Henkilöstön suunnittelu ja kehittäminen perustuvat Pirkanmaan sairaanhoitopiirin (PSHP) strategiaan, jonka päämääränä on osaamistasoltaan sairaanhoitopiirin tavoitteita vastaava henkilöstö. Suuressa organisaatiossa tehtävän haasteellisuutta lisäävät työvoiman eläköityminen sekä terveydenhuollon tuottavuusvaatimukset, jotka noudattavat yleisesti julkisille palveluille asetettuja linjauksia.

– Sairaanhoito on tyypillinen julkisen sektorin palvelu, jonka kustannuksia kasvattavat erikoissairaanhoidon teknologia ja alan työvoimavaltaisuus. Tietotekniikkaa hyödynnetään laajassa mittakaavassa sairaanhoitopiirin toiminnan tehostamiseen, kertoo PSHP:n henkilöstön kehittämispäällikkö Raija Ruoranen.

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin ydintoimintojen sähköistyminen on näkynyt vuosien varrella muun muassa potilaiden hoidossa ja diagnostiikassa sekä palveluprosessien hallinnassa. Sairaanhoitopiirin henkilöstöhallinnon sähköisen asiointiratkaisun myötä noin 6 500 PSHP:n vakinaista työntekijää sekä 1 000 sijaista hoitavat sähköisen työpöydän kautta muun muassa työsopimuksiin ja matkalaskuihin liittyvät asiat.

Tilaa hoitotyölle

Hankkeen avulla Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä on onnistuttu vähentämään käsin tallennettavia vaiheita tietojärjestelmiin sekä parantamaan henkilöstöhallinnon yleistä tuottavuutta. Vuositasolla tuhansien työhakemusten ja kymmenien tuhansien poissaoloilmoitusten sähköisen käsittelyn on laskettu supistavan merkittävästi kyseisten toimenpiteiden edellyttämää vuosityöpanosta. Lisähyötyjä syntyy muiden rutiininomaisten kirjallisten töiden, kuten esimerkiksi sijaisvälityksen sähköistämisestä.

– Hankkeen yhteydessä kaikki henkilöstöhallintoon liittyvät prosessit käytiin tarkasti läpi. Samalla mietittiin, miten niiden sähköistäminen tukee PSHP:n toimintatapaa. Lopputulos näkyy nopeutuneena päätöksentekona, joka helpottaa organisaation sisäistä asiointia, sanoo Ruoranen.

Hän korostaa, että henkilöstöhallinnon sähköistäminen ei suoranaisesti heijastu hoitotyöhön ja siihen käytettävissä olevaan aikaan. Sen sijaan päällekkäisyyksien purku ja rutiinien automatisoiminen keventävät henkilöstöhallinnon prosesseja ja tuovat sitä kautta resurssisäästöjä. Henkilöstöhallinnosta vapautuvia resursseja voidaan siirtää hoitotyön resurssitarpeisiin lisäämättä työntekijöiden kokonaismäärää.

– Sijaisvälityksessä uuden järjestelmän aktiivinen käyttö helpottaa hoitotyön kohdentamista. Kun tuuraajia ei enää tarvitse tavoitella puhelimella, jää henkilökunnalle enemmän tilaa varsinaiseen hoitotyöhön keskittymiseen, Ruoranen kuvailee.

Palvelut yhdessä paketissa

PSHP hankki henkilöstöhallinnon ja henkilöstön kehittämisen yhtenä kiinteänä kokonaisuutena. Kuukausiveloitus kattaa kaikki järjestelmään liittyvät palvelut, sovelluksen, käyttöpalvelun ja sovellustuen sekä ensimmäisenä terveydenhuollon organisaationa myös pääkäyttäjäpalveluita. Kyseisen hankintamallin ansiosta Pirkanmaan sairaanhoitopiirillä on aina käytettävissään ajantasaiset sovellukset ilman lisenssi- ja laiteinvestointeja tai omaa tietotekniikkahenkilöstöä.

– Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä on pitkät perinteet tietohallinnon ulkoistamisessa. Sitä on tehty jo 1990-luvulta lähtien. Ostamalla palvelut ulkopuolelta meille jää enemmän resursseja varsinaisiin ydintoimintoihimme. Uskomme myös, että CGI panostaa järjestelmien kehittämiseen. Sitä kautta pysymme itsekin kehityksen kärjessä, perustelee Ruoranen.

Terveydenhuollon sähköistymisen tulevaisuutta arvioitaessa Ruoranen korostaa henkilöstöhallinnon merkitystä sekä siihen liittyvien resurssinhallinnan ratkaisujen ja hyvien raportointijärjestelmien tärkeyttä.

– Henkilöstöhallinto on tiedolla johtamista. Tietoa on kuitenkin paljon, joten sen käsittelemiseen tarvitaan analysointiin soveltuvia työkaluja. Esimerkiksi meidän sairaanhoitopiirissämme tehdään vuosittain noin puoli miljoonaa avohoitokäyntiä. Sellaisen tapahtumamäärän seuraamiseen ja organisointiin ei riitä pelkästään paperi ja kynä. tehtaassa ja miten tuote on kuljetettu myytäväksi Suomeen.

Juttu on alun perin julkaistu Ratkaisu-lehdessä 3/2013