Primary tabs

Oma muutoskyky kenttätestiin

Lassila & Tikanoja aloitti mittavan kulttuurimuutoksen ja valtakunnallisen kehitysohjelman uudistamalla tuhansien liikkuvien työntekijöidensä työaikatiedon käsittelyn. Ketterien testausmenetelmien avulla yhtiö haastoi uudet mobiiliratkaisut. Tiukkaan happotestiin päätyi myös organisaation oma muutoskyky.

Työaikatiedon käsittelyn ja toteumatiedon raportoinnin automatisointi on keskeinen osa Lassila & Tikanojan työvoiman hallintaan liittyvää laajamittaista kehitysohjelmaa. Päämääränä on varmistaa, että yhtiöllä on oikea määrä osaavaa henkilökuntaa oikeaan aikaan, oikeassa paikassa ja oikeaan hintaan.

Potentiaalisen ratkaisun ympärille syntyi kiinnostava liiketoimintamalli, jota L&T halusi nopeasti – ja perinteistä projektia kevyemmin – lähteä tutkimaan kenttäolosuhteissa. Uusille näkökulmille ja mahdollisuuksille haluttiin jättää riittävästi tilaa. Samalla L&T pääsi käytännössä testaamaan kahden vaihtoehtoisen palvelutoimittajan yhteistyökykyä, sitoutuneisuutta ja asiantuntemusta.

Suunnittele-tee-reagoi-opi

Proof of concept eli ns. POC-malli on hyvä tapa testata syvemmin hankittavan ratkaisun todellista tarvetta ja soveltuvuutta oikeassa käyttöympäristössä. L&T käynnisti yhdessä CGI:n kanssa kymmenen viikon intensiivisen projektin, jonka aikana testaustiimi arvioi ja katselmoi ratkaisun sopivuutta organisaation ja loppukäyttäjien tarpeisiin.

Ketterän mallin mukaisesti jokaisella iteraatiokierroksella työryhmät kehittivät ja tehostivat toimintatapojaan. Samalla oli mahdollisuus reagoida nopeasti oman organisaation esteisiin ja kentältä saatuun palautteeseen. Jo ensimmäisenä testipäivänä saatiin tärkeitä signaaleja omalta väeltä. Tärkeimmät panostuskohteet valikoituivat projektin edetessä ja ymmärryksen kasvaessa.

– Ei kukaan voi olla niin viisas, että pystyisi suunnittelemaan kaiken alusta lähtien. Perinteisessä, niin sanotussa vesiputousmallissa, jossa on selkeät suunnittelu-, määrittely- ja käyttöönottovaiheet, viisaus pitäisi olla jo alussa – ja kerralla pitäisi onnistua. Monen ison projektin lopussa voi olla hirvittävä jälkiviisastelu siitä, että miten tässä nyt näin kävi, Lassila & Tikanojan tietohallintojohtaja Harri Karjalainen pohtii.

Asioita voi pyrkiä suunnittelemaan hyvinkin tarkasti etukäteen, mutta POC:in idea on Karjalaisen mielestä nimenomaan se, että se antaa erinomaisen suunnittele-tee-reagoi-opi-mallin, jonka kautta voi jatkuvasti oppia lisää.

Oma muutoskyky koetuksella

Tarkoitus oli testata ratkaisua, joka tulisi tuhansien siivoustyöntekijöiden jokapäiväiseksi työvälineeksi keventämään hallinnollista työtä kentällä. Testaustiimi löysi itse asiassa jotain vielä arvokkaampaa. Se, että todellisuus ja mutu-tuntuma ovat niin kaukana toisistaan, oli suuri yllätys.

– Helposti keskitytään siihen, mikä systeemi sopisi meille parhaiten. Tärkein juttu meille oli kuitenkin testata oman organisaatiomme muutoskyvykkyyttä. Koko ketjun kaikkien portaiden sitouttaminen oli edellytys, jotta pääsimme eteenpäin,
Karjalainen toteaa.

Yhtiö on panostanut aikaisempaa enemmän muutosjohtamiseen, viestintään ja loppukäyttäjien tukeen. Kun kyse on toimintatapojen muuttamisesta ja yhtenäistämisestä, ei mikään tapahdu hetkessä.

