Risto Heikkilä

Ovatko yrityksesi tietojärjestelmät uhka vai mahdollisuus yritysjärjestelyissä?

Tietojärjestelmien ja tiedon merkitys on keskeinen jokaisessa yrityksessä, mutta silti tietojärjestelmiin liittyviä riskejä yritysjärjestelyissä ei huomioida riittävästi. Miten hyvin olet varautunut yleisimpiin tietojärjestelmiin liittyviin riskeihin?

Ovatko yrityksesi tietojärjestelmät uhka vai mahdollisuus yritysjärjestelyissä?

Digitaalinen tieto ja sen hallinta on yrityksille merkittävä pääoma, mutta siitä on tullut ja tulee koko ajan haastavampaa. Tietojärjestelmien määrä ja niiden merkitys on kasvanut. Myös kerättävän tiedon määrä on moninkertaistunut viimeisten vuosien aikana.

Vaikka teknologian kehittyminen on parantanut tietojärjestelmien integroitavuutta, on tietojärjestelmiin kiinnitettävä erityistä huomiota yritysjärjestelyä suunniteltaessa. Mitä tärkeämmässä roolissa tietojärjestelmät ovat ja mitä suuremman riskin ne muodostavat liiketoiminnan jatkumiselle, sitä perusteellisemmin niiden muutostarpeet ja käyttö on kartoitettava ja suunniteltava.

Olen osallistunut useisiin erilaisiin yritysjärjestelyihin, joissa olen päässyt aitiopaikalta tarkastelemaan, miten tietoon ja tietojärjestelmiin suhtaudutaan. Tässä muutamia keskeisiä havaintojani tietojärjestelmiin liittyvistä riskeistä ja niihin varautumisesta.

Yritysjärjestelyn onnistumisen uhkia

Tietojärjestelmät ovat usein tukifunktion roolissa yritysjärjestelyissä, mikä tarkoittaa sitä, että niillä on harvoin niin suuri vaikutus, että yritysjärjestelyn toteutuminen estyisi.

Silti niihin liittyvät riskit on syytä kartoittaa perusteellisesti, jotta varmistetaan liiketoiminnan jatkuminen sekä vältetään hallitsemattomat kustannukset.

Yritysjärjestelyissä tulee monesti esille nämä asiat, jotka aiheuttavat yllättäviä kustannuksia tai vievät oletettua enemmän aikaa. 

1. Globaalin yritysjärjestelyn riskien arviointi vie aikaa

Jos kaksi suurta yritystä yhdistyvät ja molempien toiminta on jakaantunut useisiin toimipisteisiin ja eri maihin, järjestelmistä tavallisesti löytyy toimipiste- tai maakohtaisia ratkaisuita. Tällöin tietojärjestelmien vaikutusten arviointiin on varattava enemmän aikaa kuin yksinkertaisissa tapauksissa.

Mikäli ostajayrityksen prosessit ovat globaalit, pitää myös kohdeyrityksen ottaa käyttöön nämä prosessit, jotka myös vaikuttavat valittuihin tietojärjestelmiin. Paikallisissa prosesseissa valinnanvapaus on suurempi, jolloin eri vaihtoehtojen osalta voidaan laskea business caset ja valita niiden perusteella parhaat mallit.

Joissain maissa tietojen säilyttämisvelvoitteet saattavat nostaa kohdeyrityksen hankintahintaa päällekkäisten järjestelmien ja lisäresurssien vuoksi. Myös tämän tyyppiset riskit on hyvä tunnistaa riskienarviointivaiheessa.

2. Räätälöidyt järjestelmät eivät taivu tarvittaessa

Jos yrityksellä on käytössä joustavia geneerisiä tietojärjestelmiä, niiden muuttaminen ja integrointi ostajayrityksen tarpeisiin on nopeampaa kuin räätälöityjen. Siksi liiketoiminnan keskeytymisen riski on pienempi silloin, kun käytössä on geneerinen tietojärjestelmä. Myös avoimen järjestelmän muuttaminen on edullisempaa kuin räätälöidyn tai itse kehitetyn.

