Primary tabs

Kielo Office Solutions on toimitiloja sekä kokous- ja saunatiloja vuokraava, kasvava ja innovatiivinen suomalainen kiinteistöyhtiö. Kielon toimitiloissa Jyväskylässä toimii yli 220 yritystä Innovan ja Ylistönmäen laadukkaissa toimistorakennuksissa.

– Haluamme tarjota kaupungin parhaat puitteet yritysten kasvulle ja verkostoitumiselle. Kielon toimintamalli antaa asiakkaillemme mahdollisuuden keskittyä omaan liiketoimintaansa, ja me huolehdimme kaikista yritysten toimintaympäristössään tarvitsemistaan palveluista, lupaa Jyväskylän liiketoimintayksikön johtaja Olli Peltokoski.

Jyväskylän toimitilojen siirryttyä Kielo Office Solutionsin haltuun, edessä oli digitaalisesta näkökulmasta tiukka kuuden kuukauden siirtymäaika. Omistajan vaihtuminen merkitsi mittavia muutoksia koko ICT-ympäristöön, koskien työasemia, käyttöjärjestelmiä, dokumentinhallintaa, asiakkuudenhallinta-, videoneuvottelu-, kokousvaraus- ja vuokranhallintajärjestelmiä, websivustoa, mobiiliratkaisuja sekä tietoliikenneyhteyksiä. Käytännössä myös asiakkuudenhallintajärjestelmän toteutus piti aloittaa täysin alusta.

– Lähtökohtamme oli, että muutosten on tapahduttava asiakkaiden näkökulmasta mahdollisimman häiriöttömästi. Palveluiden tuli olla valmiita siirtymäaikana sekä tarjota käyttäjilleen entistä parempi asiakaskokemus. Lisäksi edessä oli niin datan siirtämistä järjestelmistä toiseen kuin järjestelmien integraatioita. Alustoissa siirryimme pilviratkaisuihin, ja asiakkuudenhallintajärjestelmäksi valintamme oli MS Dynamics 365 Customer Engagement. Tarvitsimme luovan, asiakaslähtöisen ja liiketoimintanäkökulman ymmärtävän kumppanin, joka kykenisi ottamaan vastuun kokonaisuudesta sekä vastaamaan aikatauluhaasteeseen. Neuvottelujen jälkeen yhteistyökumppaniksi valikoitui CGI, Peltokoski jatkaa.

Nopeasti ja ketterästi

Määrittelyvaiheessa CGI auttoi löytämään oikean toimintamallin tavoitteiden saavuttamiseksi. Projekti päätettiin aloittaa kriittisin tarve edellä, ja sen jälkeen kehityskohteiden edellyttämässä järjestyksessä – liiketoimintatarpeet, aikataulu ja resurssit huomioiden. Ykkösprioriteetti oli asiakastiedon siirtäminen uuteen järjestelmään. CGI:n ratkaisu sisälsi sekä tarvittavan datan siirrot vanhasta CRM-järjestelmästä uuteen pilvipalveluun että tarvittavat integraatiot Kielo Office Solutionsin muihin järjestelmiin. Lisäksi asiakkuudenhallinta tuli mukauttaa kiinteistöalan erityistarpeita vastaavaksi. D365CE:n osalta projekti kesti vain kaksi kuukautta. Tekemisessä korostui molemminpuolinen ja avoin kommunikaatio sekä CGI:n läheinen palvelu.

– Kiitos CGI:n, pääsimme nopeasti liikkeelle keskittymällä oikeisiin asioihin. Lisäksi CGI onnistui toteuttamaan muutokset ilman palveluhäiriöitä. Asiakkaillemme uusi järjestelmämme merkitsee entistä nopeampaa tavoitettavuutta sekä monipuolisempaa palvelua, muun muassa koska asiakasdatasta saadaan enemmän irti. CGI:n kokonaisosaaminen vakuutti. Kriittisessä vaiheessa CGI:n laajat resurssit skaalautuivat joustavasti ylöspäin ja siten varmistimme, että käyttöönotto ja mukautukset pystyttiin viemään läpi haastavan aikataulun puitteissa. Seuraavaksi alamme suunnittelemaan CGI:n kanssa yhteistyömme jatkoa järjestelmäkehityksen ja markkinointiautomaation osalta, Peltokoski toteaa.

Asiakashyödyt

  • Liiketoiminnan käynnistäminen tehokkaammalla mahdollisella tavalla – enemmän hyötyä asiakasdatasta.
  • Lisää asiakastyytyväisyyttä – kiinteistöalan tarpeita vastaavaksi muotoiltu asiakkuudenhallintajärjestelmä mahdollistaa tietoturvallisen, tehokkaan ja entistä läheisemmän palvelun.
  • Kustannustehokkaasti maaliin – asiakkuudenhallinta valmiiksi kahdessa kuukaudessa, Kielo Office Solutionsin palvelun jatkuessa keskeytyksettä.
  • Uudet resurssit joustavasti käyttöön, laajat mahdollisuudet palvelukehitykseen – kokonaisvastuu yhdeltä toimittajalta nyt ja tulevaisuudessa.