Toni Saarela

Onko sinullakin toiminnanohjausangsti?

Millä tolalla yrityksenne toiminnanohjaus on? Oli niin tai näin, uskallan veikata, että yrityksissä puhutaan nyt toiminnanohjausjärjestelmien uudesta sukupolvesta, kuten SAP S/4HANAsta.

Toiminnanohjaus on yrityksen operatiivisen ja strategisen toiminnan sydän, ja kun sitä lähtee uudistamaan, ollaan aina jännän äärellä. Mutta päivittää pitää, jotta pystytään reagoimaan digitalisaation ja nopeasti muuttuvan liiketoiminnan haasteisiin paljon nykyistä joustavammin. Monessa yrityksessä käy niin, että liiketoimintajohdon pyytäessä IT-osastolta suunnitelmia ja tiekarttaa, nousevat kädet pystyyn.

Uuden sukupolven toiminnanohjausjärjestelmien luvataan pienentävän IT-kustannuksia, tehostavan toimintaa sekä parantavan suorituskykyä ja käytettävyyttä. Loikka vanhasta uuteen on kuitenkin pitkä. Taustalla kaihertavat kysymykset kuten: miten iso teknologinen ponnistus uuteen ympäristöön siirtyminen on ja mitä vaiheita siihen liittyy sekä miten organisaatio hyötyy uudesta järjestelmästä ja miten investointi voidaan perustella?

 

Analyysin avulla mörkö muuttuu mahdollisuudeksi

Toiminnanohjausangstiin auttaa analyysi, joka tukee tulevaisuuden suunnittelua ja päätöksentekoa. Se kuvaa tarkasti yrityksen tai organisaation toiminnanohjausjärjestelmän nykytilan ja kertoo tavan, jolla kannattaa siirtyä uuteen järjestelmään. Lisäksi analyysi auttaa kartoittamaan järjestelmäpäivityksen mukanaan tuomia liiketoimintahyötyjä ja perustelemaan investoinnin organisaatiolle ja sidosryhmille.

Lopputuloksena syntyy selkeä kuvaus suositellusta muutosmallista, teknisestä toimintaympäristöstä, valmiudesta sekä toteutettavasta kokonaisratkaisusta jatkokehitysmahdollisuuksineen ja hyötyineen. Analyysi tuottaa tiedon nopeasti saavutettavista hyödyistä, mutta myös pidemmän tähtäimen kehitysmahdollisuuksista. Toteutukseen mahdollisesti liittyvät riskit avataan ja projektin aikataulusta tehdään ehdotus. Dokumentaation perusteella järjestelmähanketta on helppo alkaa suunnitella ja valmistella.

 

openAnalyysi tuottaa tiedon nopeasti saavutettavista hyödyistä, mutta myös pidemmän tähtäimen kehitysmahdollisuuksista.close

 

 

Tavoitteeksi parhaiten onnistunut ERP-projekti koskaan

Analysointikonsepti on jo näyttänyt kyntensä käytännössä. Helsingin yliopistolle tehty S/4HANA Assessment auttoi taloushallinnon järjestelmähankkeen kilpailuttamisessa. Vastaukset tarjouspyyntöihin olivat täsmällisiä ja määrämuotoisia ja siksi myös erittäin helposti keskenään vertailtavissa.

Lähtötilanne oli haastava: teknologia oli uutta, tiekartta puuttui eivätkä odotukset tulevalle järjestelmälle olleet selvillä. Analyysi kartoitti niin nykyiset prosessit kuin tulevat vaatimukset. Myös järjestelmäympäristöä tarkasteltiin, jotta saatiin selville tulevan järjestelmähankkeen teknologiset edellytykset ja vaatimukset sekä edessä olevat tehtävät.

Lopputuloksena asiakas sai suosituksen menetelmäksi, jolla järjestelmähanke on tehokkainta ja turvallisinta suorittaa. Lopputuotoksia voitiin käyttää kilpailutusvaiheen pohjana ja ne toimivat myös erinomaisesti itse hankkeen perustana ja työsuunnitelmana toteutettaville muutostöille.

Kaikkein tärkeintä on silti konkreettinen ja näkyvä lisäarvo asiakkaalle. Helsingin yliopiston kohdalla tämä tarkoitti sitä, että hanketta kuvattiin parhaiten onnistuneeksi ERP-projektiksi koskaan!

 

Hyvä suunnittelu on onnistuneen toteutuksen kulmakivi

Viime vuosien esimerkit ovat ehkä antaneet ymmärtää, että isot IT-hankkeet on tuomittu epäonnistumaan. Lohduttaisin sanomalla, että kunnollisen analyysityökalun avulla voidaan täysin turvallisesti paikallistaa järjestelmän kriittisimmät kohdat ja kohdistaa niihin erityistä huomiota. Ja kun pelot ja riskit on ensin tuotu esiin, ne on helppo voittaa. Hyvin suunniteltu on tässäkin suhteessa puoliksi tehty.

Tässä vielä näppärä muistilista toiminnanohjausjärjestelmän uusimiseen:

  1. Kartoita lähtötilanne prosessien ja teknisen ympäristön osalta huolellisesti
  2. Analysoi uuden järjestelmän ominaisuuksia ja liiketoiminnan vaatimuksia ja rakenna niistä organisaatiollesi business case 
  3. Tunnista riskit analysoimalla kriittisimmät toiminnot 
  4. Koosta itsellesi selkeä näkemys siirtymäsuunnitelmasta ja tavoitetilasta

Analyysin avulla liikkeelle päästään vaivattomasti ja tuloksia saadaan nopeasti, kuten Helsingin yliopiston esimerkki konkreettisesti osoittaa.

Kirjoittaja vastaa CGI:llä SAP-palvelujen tuotetarjooman kehittämisestä, ratkaisuista ja konsepteista. Tonin tavoitat osoitteesta toni.saarela@cgi.com.

 

Tutustu myös



Lataa ekirja: Määrääkö muutos vai sen johtaja?

Blog moderation guidelines and term of use