Näin ilmoitat tiedot helposti tulorekisteriin teknisen rajapinnan kautta

Kansalliseen tulorekisteriin voidaan toimittaa tietoja kolmen eri kanavan kautta: Sähköisen asiointipalvelun, teknisen rajapinnan tai ihan paperiprosessin kautta. Tässä blogissa kerromme, kuinka ilmoittaminen onnistuu tehokkaasti teknisen rajapinnan avulla.

Tekninen rajapinta on pääasiallinen kanava suurten aineistomassojen toimittamiseen. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan eri järjestelmien välille rakennettavaa integraatiota. Esimerkiksi palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille rakennetaan sähköinen yhteys, jolloin tiedot siirtyvät kahden sovelluksen välillä ilman manuaalista työtä.

Teknisen rajapinnan avulla tarvittavat tiedot voidaan ilmoittaa suoraan käytössä olevasta järjestelmästä tulorekisteriin ilman, että käyttäjän tarvitsisi siirtyä erilliseen tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun. Kun tiedot siirretään tulorekisteriin teknisen rajapinnan kautta, manuaalisten työvaiheiden määrä palkkatietojen ilmoittamisessa vähenee.

Hae ensin digitaalinen varmenne tietojen toimittamiseen

Teknisen rajapinnan kautta toimitettava aineisto tulee olla allekirjoitettu tulorekisterin myöntämällä digitaalisella varmenteella. Sillä tunnistetaan tulorekisterin teknistä rajapintaa käyttävä organisaatio sekä aineiston muuttumattomuus.

Varmenne myönnetään organisaatiolle, joka vastaa tietojen toimittamisesta tulorekisteriin tai jolla on oikeus saada tietoja tulorekisteristä. Eli kaikki asiakkaamme, jotka haluavat toimittaa tiedot suoraan järjestelmistämme tulorekisteriin, tarvitsevat varmenteen ja se täytyy toimittaa myös CGI:lle. Varmenteen avulla tulorekisteri tietää kenelle aineiston allekirjoitukseen käytetty varmenne kuuluu, jolloin tietyn aineiston tuottanut organisaatio voidaan jäljittää tulorekisterin tiedoista.

Digitaaliseen allekirjoitukseen sisältyy myös tarkistussumma, joka on laskettu koko aineiston sisällön perusteella. Jos aineiston sisältö muuttuu, allekirjoituksen tarkistussumma ei enää täsmää. Näin varmistetaan, että aineistoon ei pääse virheitä matkan varrella.

CGI tarjoaa apua varmenteen perustamiseen ja noutamiseen, mutta myös asiakkaan toimenpiteitä tarvitaan. Varmennetta voi hakea ainoastaan hakijaorganisaation nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö, kuten toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen, Katso-pääkäyttäjä tai toimihenkilö, jolla on yksinedustamisoikeus. Hakemukset jätetään 1.11.2018 alkaen tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun kautta.

Varmenteen perustaminen lyhyesti:

1. Asiakas sopii tulorekisterin kanssa palvelujen käytöstä sähköisen asiointipalvelun kautta
2. Varmennepalvelu lähettää tekniselle yhteyshenkilölle varmennepyynnön tekoa varten tarvittavat tiedot eli siirtotunnuksen & kertakäyttösalasanan (voimassa 14vrk)
3. Asiakas tai CGI muodostaa varmennepyynnön (WS-kutsu: CSR + siirtotunnus + kertakäyttösalasana)
4. Palvelukutsu palauttaa noutotunnuksen
5. Asiakas tai CGI muodostaa varmenteen noutopyynnön (WS-kutsu: noutotunnus)
6. Palvelukutsu palauttaa varmenteen

Lue lisää varmeenteen hakemisesta tulorekisterin sivuilta.

Näin tiedot siirtyvät tulorekisteriin CGI:n järjestelmistä

Julkaisemme vuoden vaihteen lähestyessä uusia versioita HR- ja palkkajärjestelmistämme. Versioihin on tehty mittavia kehitystöitä kansallista tulorekisteriä varten. Version päivitys on pakollinen, jotta tulorekisterin käyttöönotto on mahdollista. Jos et ole vielä saanut tietoa omasta järjestelmästäsi olethan yhteydessä asiakaspalveluumme!

