Lotta Riuttala

Suullisen hyväksynnän ja fyysisen allekirjoituksen välissä on herkkä ja sopimukseton tila

Suomalainen työntekijä viihtyy saman työnantajan palveluksessa keskimäärin hiukan yli kymmenen vuotta. Toisin kuin luullaan, työsuhteen pituus ei ole laskenut vaan jopa nousemassa. Kuitenkin on merkittävä ryhmä ihmisiä tai yrityksiä, joissa työntekijä vaihtaa työantajaa huomattavasti useammin. Ja vaikka työntantaja ei vaihtuisikaan, työsopimuksia päivitetään muuttuvissa olosuhteissa ja yritysten globalisaatiopyrkimysten pyörteissä.

Tulostettujen papereiden allekirjoittaminen perinteisellä kynällä saattaa pahimmassa tapauksessa estää koko rekrytoinnin.

Silloin kun työntekijä vaihtaa työntantajaa, työsopimuksen kirjoittamisen aikaikkuna on hyvin kapea.

Jos työantaja tarvitsee uuden työntekijän tammikuun ensimmäinen päivä, tämän pitää irtisanoutua vanhasta työstään kaksi viikkoa aikaisemmin. Hän ei puolestaan tee sitä sekuntiakaan ennen kuin nimet on papereissa. Sitä ennen työsopimus on saattanut yrityksen omista prosesseista johtuen kiertää useammankin pöydän päältä. Ja ennen kuin kaikki tämä on voitu tehdä, on työntekijälle pitänyt antaa alustava hyväksyntä.

Alustavan palkkauspäätöksen ja itse työsopimuksen allekirjoittamisen välinen aika on löysä hirsi kummallekin osapuolelle.

Vaikka Suomessa olemme tottuneet ääneen sanotun sanan voimaan, työsuhde on jotain niin suurta ja henkilökohtaista, ettei vanhaa työsuhdetta juuri irtisanota ennen kuin nimet ovat paperissa. Etenkin jos työntekijä ei ole varsinaisesti itse hakenut avointa paikkaa, vaan häntä ollaan lähestytty yrityksen head-hunterin puolelta, tilanne on hyvin arka.

 

Työntekijä voi sittenkin valita vielä toisin

Nyt kun työntekijä on henkisesti jo irtautunut vanhasta työnantajastaan, hän on erityisen herkkä ottamaan vastaan myös toisten työnantajaehdokkaiden tarjouksia.

On työnantajan etu lukita tilanne mahdollisimman nopeasti, etenkin tilanteissa, joissa työantaja ja työntekijä ovat eri paikkakunnilla. Paperin lähettäminen postissa kestää Suomessakin aina 1-2 päivää suuntaansa ja harva lähtee matkustaen hakemaan allekirjoitusta etenkään toiseen maahan.

Vanhakantaisen prosessin tylsä digitointi ei useinkaan ratkaise tilannetta vaan jopa lisää ongelmia. Papereiden tulostaminen, allekirjoitus, skannaus, uudelleentulostaminen, allekirjoitus ja uudelleenskannaaminen on hidasta, sekä synnyttää tietoturva- ja uskottavuusongelmia.

Jos dokumentit siirretään Rondon sähköiseen arkistointijärjestelmään, se voi myös lähettää allekirjoittajille kutsuilmoitukset allekirjoitusta varten. Järjestelmä varmentaa allekirjoittajan henkilöllisyyden ja lähettää dokumentin eteenpäin esimerkiksi suoraan palkanlaskentaan.

 

openSähköinen allekirjoitus nopeuttaa prosessia ja parantaa kummankin osapuolen asemia merkittävästi sopimustyypistä riippumatta.close

 

Työsopimusten lisäksi jokainen meistä on tehnyt jonkinlaisen sopimuksen asunnostaan. Etenkin opiskelijoiden vuokrasopimusten kohdalla on hyvin tyypillistä, että vuokralainen asuu toistaiseksi toisella paikkakunnalla. Joskus käy myös niin, että nuoren ihmisen mieli muuttuu ja koko vuokrausprosessi pitää aloittaa alusta ja asunto seisoo tyhjillään vaikka omistajan hoitovastikkeet juoksevat. Vuokralaisen kohdalla voi taas käydä niin, että täydellinen asunto vuokrattiinkin jollekin, joka pääsi nopeammin toimistolle.

Minkä tahansa sopimuksen sähköinen allekirjoittaminen lyhentää epäselvää sopimuksetonta tilaa ja päästää kummankin osapuolen nopeammin nauttimaan sopimuksen mukaisista palveluista.

Kiinnostuitko sähköisestä allekirjoituksesta ja Rondo Digital Signaturesta? Lue lisää Rondosta ja ota yhteyttä, niin kerromme sinulle, miten voit virtaviivaistaa organisaatiosi allekirjoitus- ja arkistointiprosesseja.

 

Tutustu myös


Lataa Rondo automaatio-opas

Blog moderation guidelines and term of use