CGI Suomen blogi
Samu Paajanen

Tuomiopäivä toimistorutiineille – Ohjelmistorobotiikan lyhyt oppimäärä

Teollisuusrobotit poistivat rutiinityön tuotantolinjoilta. Nyt ohjelmistorobotiikalla (robotic process automation, RPA) poistetaan rutiinitehtäviä toimistotyöstä. Mitä se käytännössä tarkoittaa ja miksi sen hyödyntäminen yleistyy niin vauhdikkaasti?

Ohjelmistorobotit ovat ohjelmia, jotka ohjelmoidaan käyttämään toisia ohjelmistoja ihmisen puolesta. Jos esimerkiksi kaikki sähköpostiin tulleet tilauslomakkeet käsitellään samojen sääntöjen mukaan, voidaan robotti ohjelmoida tekemään tilausten käsittely ihmisen puolesta.

Mitä järkeä tässä on? Eikö ohjelmistot voisi suoraan tehdä niin, että kaikki toimisi mahdollisimman pitkälle automatisoidusti?

Voisi ja pitäisi, mutta yhdenkin asian tekemiseen saatetaan tarvita useita eri ohjelmistoja, jotka eivät osaa jutella keskenään. Prosessin automatisointi integroimalla järjestelmät toimimaan automaattisesti yhdessä on monessa tapauksessa liian kallis hanke toteutettavaksi pelkästään rutiinityön vähentämiseksi. Koska lähes kaikki toimistotyö kuitenkin tehdään tietokoneella, on aika kypsä ohjelmistorobotin kaltaiselle ratkaisulle.

 

openOhjelmistorobotiikan hyödyt säteilevät laajalle. Ja sen hedelmistä hyötyvät kaikki.close

 

Kaikki lähtee työprosessien kuvauksesta

Robottiautomaatio tehdään kuvaamalla työprosessi ja siihen liittyvät syötetiedot erittäin tarkasti. Tämä työohje ohjelmoidaan robotille, joka itse asiassa ei osaa muuta kuin noudattaa saamaansa ohjetta orjallisesti. Robotti on kuin äärimmäisen ahkera työntekijä, jolta puuttuu täydellisesti kyky soveltaa ja päätellä asioita.

Kun jokainen polku läpi työprosessin kaikkine mahdollisine poikkeuskäsittelyineen on näppäintasolla kuvattu, noudattaa tekee robotti saamaansa ohjetta kellontarkasti. Robotti ei koskaan tee virheitä. Jos ohjeessa on virhe, toimii robotti virheellisesti, mutta systemaattisesti, aina samalla tavalla. Robotti ei väsy, ei tarvitse taukoja eikä kyllästy.

Yrityksen prosesseja voidaan tehostaa monella tapaa. Perusjärjestelmien uusiminen ja integrointi, kuten jo todettiin, on tavoiteltua lopputulosta ajatellen periaatteessa aina parempi tapa, mutta usein liian kallis, hidas ja riskialtis. Prosessiautomaation toteuttaminen BPM-ohjelmiston (Business Process Management) avulla vähentää riskejä ja kustannuksia, mutta ei poista niitä. Ohjelmistorobotin toteutus ja käyttöönotto on kertaluokkaa halvempaa ja hyvin nopeaa.

Käyttöönotto riskitöntä ja helppoa

Kaikki suurimmat ohjelmistorobottien valmistajat toimittavat kehittyneet käyttöliittymät robottien ohjelmointiin. Varsinaista koodausta tarvitsee tehdä vähän tai ei lainkaan.
Jos esiselvitys robotisoitavasta alueesta on kunnolla tehty, ei robotin käyttöönottoon myöskään liity suuria riskejä. Ohjelmistorobotti ei nimittäin tyypillisesti tee asioita "konepellin alla". Sillä on käytössään samat lähtötiedot ja ohjelmistot kuin työtehtävää suorittavalla ihmisellä.

Miksi rakastumme robotteihin?

Ohjelmistorobotiikan hyödyt säteilevät laajalle. Ja sen hedelmistä hyötyvät kaikki.

Ohjelmistorobotit tuovat kustannussäästöjä ja tehostavat työntekoa vapauttamalla ihmiset aidosti tuottavaan työhön rutiinien pyörittämisen sijaan. Asiakaskokemus paranee vastausaikojen parantuessa ja inhimilliset virheet poistamalla. Usein myös työntekijöiden työtyytyväisyys nousee ja vaihtuvuus pienenee. Toimistolla yksikään työntekijä ei pidä rutiinityöstä.

Ohjelmistorobottien hyödyt ovat ilmeiset. Ja robotit ovat tulleet jäädäkseen.

 


 

Tutustu myös

Blog moderation guidelines and term of use