Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut otti koko henkilöstölleen käyttöön Mobilog -toiminnanohjausjärjestelmän, jonka avulla 300 liikkuvaa työntekijää voi nähdä kaikki tarvittavat tiedot työtehtävistään sekä raportoida toteutuneet työtunnit.

HY247 on Helsingin yliopiston in-house yhtiö, joka vastaa Helsingin yliopiston noin 300 kiinteistön kiinteistöpalveluista. Palveluihin kuuluvat rakennuttamispalvelut, asiantuntijapalvelut, ylläpitopalvelut ja siivouspalvelut. HY247 hankki koko henkilöstölleen Mobilog-toiminnanohjausjärjestelmän, jonka avulla liikkuvat työntekijät voivat nähdä kaikki tarvittavat tiedot työtehtävistään sekä raportoida toteutuneet työtunnit.

Asiakkaamme haaste

HY247 tarvitsi modernin järjestelmän, jolla 25 esimiestä voi suunnitella, seurata ja raportoida noin 300 työntekijän työvuoroja ja työmääräyksiä entistä järkevämmin.

Yhtiö halusi samalla välineen, jolla se voi kohdistaa työtekijöiden työaikaa 300 eri kiinteistön kesken ja saada kiinteistökohtaisia tietoja entistä paremmin.

Järjestelmän kakkosvaiheen tavoitteena on muun muassa Mobilogin integroiminen yhtiön palkkajärjestelmään sekä raportointijärjestelmiin.

Ratkaisumme

Mobilog on helppokäyttöinen mobiili toiminnanohjausratkaisu, johon sisältyy työnohjaussovellus esimiehille ja työnohjaajille sekä mobiilisovellus kenttätyöntekijöille.

Mobilogin avulla työtehtävien ennakkosuunnittelu, muokkaus ja siirto henkilöltä toiselle on nopeaa. Samalla siirtyy kaikki tehtävään liittyvä tieto järjestelmästä työtekijän mobiilisovellukseen. Työntekijöiden työmäärä on myös helppo pitää tasapainoisena ja reiluna.

 Mobiilisovelluksessa kaikki työtehtävät ovat visuaalisesti näkyvillä. Liikkuvat työntekijät voivat nähdä kaikki tarvittavat tiedot työtehtävistään, sekä raportoida työn ja työajan toteumat.

Johdolle Mobilog tuo läpinäkyvyyttä ja täsmätietoa päätöksentekoa varten. Sen avulla on helppo mitata tehokasta työaikaa, seurata kiinteistökohtaisia tunnuslukuja, kustannuksia sekä luoda aiempaa tarkempia kannattavuuslaskelmia.

Menestystarina

Mobilog helpottaa niin esimiesten kuin työntekijöiden työtä.  Järjestelmän avulla omistaja vieläpä saa entistä täsmällisempää raportointia.

Kaikki esimiesviestintä tapahtuu nyt yhden ja saman sovelluksen kautta. Henkilöstöturvallisuus paranee, kun esimerkiksi varoitukset mahdollisista vaaratilanteista saadaan välittömästi kaikille samassa tilassa oleville. Työntekijät ovat ottaneet kännykkämaailmaan siirtymisen hyvillä mielin vastaan. Työtekemiseen liittyvä tieto kulkee kaikilla taskussa.

HY247:n hallintojohtaja Sari Hänninen

Mobilogin myötä voi suunnitella paremmin työvuoroja siten, että päällekkäisiä työvuoroja tai lisäresursseja ei tarvita palvelujen tuottamisessa.

Miksi CGI?

Meillä oli tavoitetila selvillä. Me ja omistaja haluamme seurata, miten tuotamme palvelumme kustannustietoisesti yliopistolle. Tutustuimme useisiin vaihtoehtoihin ja saimme parhaan. Mobilogin avulla pystymme muuttamaan ja kehittämään toimintojamme myös tulevaisuudessa joustavasti.

Hallintojohtaja Sari Hänninen

 

Tavoitteemme

Mobilogilla on Suomessa yhteensä noin 18 000 käyttäjää yli 30 eri organisaatiossa.

"Useat asiakkaamme ovat aiemmin toimineet Excelien ja puhelinrinkien viidakossa. Mobilog -järjestelmä tarjoaa työkalut työtehtävän suorittamiseen laadukkaasti. Työvuorojen suunnittelu ja muokkaaminen esimerkiksi sairastapausten tai sijaisjärjestelyjen yhteydessä käy nopeasti ja vaivattomasti, työnohjaajat tietävät reaaliajassa, kuinka työt etenevät." Mobilogin tuoteomistaja Vili Urpilainen sanoo.

"Kun vanhat kynä ja paperi -systeemit digitalisoidaan, toiminnan laatua ja kehittämistä on mahdollista seurata ja mittaroida kokonaan uudella tasolla. Mobilogin avulla organisaatio pystyy muuttumaan tehokkaaksi palvelun tuottajaksi."

Järjestelmän toimivuuden takeena on CGI:n pitkä kokemus kehittyneistä pilvipalveluympäristöistä.

Webinaarissa Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut kertoo, kuinka he tekivät kiinteistöhuollosta joustavaa toimintaympäristössä, jossa tapahtuu jatkuvasti muutoksia.

 

Webinaari