden tiedostopalvelimen sisältöihin. Muokkaus- ja luontipäiviä voidaan jatkossakin hyödyntää arkistoinnin ja poistojen suunnittelussa. Löydetyt poikkeamat korjattiin nopeasti ja asukkaiden tietosuoja on takuulla turvattu.

Ratkaisu tukee jatkuvaa seurantaa, uudet ja muuttuneet tiedostot voidaan tarkistaa päivittäin automaattisesti. Tulevaisuudessa ratkaisua voidaan laajentaa helposti myös muilla tekoälytoiminnoilla.

Lisätietoja
Tuomo Pursiainen
Director Consulting, Intelligent Automation
CGI
Lähetä Tuomolle sähköpostia

 

Haluatko uusimmat asiakastarinamme jatkossa suoraan sähköpostiisi? Tilaa tulevaisuuden kunta -uutiskirje!