Tietotyöläistä kuormittaa paitsi työ, usein myös työkalu. FlowIT-hanke tähtää toimivampiin tietojärjestelmiin julkisella sektorilla.

– Työhuoneeni on päässyt virpiytymään, naurahtaa Työterveyslaitoksen (TTL) erikoistutkija, psykologian tohtori Virpi Kalakoski.

Kalakosken huone on kuin oodi paperiton toimisto -ajatuksen mahdottomuudelle. Vinot paperipinot kuulemma odottavat juuri järjestämistä. Kuten paperitonta toimistoa, julkisissa organisaatioissa on pitkään odoteltu helppokäyttöisiä ja toimivia tietojärjestelmiä.

Kalakoski johtaa Tekesin rahoittamaa strategista FlowIT – Virtaa IT-hankintoihin -tutkimusavausta. Hankkeen tavoitteena on helpottaa tietojärjestelmien hankintaprosessia julkisissa organisaatioissa ja saada työpaikoille laadukkaita ja taloudellisesti kannattavia ratkaisuja.

Syyskuussa 2012 käynnistetty hanke kestää elokuun loppuun 2014. Päätoteuttajat ovat TTL ja Aalto-yliopisto. Mukana on asiantuntijoita eri aloilta. Fokus on uudessa teknologiassa ja sen ergonomiassa sekä uudenlaisissa työvälineissä.

Raskaita työkaluja

Tietojärjestelmä ei ole työvälineenä lapiota mystisempi. Sellainen lapio hankitaan, joka tarvitaan. Kalakosken mielestä onkin hämmästyttävää, että kun julkiseen organisaatioon aletaan hankkia tietojärjestelmää, mietitään lähinnä sitä, mistä saadaan edullisin järjestelmä.

– EU:n lainsäädäntö on muuttumassa, ja jatkossa esimerkiksi työntekijöiden työajan pystyy paremmin huomioimaan hankinnan yhteydessä kustannuksena. Aiemmin hankintaan on saanut laskea lähinnä järjestelmän hinnan.

Kalakosken mielestä se on vähän sama kuin jos ostettaisiin 50 kilon lapio, jossa on lapa kiinnitetty varren sivuun ja sanottaisiin, että ”lapioikaa tällä, saatiin se tosi halvalla”.

– Hankinta on silloin vain näennäisesti edullinen. Se hidastaa ihmisten työtä ja aiheuttaa tarpeettomia ongelmia.

Häly kuormittaa muistia

Kalakosken erikoisala on kognitiivinen psykologia. Hän on väitellyt eksperttien muistista ja kirjoittanut paljon ihmisestä tiedon käsittelijänä. Projektiin hän tuo tietoa ihmisestä tiedon käsittelijänä.

– Emme yritäkään pistää ihmistä tekemään jotakin, mikä vaatisi enemmän kuin kaksi kättä – tai sitten pitää olla väline. Sen sijaan pystymme pitämään kerrallaan korkeintaan kolme tai neljä asiaa työmuistissa aktiivisena, mutta sitä ei huomioida työelämässä, koska se ei näy ulospäin, Kalakoski sanoo.

Hänen mukaansa FlowIT-hankkeen visiona on muuttaa julkisten organisaatioiden tietojärjestelmät aidosti työvälineiksi, eivätkä tarpeetonta aivojen kuormittumista aiheuttaviksi kiusantekijöiksi, jollaisia ne nyt valitettavan usein ovat.

– Tavoitteena on, että tietotyö on kymmenen vuoden päästä sujuvaa, eikä kukaan oikeastaan huomaa järjestelmiä.

Juttu on alun perin julkaistu Ratkaisu-lehdessä 1/2013