Teemu Veikkolainen

Tunne datasi - ethän kerää dataa vain keräämisen vuoksi?


On mahdotonta johtaa ja hallita, jos asiasta ei tiedetä tarpeeksi. Tämä sääntö pätee niin elämässä kuin liiketoiminnassa.

Datalla johdetaan liiketoimintaa

Jotta liiketoimintaa voidaan kehittää ja muutosta hallita, tarvitaan tarpeeksi tietoa organisaation sisältä. Tällöin tulee ainakin kolmen asian täyttyä: 1) data on luotettavaa, 2) tiedetään, mitä dataa on olemassa ja 3) miten se on käytettävissä.

 

Oma data haltuun

Data ei ole minkään arvoista, ellei se ole laadukasta. Esimerkiksi jos halutaan tietoa tietyn kohderyhmän myynneistä, on tähän tietoon pystyttävä luottamaan. Luotettavaa dataa voidaan tuottaa, kun on sisäisesti määritelty, miten kokonaisuus organisoidaan: kaikki tietävät omat roolinsa ja vastuunsa. Tämän lisäksi kaikki tietävät, kuka dataa kerää, mitä kerätään ja mihin tarkoitukseen.

 

openData ei ole minkään arvoista, ellei se ole laadukasta.close

 

Jotta ylipäänsä saavutetaan ymmärrys omasta datasta, tulee sillä olla omistajuus organisaatiossa. Omistajuus luo vastuun siitä, että asia on hallinnassa. Omistajuus datavarannoista eri järjestelmissä ei kuitenkaan synny ilman konkretiaa: jotta kerättyä dataa osataan käyttää oikein, tulee tietää, millaista tietoa on kerätty. Tietoa voi olla monenlaista: missä muodossa ja millaista data on, missä se on syntynyt, ketkä sitä ovat keränneet ja mistä kaikkialta sitä löytyy?

Datan yhdistämisen ja jakelun tulee olla mahdollisimman tehokasta. Näin data saadaan koko organisaation käyttöön. Esimerkiksi työntekijän perustietoja voidaan käyttää HR-järjestelmän ulkopuolella jopa 20 eri järjestelmässä. Nämä järjestelmät voidaan liittää tiedot yhdistävään CGI DataFlow Service -palveluun, jolloin palvelu huolehtii tiedon välityksestä järjestelmien välillä. Kaikki tieto on oikeassa paikassa ja kaikkien saatavilla. Tällöin dataflow on hallittu.

 


DataFlow on kuin liiketoiminnan KonMari

DataFlowta voidaan verrata konmaritukseen. KonMari-aatteessa on kyse siitä, että hankkiudutaan eroon turhista tavaroista ja pidetään jäljelle jäävät järjestyksessä. Näin on myös datan kanssa. Kaikissa organisaatioissa kerätään dataa, mutta datan jäsentäminen ja hyödyntäminen vaatii näkemystä, taitoa ja oikeat työkalut.

Jos organisaation data on levällään kymmenissä eri järjestelmissä, ei kukaan tiedä, mitä löytyy ja mistä. Samoja asioita tallennetaan moneen kertaan ja samoja asioita tehdään uudestaan ja uudestaan - ilman, että siitä on konkreettista hyötyä. Päinvastoin.

Käytännössä hallitsematon datan keruu voi näkyä esimerkiksi omien järjestelmien sekavuutena ja sekaisuutena sekä samojen asioiden moneen kertaan tallentamisena. Sama asiakas voidaan lisätä järjestelmään moneen kertaan tai pahimmillaan asiakas kirjautuu sisään aina uutena, ja voi jättää pahimmillaan esimerkiksi laskunsa maksamatta.

Hallitsematon dataflow voi näkyä myös suurina integraatiokuluina. Uuden järjestelmän käyttöönotossa 40 prosenttia kuluista on integraatioita ja/tai datan hallintaa. Sama kustannus toistuu aina hankittaessa uusi järjestelmä, vaikka jo kertaalleen tehtyjä asioita ei ole tarpeen tehdä uudestaan.

Kun dataflow on kunnossa, tieto liikkuu järjestelmien välillä ja data on relevanttia ja ajantasaista. Samalla luodaan organisaatiolle notkeutta toimia muutostilanteissa, ja muutosta on helpompi johtaa.

It-järjestelmien käyttöönottoa pitää perustella käytännön asioilla. Lopulta on kyse siitä, miten it voi auttaa johtamaan liiketoimintaa paremmin niin, että toiminta on tehokasta ja tuottavaa. Kun palveluntarjoaja on luotettava ja osaava, on eri organisaatioiden yhdistäminen turvallista.
Olisiko jo aika ottaa dataflow myös teidän organisaationne voimavaraksi? Lue lisää CGI:n DataFlow Service -palvelusta ja lataa alta eKirjamme Määrääkö muutos vai sen johtaja?

Lataa eKirja Toiminnanohjaus liiketoiminnan muutoksessa

Blog moderation guidelines and term of use