Kuinka helpotamme arkistoratkaisun käyttöönottoa tuotteistamalla?

Palkka- ja taloushallinnon aineistoille tuotteistetut Rondo arkistointipaketit nopeuttavat arkistoinnin käyttöönottoa. Lisäksi aineistojen arkistointi on entistä helpompaa, edullisempaa ja mutkattomampaa.

Ennen asiakas sai jopa kolme erillistä tarjousta arkistointiratkaisuista. Prosessi asiakastarpeen löytämisestä aina käyttöönottoon asti saattoi kestää kuukausia. Vaikka kyseessä olisi ollut CGI:n järjestelmä, josta aineistoa haluttiin arkistoida, tarjoukset usein lähtivät sekä palkka- tai taloushallintojärjestelmästä että Rondosta erikseen.

Käyttöönottoprojekteissa ratkaisu räätälöitiin asiakkaan haluamalla tavalla, johon tarvittiin erillinen määrittely. Tarve saattoi muuttua matkan varrella useaan otteeseen ja määrittelyjä jouduttiin muokkaamaan moneen kertaan. Ajankäytön kannalta koko prosessi oli todella hidas ja asiakas pääsi nauttimaan tilaamastaan toiminnallisuudesta vasta myöhäisessä vaiheessa. 

Tunnistettuamme aikasyöpöt prosessista, lähdimme kehittämään mahdollisimman monen asiakkaan tarpeisiin vastaavaa ratkaisua. Ratkaisu kehitettiin tiiviissä yhteistyössä palkka- ja taloushallinnonjärjestelmien parissa työskentelevien asiantuntijoiden kanssa. Näin saimme parempaa tietoa siitä, mitä asiakkaat haluavat arkistoida, jolloin tuotteistettuihin arkistointipaketteihin sisällytettiin juuri ne raportit.

Arkistointipakettien avulla asiakas pääsee nauttimaan ratkaisustamme paljon nopeammin kuin ennen.

• Pakettiin on sisällytetty kaikki kyseiseen toiminnallisuuteen liittyvät asiat käyttöönoton ja hinnoittelun osalta.
• Tarjousprosessi sujuu mutkattomammin, koska myös hinnoittelu on tuotteistettu.
• Tuotteistettuun hinnoitteluun on sisällytetty kaikki tarjoukseen liittyvät kustannukset ja asiakas näkee yhdeltä dokumentilta kaikki arkistoinnin käyttöönottokustannukset.
• Tarjousprosessi lyhenee ja käyttöönotto voidaan aloittaa nopeammin.

Käyttöönotto on tuotteistettu ja raportit ovat paketoitu niin, että asiakkaan ei tarvitse miettiä itse, mitä arkistoon pitää arkistoida. Paketeissa on otettu huomioon lakisääteiset pakotteet ja säilytysajat. Määrittelyyn ei näin ollen mene aikaa vaan päästään nopeasti aloittamaan käyttöönottotyöt. Paketteja päivitetään jatkuvasti esimerkiksi erilaisten lainsäädäntömuutosten johdosta ja tuotteistettu paketti käydään asiakkaan kanssa aina läpi ennen käyttöönottoa.

Rondon sähköinen arkistointi helpottaa asiakirjojen arkistointia, arkistoitujen asiakirjojen hyödyntämistä sekä arkiston elinkaaren hallintaa. Arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä ajasta ja paikasta riippumatta millä tahansa asiakirjan metatiedolla tai niiden yhdistelmällä. Rondo täyttää muun muassa Suomen kirjanpitolain vaatimukset ja se soveltuu asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen. Lisäksi arkisto on Sähke2-sertifoitu, jolloin ominaisuuksiin kuuluu esimerkiksi poistoluetteloon perustuva automatisoitu poistokäsittely.

Kiinnostuitko? Lisätietoja: fi.rondo.sales@cgi.com

Lataa automaatio-opas ja ota selvää, mitä toimintoja ja työtehtäviä on mahdollista kehittää prosessien automatisaatiolla.