Tiukan analyysin ja vertailun jälkeen Rondo piti ykköspaikkansa. Hesburgerin 370 erillisten ja viidessä eri maassa toimivien yhtiöiden kaikki ostolaskut kulkevat yhden ja saman Rondon kautta.

Hesburger ja Salmela-yhtiöt luottavat CGI:n Rondoon

"Halusimme nopeuttaa ja tehostaa taloushallintoa. Käytännössä tämä tarkoittaa lisää automatisoituja toimintoja, jotka vähentävät manuaalista työtä", Henrik Kiviluoto tiivistää. Hän toimii controllerina Megavest Oy:ssä, joka vastaa muun muassa Hesburger-konsernin ravintoloiden ostolaskujen kierrosta ja arkistoinnista.

Rondo osoittautui olevan markkinoiden johtava ratkaisu – edelleen.

Henrik Kiviluoto, Megavest Oy

"Rondolla on meillä valtava määrä käyttäjiä. Alan luonteeseen kuuluu, että kun laskuja tarkastavat ravintolapäälliköt lomailevat tai vaihtavat ravintolaa, heillä pitää olla aina sijainen. Heidän käyttöoikeuksien perässä pysyminen oli työlästä ennen nykyistä järjestelmää."

"Nyt ravintolapäällikkö pystyy merkitsemään sijaisekseen vain sellaisen henkilön, jolla on samat oikeudet. Sijainen perii samalla mahdolliset muut järjestelmän käyttöoikeudet ilman erillisiä ylläpitotoimia", Kiviluoto kertoo.

Kaikilla yhteinen käyttöliittymä

Kiviluoto pitää merkittävänä etuna sitä, että järjestelmän selainpohjainen käyttöliittymä on kaikille sama niin ravintoloissa kuin Turun pääkonttorillakin. Vain S-ryhmän pyörittämät Hesburgerit sekä toiminnot Venäjällä, Ukrainassa, Valko-Venäjällä ja Saksassa eivät ole järjestelmässä mukana.

"Vaikka ravintolat ovat erillisiä yrityksiä, hoidamme niiden taloushallinnon keskitetysti. Laskuvolyymit ovat valtavia ja tehokäyttäjiä järjestelmällä on pääkonttorilla nelisenkymmentä."

Paperilaskujen digitointi automaattiseksi

Ravintola-alalla on tavaratoimittajina edelleen paljon pienyrittäjiä, jotka eivät ole vielä siirtyneet sähköiseen laskutukseen. Tämä tarkoittaa Hesburgerin kokoiselle toimijalle runsaasti manuaalisia skannauksia.

"Monet yhtiöt vaativat tavaratoimittajiltaan verkkolaskutusta. Mekin olemme jo aikaisessa vaiheessa siirtyneet sähköisiin laskuihin, mutta omilta toimittajiltamme emme ole sellaista vaatineet", Kiviluoto kertoo.

Automaatiota halutaan kuitenkin lisää.

"Olemme parhaillaan ottamassa käyttöön lisäominaisuutta, joka ohjaa sähköpostin liitteenä tulevat laskut automaattisesti Rondoon. CGI:n kanssa kehitämme kokonaisuutta muutenkin varsin hyvässä yhteistyössä. Yhteisissä palavereissa käydään läpi myös meidän kehitysehdotuksia."

Vaihtoehdot erityisvertailussa

Vuonna 2014 Megavest tutki ja vertaili markkinoilla olleet vaihtoehdot.

Helppo laajennettavuus oli yksi avainkriteereistä – yhtiö kun aikoo laajentua jatkossakin niin kotimaassa kuin maailmalla. On tärkeää, että Hesburger pystyy ottamaan uudet ravintolat mukaan järjestelmään ilman toimittajan apua.

"Kattavan vertailun tuloksena päädyimme päivittämään Rondon uusimpaan versioon. Rondo osoittautui olevan markkinoiden johtava ratkaisu – edelleen. Aiemmin olimme laajentaneet yhteistyötä CGI:n kanssa valitsemalla sen myös verkkolaskuoperaattoriksemme", Kiviluoto kertoo.

 

Lataa automaatio-opas ja ota selvää, mitä toimintoja ja työtehtäviä on mahdollista kehittää prosessien automatisaatiolla.