Huolella testattu, puoliksi toteutettu

Testivaiheessa luotiin oppimisen kautta hyvä ymmärrys todellisista tarpeista, sopivista työvälineistä sekä tarvittavista tukitoimista. Kun suunnittelutyö oli tehty huolella, oli varsinainen käyttöönotto sujuvaa ja todella nopeaa. CGI toimitti neljäntuhannen loppukäyttäjän ratkaisun vauhdikkaassa tahdissa – neljässä kuukaudessa.

– Ilman POC-projektia emme olisi voineet olla niin määrätietoisia käyttöönottovaiheessa, Karjalainen toteaa.

Myös liiketoiminta alkoi saada nopeammin hyötyjä, kun palvelu otettiin siivouspalveluissa käyttöön suunnitellussa aikataulussa ja budjetissa. IT:n ja liiketoiminnan kumppanuus Ison projektin onnistumisesta Harri Karjalainen kiittää myös IT:n, henkilöstöhallinnon ja liiketoiminnan yhteistyöstä.

– Usein sanotaan, että IT- ja liiketoimintaväen välille pitäisi rakentaa hyvä silta, jotta yhteinen ymmärrys ja kumppanuus voisi löytyä. Me poistimme koko joen! Projektitiimissä töitä tehtiin aidosti yhdessä me-hengessä – riippumatta siitä mistäpäin organisaatiota kukin tuli. Meillä oli yksi yhteinen päämäärä, ja itse IT-ratkaisun toteuttamisen sijaan puhuimmekin enemmän business casesta ja tavoitteista.

Työaikailmoituksesta palkanmaksuun

Laki velvoittaa työnantajaa kirjaamaan työntekijöiden työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset. Keskeistä oli luoda automatisoitu ja selkeä prosessi työajan ja lisien ilmoituksesta palkanmaksuun. Manuaalinen työajankirjaus ja paperiset tuntilistat jäivät historiaan, kun siivouspalvelun työntekijät saivat vuoden 2014 alussa modernit työkalut, älypuhelimen ja helppokäyttöisen mobiilisovelluksen, Mobilogin. L&T on ristinyt järjestelmän SIMOksi eli siivouksen mobiiliksi työajankeruuksi.

Siivooja saa matkapuhelimeensa työmääräykset ja muut tarvittavat tiedot kullekin päivälle. Työvuoron aluksi ja lopuksi siivooja kirjautuu matkapuhelimellaan kohteeseen NFC-tunnisteen avulla. Ja kun tulevaisuudessa Mobilog-sovelluksen avulla ilmoitetut tunnit siirtyvät suoraan myös palkkahallintoon, virheiden määrä vähenee ja tiedonkulku nopeutuu entisestään.

Järjestelmän työnohjaussovelluksen avulla muutostilanteisiin reagoiminen, työn jakaminen ja työkuorman tasaaminen on entistä helpompaa. Työnjohtajien ja työntekijöiden tarvitsee käyttää huomattavasti vähemmän aikaa puhelimessa, kun he pystyvät viestimään toisilleen järjestelmän avulla. Lisäksi palvelutasoja voidaan seurata reaaliaikaisesti Noin kaksikolmasosaa kustannuksista on meillä henkilösidonnaisia. Hakemamme ratkaisu ei ole meille vain ’nice to have’, vaan liiketoiminnan ja kannattavuuden kannalta todella kriittinen järjestelmä, Karjalainen toteaa.

Työvoimavaltaisella siivous-, kiinteistö- ja ympäristöhuoltoalalla paineet toiminnan laadun ja tuottavuuden ohjaamiseen ja mittaamiseen kasvavat jatkuvasti.

Hallinnolliset työt valmiiksi kentältä

Siivouspalveluiden lisäksi yhtiö pohtii Mobilogin hyödyntämistä myös muille käyttäjäryhmille, kuten jätehuollon ja ympäristöpalveluiden väelle.

– Isona tavoitteena meillä on automatisoida koko hallinnollinen prosessi niin, että valtaosa rutiineista voitaisiin tehdä kentältä laskutusvalmiiksi, Harri Karjalainen visioi.

Artikkeli on alun perin julkaistu Ratkaisu-lehdessä 1/2015

Ratkaisu-lehden kotisivulle