Maatalousyrittäjien eläkelaitos on sähköistänyt ydinliiketoiminnan funktionsa. Samalla se pyrkii täysin paperittomaan eläkevakuuttamisen palveluun ja asiakashallintaan. Rondo valikoitui ratkaisuksi julkisen hankintalain mukaisen kilpailutuskierroksen perusteella.

Arja Raatikainen

Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela tarjoaa viljelijöille, kalastajille, poronhoitajille ja metsänomistajille sekä apurahansaajille monipuolista turvaa eri elämäntilanteissa.

Melan ydintoimintaan liittyy paljon vakuuttamiseen, eläkkeisiin ja tapaturmiin liittyvää paperityötä. Uudistuksen lähtötilanteessa tiedot olivat suurelta osin paperitulosteita, joiden säilyttämiseen ja käyttämiseen liittyy haasteita.

Arkisto on integroitu osaksi operatiivista asianhallintajärjestelmää, mikä yksinkertaistaa dokumenttien käsittelyä.
– Arja Raatikainen, Maatalousyrittäjien eläkelaitos

"Halusimme yksinkertaistaa dokumenttien käsittelyä. Samanaikaisesti pitää luonnollisesti huolehtia siitä, että kaikki asiakirjojen arkistointia koskevat lakisääteiset velvollisuudet täyttyvät", Melan tietohallintopäällikkö Arja Raatikainen kertoo.

Integroitu asianhallinta ja arkisto

Ratkaisuna oli integroida Rondon arkisto osaksi operatiivista asianhallintajärjestelmää.

"Käyttäjät pääsevät suoraan asianhallintajärjestelmästä tarvittaessa avaamaan myös arkistossa sijaitsevia dokumentteja yksinkertaisesti linkkiä painamalla. Käyttäjät eivät siis koskaan kirjaudu erikseen arkistoon. Suurin osa ei edes tiedä että asiakirjat sijaitsevat arkistossa", kehitysjohtaja Kimmo Pyhäjärvi CGI:ltä kertoo.

Hän korostaa, että vaikka käyttäjät pääsevät aineistoon kiinni suoraan sieltä, missä tietoa tarvitaan, asiakirja kuitenkin sijaitsee koko ajan keskitetysti hallinnoidussa arkistossa. Näin samaa tietoa ei ole tarvetta monistaa.

Raatikaisen mukaan uudistus on nopeuttanut Melan prosesseja ja säästänyt merkittävästi työtä.

"Myös asiakirjojen säilyttäminen on standardoitu. Varautuminen ongelmatilanteisiin ja jatkuvuuden varmistaminen kuuluvat peruspalveluun. Näiden toimivuutta on myös testattu, mikä lisää luottamusta järjestelmän toimivuuteen myös ongelmatilanteissa.", Raatikainen korostaa.

 

Lisätietoja:
Kimmo Pyhäjärvi
Rondo-ratkaisut, CGI
050 394 9567

 

Lataa automaatio-opas ja ota selvää, mitä toimintoja ja työtehtäviä on mahdollista kehittää prosessien automatisaatiolla.