Teemu Säilän blogikirjoitus
Kirjoittaja toimii sovellusulkoistusten kehitysjohtajana CGI:ssä

Ulkoistus on termi, jolla on ristiriitainen sointi. Suurelle yleisölle se tuottaa usein negatiivisia mielleyhtymiä henkilöstövähennyksistä. Liiketoimintajohdolle se kantaa yhtä aikaa viestiä sekä kustannustehokkuuden kehittämisestä että tuntemattomien riskien realisoitumisesta, jos ulkoistuksella ei saavutetakaan haettuja tuloksia.

Minulle ulkoistus tarkoittaa palvelutoimittajan johtamaa muutosta työn tehokkuuden nostamiseksi ja liiketoiminnan kannattavuuden parantamiseksi niin, että myös henkilökunnan tarpeet ja potentiaali on otettu huomioon.

Kokemukseni mukaan ulkoistukset ovat lopputulokseltaan positiivisia yrityksille, työntekijöille ja yritysten asiakkaille, kun

  • odotukset asetetaan realistisiksi
  • lähtötilanne kartoitetaan kattavasti
  • henkilöstöä kohdellaan tasavertaisesti ja tarjolla on kiinnostavia urapolkuja

Liiketoimintajohdon odotukset IT-organisaatioita kohtaan ovat viime vuosina muuttuneet radikaalisti. Odotusten kasvaessa osaamisen kehittämiseen ei ole kuitenkaan panostettu.

Kun yhtälöön lisätään vuosia jatkuneet säästötoimet yritysten IT-organisaatioissa, väitän, että lopputuloksena on saatu passivoituneita yksilöitä ja laskenutta työtehoa.

Siksi ensimmäinen askel onnistuneessa ulkoistuksessa on odotusten realistinen asettaminen. On ymmärrettävä, että pelkkä ihmisten vaihtaminen halvempiin ei riitä. Pitkäjänteisen hyödyn saavuttaminen edellyttää muutakin kuin vain työn siirtämistä kaukomaille.

Toinen askel on lähtötilanteen kartoittaminen paitsi teknologian myös henkilöstön ja toimintamallien kannalta. Tämä on syytä tehdä yhdessä ulkoistustoimittajan kanssa jo ennen tarjouspyyntöä. Kaikki ongelmat kun eivät poistu vain suoraviivaisella tarjouksella – niin houkuttelevalta kuin sellaiseen viittaava myyntipuhe saattaakin kuulostaa.

Kolmas ja erittäin tärkeä edellytys ulkoistuksen onnistumiselle on henkilöstön ymmärtäminen ja tukeminen muutoksessa. Isot muutokset eivät tapahdu hetkessä. Epävarmuus ja tiedonpuute luovat muutoksen keskellä ylimääräisiä paineita. Samaan aikaan uutiset vielä maalaavat kuvaa ulkomailta tulevista konsulteista, joita opastetaan aiemmin talon sisällä hoidettuihin tehtäviin, ennen kuin työt lähtevät heidän mukanaan kaukomaille.

Vaikka osa tehtävistä kannattaisikin siirtää edullisemman työvoiman maihin, CGI:n älykkään ulkoistamisen mallissa ei ole kyse irtisanomisten ulkoistamisesta: siirtyvä henkilöstö liitetään heti ensimmäisestä päivästä lähtien osaksi tiimiä. Autamme heitä ymmärtämään muutoksen syitä ja opastamme uusien urapolkujen rakentamisessa.

Jos IT-organisaatio on aiemmin ollut passivoiva tukifunktio, ulkoistuksen myötä siitä ja sen työntekijöistä tulee ydinliiketoimintaa: we run IT as a business

Ulkoistuksen mukana siirtyvälle osaajalle tämä tarkoittaa mm. osaamisen kehittämistä, kansainvälisiä verkostoja ja työskentelymahdollisuuksia myös muissa suurissa asiakkuuksissa – siis mahdollisuuksia oppimiseen ja kehittymiseen IT-ammattilaisena. Aina tarvitaan myös siirtyneiden osaajien historiaa: asiakaskohtaista liiketoiminta- ja järjestelmäosaamista sekä kontaktiverkostoa.

Älykkäästi toteutettu ulkoistus on keino nostaa IT-toiminnot välttämättömän tukifunktion roolista takaisin liiketoiminnan vauhdittajaksi. Kyse on kokonaisvaltaisesta transformaatiosta, jossa otetaan huomioon ihmiset, teknologia ja toimintamallit.

Blogikirjoitus on alun perin julkaistu Talouselämän kumppaniblogissa 31.1.2014