Tarjoamme tulorekisterin tietojen välittämiseen teknisen rajapinnan kautta kolmea vaihtoehtoa: tiedot toimitetaan suoraan palkkajärjestelmästä, SiiriNet-tiedonsiirtopalvelun tai TYVI-palvelun kautta.

Tiedot suoraan palkkajärjestelmästä tulorekisteriin

CGI HR -palkkaratkaisujen suora liittymä mahdollistaa varmenteiden automaattisen uusimisen sekä aineistojen allekirjoittamisen ja lähettämisen. Liittymän avulla palkkajärjestelmään syötetty tieto voidaan siirtää teknistä rajapintaa pitkin tulorekisteriin automaattisesti, joten manuaaliset työvaiheet vähenevät ja työn tekeminen tehostuu. Varmenne uusitaan automaattisesti kahden vuoden välein.

Suosittelemme käyttämään suoraa liittymää CGI HR -palkkojen versioissa pa18.2 (CGI Palkat) ja po18.2 (Populus). Hae varmenne ja toimita se meille.

Tiedot SiiriNet-tiedonsiirtopalvelun kautta tulorekisteriin

CGI:n SiiriNet-tiedonsiirtopalvelun kautta tulorekisteri-ilmoittaminen hoidetaan automatisoidusti. Käytännössä SiiriNet-palvelun kautta tietojen siirto on asiakkaallemme yhtä helppoa kuin suoran liittymän käyttö palkkajärjestelmästä. SiiriNet huolehtii lähetyshetkellä aineiston allekirjoittamisesta asiakaskohtaisella varmenteella. Lähetettyjen tulorekisteri-ilmoitusten palautesanomat voidaan noutaa SiiriNetin avulla esim. palkkapalvelimelle tai sähköpostilla palkanlaskijalle. Varmenne pitää kuitenkin uusia kahden vuoden välein manuaalisesti.

Suositelemme SiiriNet-palvelun käyttöä, jos se on jo ennestään käytössä, esimerkiksi CGI HR -palkkojen fe18.2 (Fenix) versiossa ja CGI HR HIJAT-palkoissa se on paras ratkaisu. Myös osalle CGI HR pe18.2 (Pegasos) version käyttäjille SiiriNet on parempi ratkaisu kuin TYVI, varsinkin sijaismaksajilla, joilla lähetettäviä tiedostoja tulee paljon. Tällöin SiiriNet on parempi ratkaisu. Hae varmenne ja toimita se meille.

Tiedot manuaalisesti TYVI-palvelun kautta tulorekisteriin

Tulorekisterin ilmoitukset voidaan tehdä myös TYVI-palvelussa. Jos palvelu on jo sinulle tuttu Verohallinnon vuosi-ilmoitusten lähettämisen myötä, KATRE-option käyttöönotto on vaivatonta. TYVI-palvelusta voi lähettää tulorekisteriin palkkatietoilmoituksia, työnantajan erillisilmoituksia ja etuustietoilmoituksia tiedostomuotoisena (ei lomakemahdollisuutta). Palautesanomat palautuvat TYVI-palveluun luettavaksi ja tallennettavaksi. Lähettäminen on kuitenkin manuaalista ja jää käyttäjän vastuulle. Myös varmenne pitää muistaa uusia kahden vuoden välein manuaalisesti.

TYVI-palvelua voi käyttää kaikkien järjestelmiemme rinnalla ja sen käyttöä voi jatkaa tulorekisterin myötä. Suosittelemme TYVI-palvelun käyttöä esimerkiksi CGI HR -palkkojen versioissa pr18.2 (Prima) ja pe18.2 (Pegasos) sekä Sonetin palkanlaskennan ja Profio360-palkkojen käyttäjille. Hae varmenne ja toimita se meille. 

Sonet Premiumiin on tulossa oma tekninen rajapinta myöhemmin keväällä 2019.

Palkkajärjestelmistä muodostettavan tiedoston voi myös ladata tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun, jolloin teknistä rajapintaa tai varmennetta ei tarvita.

Oletko jo tilannut uutiskirjeemme? Klikkaa alta ja kuulet ensimmäisten joukossa uusimmat henkilöstö- ja palkkahallintoon liittyvät uutiset digitaalisesta HR:stä, kansallisesta tulorekisteristä ja muista muutoksista!