CGI Suomen blogi
Virpi Rowe

Näin saat jatkuvan kehittämisen Lean-periaatteet käyttöön IT projekteissa

Lean tunnetaan johtamisfilosofiana, jolla saadaan aikaan jatkuva kehittämisen virtaus. Lean-periaatteiden avulla optimoidaan toimitusprosessia poistamalla siitä kaikki hyötyä tuottamattomat toiminnot. Tavoitteena on ylivertainen asiakaskokemus ja laatu. Samalla pyritään minimoimaan tilauksesta toimitukseen kuluvaa läpimenoaikaa ja kustannuksia.

Lean on tuttu IT-hankkeista, joissa on käytetty ketteriä menetelmiä – tai ainakin pitäisi olla. Taustalla olevat arvot ja periaatteet kun ovat kummassakin hyvin samankaltaisia. Aina projektit eivät kuitenkaan onnistu. Aikataulu venyy ja kustannukset kasvavat.

Joistakin projekteista voi jo alkumetreillä tunnistaa katastrofin ainekset. Ongelmia syntyy erityisesti silloin, kun projektin sisältö jäädytetään ennenaikaisesti, priorisointikäytännöt ovat puutteelliset tai kommunikointi ja palautesyklit unohdetaan. Jos näiden lisäksi pyritään parantamaan tehokkuutta nostamalla resurssien käyttöastetta, joudutaan ojasta allikkoon. Keskeneräisen työn määrä kasvaa, syntyy jonoja ja välivarastoa, tehokkuus sekä motivaatio laskevat. Pian projekti on kierteessä, jossa projektipäällikkö takoo projektityökaluun uusia suunnitelmia toivoen minimoivansa viiveet. Viikonloput muuttuvat työpäiviksi ja työtä tehdään vuoroissa.

Lean-periaatteiden mukaisen toimintatavan tuominen IT-projekteihin edellyttää koko projektiorganisaation ajattelumallin muutosta – johto mukaan lukien. Arvontuoton maksimointi ei ole yksittäisen suunnittelijan tai testaajan tehtävä. Siitä vastaa yrityksen johto, tai vähintään projektissa liiketoimintaa edustava henkilö. Hänen tulisi priorisoida projektille asetetut tavoitteet ja tehtävät keskenään, jotta liiketoiminnan kannalta tärkeimmät asiat tehdään ensin valmiiksi, sitten vasta muut.

Aikataulujen ja kustannusten kurissapitäminen edellyttää hyvän priorisointimekanismin lisäksi näkyviä tuotoksia nopealla syklillä. Lean ajattelun mukaisesti pitää tehdä:

  • oikeita asioita,
  • oikeaan aikaan ja
  • oikean laatuisina.

 

openProjekteja ei kannata pakata täyteen vaatimuksia ja jäädä odottamaan vuodeksi lopputuloksia. Sen sijaan tulee lähteä nykytilanteesta ja rakentaa ratkaisu askel kerrallaan.close

 

Ensin rakennetaan minimitoiminnallisuus (MVP – Minimum Viable Product) ja sen päälle arvoa tuottavia osakokonaisuuksia. Inkrementaalinen toteutus lyhentää läpimenoaikoja ja vähentää vaihtelun, eli virheen määrää. Se myös pienentää riskiä.

Inkrementaalisen kehityksen tueksi tulee rakentaa nopeat palautesyklit. Tämä tarkoittaa loppukäyttäjien, asiakkaiden tai liiketoiminnan edustajien osallistumista projektin tuotosten läpikäymiseen ja hyväksymiseen.

Nopea palaute pienentää virheiden vaikutusta sekä lisätyön ja kustannuksen määrää. Samalla varmistetaan, että projekti kulkee kohti tavoitetta. Jos tavoite muuttuu projektin aikana, suunnan muutoksesta voidaan tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.

Jotta jonot ja välivarastot (esim. koodi joka odottaa testausta) eivät kasvaisi liikaa, keskeneräisen työn määrää tulisi kontrolloida WIP-rajoituksin (WIP = work-in-progress). Tiimityössä vastuu työn virtauksesta on koko tiimillä. Kun työssä syntyy pullonkaula (esimerkiksi vika, joka estää testauksen viemisen loppuun), tiimin tulisi ottaa vastuu siitä, että vika saadaan korjattua mahdollisimman nopeasti ja työ valmiiksi. Resursseja tulee siirtää sinne, missä pullonkaula ilmenee. Samanaikaisesti tulee rajoittaa uuden työn aloittamista, kunnes suma on selvitetty.

Jatkuvan työn virtauksen aikaansaaminen edellyttää, että projektin tavoite on selkeä kaikille projektissa työskenteleville henkilöille. Kun tavoite on kirkas ja prioriteetit kaikkien tiedossa, voidaan myös päätöksentekoa hajauttaa ja madaltaa. Nopea päätöksenteko kaikilla tasoilla edesauttaa virtauksen syntymistä. Kuljetaan kohti tavoitetta, nopeiden palautesyklien kautta ja pienin askelin.

 

Ilmoittaudu Agile2017-tilaisuuteen

 


 

Tutustu myös

Blog moderation guidelines and term of use