Jenni Kylmäkoski

Räjähtikö budjetti? 6 vinkkiä ketterän hankkeen kustannusten kurissapitämiseen (Osa 1)

Ketteryydellä haetaan nopeutta, joustavuutta ja parempaa laatua tuotekehitykseen. Hankkeen edetessä mahdolliset suunnanmuutokset saattavat kuitenkin viedä kauas alkuperäisestä suunnitelmasta – etenkin, jos sille on asetettu budjetti. Miten pitää hankkeen kustannukset kurissa? Ensimmäisessä osassa käsittelemme miten budjetointia, tuotehallintaa ja tuoteomistajan roolia hyödynnetään parhaiten ketterässä hankkeessa.

6 vinkkiä kustannusten kurissapitämiseen

 

1. Luo joustava budjetointi

Ketterän hankkeen elinehto on liikkumisvara, johon kiinteät budjetit kiinnitetyllä sisällöllä eivät valitettavasti sovi. Miksi? Hankkeen alussa kaikki yksityiskohdat eivät ole selvillä, joten budjettikaan ei voi olla tarkkaan määritelty. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö kustannuksia pystyisi - ja pitäisi – hallita.

Ongelmat lähtevät usein liikkeelle perinteisestä vesiputousprojektin ajatusmallista: kustannukset, aikataulu ja sisältö halutaan tietoon heti. Ketterän kehityksen tulee ulottua kokonaisvaltaisesti koko tuotteen hallintaan, se ei ole vain kehitystiimin tapa hallita toteutustyötä. Hankkeen tai projektin liiketoimintaympäristölle on annettava lupa muuttua tuotekehityksen aikana.

 

openKetterän hankkeen elinehto on liikkumisvara, johon kiinteät budjetit kiinnitetyllä sisällöllä eivät valitettavasti sovi.close

 

Isojen kehityshankkeiden hallintaan suunnattu SAFe-malli suosittelee budjetoinnin nostettavan arvovirtatasolle, jolloin määrittely tehdään isommalle kokonaisuudelle yksittäisen hankkeen sijaan. Kun eri hankkeiden väliset prioriteetit ovat selvillä, yksittäisten tärkeiden hankkeiden kasvaneet kulut eivät kaada kokonaisbudjettia. Jos näin käy, prioriteetissa alempana oleva hanke joustaa ja kokonaisbudjetti pitää pintansa. Näin sisältö pysyy ketterästi hallinnassa! Lue lisää Lean budjetoinnin perusteista.

 

2. Pidä tuotehallinta aktiivisessa roolissa

Ketterä kehitys vaatii tuotehallinnalta aktiivista otetta, asiakkaiden hyvää tuntemusta ja rohkeutta tehdä tiukkoja päätöksiä. Helposti havittelemme käsiimme täydellistä versiota, vaikka ketterässä kehittämisessä pyritään löytämään ensivaiheessa mahdollisimman yksinkertainen toteutus (MVP, Minimum Valuable Product tai MLP, Minimum Loveable Product). Jos suunta on oikea, kehitystyö jatkuu. Tuotehallinnan tukena on Lean Startup –ajattelumalli, jossa iteratiivisesti haetaan oikea sisältökokonaisuus ratkaisemaan asiakkaan haaste tai arvolupaus.

Tärkeää on tehdä asioita oikeaan aikaan. Tuotehallinnan tulee ymmärtää toiminnallisuuksien arvo kokonaisuuteen nähden (loppukäyttäjät, riskien hallitseminen, uusien toiminnallisuuksien mahdollistaminen). Lisäksi tulee arvioida, onko jokainen toiminnallisuus kriittinen heti ensimmäisessä vaiheessa tai tarpeellinen ylipäätään – arviointi on tärkeää erityisesti vanhoja järjestelmiä uudistettaessa. Arvontuotannon maksimoimiseksi tulee ymmärtää tuotteen ja sen toiminnallisuuksien Cost of Delay (CoD), joka auttaa tuotehallintaa priorisoimaan toteutuksen oikein.

 

openJos suunta on oikea, kehitystyö jatkuu.close

 

 

3. Ota tuoteomistaja keskeiseksi osaksi tiimiä

Ketterässä kehityksessä tahtotila määritellään asteittain. Etukäteen tehtävän dokumentaation määrä usein minimoidaan, jotta tuotekehitystä ohjaavilta henkilöiltä jää aikaa ja keskittymistä onnistumisiin. Tuotehallinnan sekä erityisesti tuoteomistajan aktiivinen mukanaolo kehitystyössä, päivittäinen keskustelu kehitystiimin kanssa ja osallistuminen demoihin auttaa kaikkia osapuolia ymmärtämään sekä varmistamaan, että hankkeessa tehdään oikeita asioita oikeassa järjestyksessä. Tuoteomistajuus on 100% työtehtävä, ei vähäisemmällä prioriteetilla oleva lisätyö.

Tärkeä ohjenuora tuoteomistajalle ja tuotehallinnalle on Agile Manifesto, joka muistuttaa yksinkertaisuuden olevan kaiken perusta. Tuoteomistajalla pitää olla valtaa ja mahdollisuutta priorisoida ja ohjata työtä tämä huomioiden. Kustannuksien hallintaa tehdään kaikilla organisaation tasoilla.

Jatkamme vinkkejä muun muassa hankkeen eri vaiheisiin, asiantuntijoiden hyödyntämiseen ja optimointiin liittyen seuraavassa osassa ensi viikolla – pysykää kanavalla!

Kirjoittaja työskentelee CGI:llä ketterien menetelmien valmentajana, asiantuntijana ja kouluttajana. Jennin tavoitat osoitteesta jenni.kylmakoski@cgi.com.

Lue myös nämä:

Blog moderation guidelines and term of use