Järjestelmien dokumentaatiota ei voi missään tapauksessa ohittaa oli sitten kyse itse kehitetystä, räätälöidystä tai geneerisestä järjestelmästä. Dokumentaatio on aina ratkaisevan tärkeää. 

3. Kenellä olikaan ne oikeudet?

Järjestelmien kehittäminen ja ylläpito unohtuu joskus yritysjärjestelyjen yhteydessä. Riskinä on, että uudessa tilanteessa kukaan ei yhtäkkiä tiedä, millä tahoilla ylläpito-oikeudet ovat. Olen törmännyt tilanteeseen, jossa yrityksen kehittämien järjestelmien IP-oikeudet (intellectual property) olivat vain osalla tekijöistä ja osittain yrityksen ulkopuolella.

Mikäli kohdeyrityksellä on käytössään tietojärjestelmiä, joita yritys on itse kehittänyt, on todennäköistä, että myös uudessa tilanteessa tarvitaan henkilöitä ylläpitämään järjestelmiä. Sama pätee kohdeyrityksen tarpeisiin räätälöityihin järjestelmiin, joiden suhteen on huomioitava järjestelmän kehittämisen ja ylläpidon tarpeet.

Varautumalla vähennät tietojärjestelmien riskejä

Johtuivatpa riskit sitten maakohtaisista vaatimuksista tai järjestelmien kehittämiseen ja ylläpitoon liittyvistä haasteista, kohdeyritys voi lieventää riskejä varautumalla ennakkoon.

Tällaisia ennakoivia järjestelyitä voivat olla:

1. Elinkaaren lopussa olevien järjestelmien ja sovellusten alas ajaminen.

  • Ajamalla alas elinkaaren lopussa olevia järjestelmiä, vältytään transitio- tai transformaatiosuunnittelulta sekä järjestelmien vaatimien palvelimien tai muiden laitteiden vaatimilta investoinneilta.

2. Käytössä olevien järjestelmien ja sovellusten luettelointi sekä parhaassa tapauksessa sovelluskatalogin päivittäminen.

  • Perusteellinen luettelointi auttaa löytämään päällekkäisyyksiä, jolloin voidaan säästää lisenssikustannuksissa.
  • Jos käytössä on useita samaan tarkoitukseen käytettäviä järjestelmiä, voidaan päällekkäisyydet karsimalla säästää myös loppukäyttäjäpalveluissa, kun ylläpidettävien järjestelmien määrä pienenee ja myös siihen tarvittavat resurssit riittävät paremmin.

3. IT-palvelua tuottavien henkilöiden listaaminen ja ansioluettelojen päivittäminen ajan tasalle helpottaa kohdeyrityksen ja ostajakandidaatin työtä Due Diligence -vaiheessa.

  • Avainhenkilöiden läpikäynti auttaa ymmärtämään tarvittavaa osaamisprofiilia ja myös varmistamaan sitä, että kriittiset tehtävät voidaan hoitaa yritysjärjestelyn aikana ja sen jälkeen. Luetteloinnista on hyötyä myös taloudellisesta ja juridisesta näkökulmasta.

Varautumisella ja ennakoivilla järjestelyillä voidaan minimoida riskit ja saadaan tietojärjestelmät nopeasti tukemaan liiketoimintaa uudessa tilanteessa. Tällöin yritysjärjestely on mielestäni onnistunut.

Onko sinulla muita keinoja minimoida tietojärjestelmien riskejä yritysjärjestelyissä? Kommentoi ja kerro keinoista alle!

Kirjoittaja työskentelee CGI:n Global Service Delivery Directorina sekä asiantuntijana yritysjärjestelyihin liittyvissä asiakascaseissa. Riston tavoitat osoitteesta risto.heikkila@cgi.com.

 


 


Tutustu myös:

Blog moderation guidelines and term of use