Ihmistuntemus ja valmennustaidot auttavat projektijohtajaa

Olet varmaankin huomannut, että monet hankaluudet projekteissa ja palveluissa liittyvät siihen, miten ihmiset käyttäytyvät. Joku esimerkiksi saattaa olla jäykkä ja ehdoton sen suhteen, että asiat on tehtävä sääntöjen, suunnitelmien ja sovittujen menettelyiden mukaisesti. Sen sijaan toisen tyyppinen henkilö saattaa välttää kaikkia sääntöjä eikä pidä kiinni sovitusta. Jos nämä kaksi sattuvat samaan projektiin, niin he saattavat toden teolla ärsyttää toisiaan.

Silti nämä ominaisuudet ovat heidän vahvuuksiaan. Säännöt, suunnitelmat ja sovitut menettelyt ovat projektityössä lähtökohtaisesti hyviä ja tarpeellisia asioita. Myös tilannekohtainen toimintatavan valinta, muuttuviin olosuhteisiin reagointi ja rohkeus toimia luovasti ovat monesti tarpeen. Usein kuitenkaan pelkillä vahvuuksilla ei pääse kovin pitkälle; esimerkiksi projektipäällikön on hyvä osata olla sekä säännönmukainen että reagoiva. Harvan vahvuuksia ovat yhtä aikaa säännönmukaisuus ja reagoivuus.

Roomalainen lääkäri Galenos 100-luvulla puhui ”sangviinisista” ja ”melankolisista” ihmisistä. Sangviinisia ihmisiä on vuosisatojen läpi kuvattu rohkeina, taiturillisina ja sopeutumiskykyisinä. Melankolisia ihmisiä luonnehditaan vakaiksi, säännönmukaisiksi ja huolestuneiksi siitä, ovatko asiat enää huomenna kunnossa. Klassisista luonnetyypeistä nämä kaksi ovat väestössä yleisimpiä, joten niistä kannattanee olla kiinnostunut.

Mitä tehdä jos ihmisten käyttäytyminen tuottaa riskejä projektin onnistumiselle? Esimerkkinä tästä voi olla vaikkapa manageri, joka tuntuu haluavan kontrolloida kaikkea. Kontrolloivuus voi syntyä ”melankolisen” ihmisen reaktiona sille, että tehtäviä on aivan liikaa. ”Melankoliset” ihmiset näet usein ottavat itselleen paljon tehtäviä, sillä he nauttivat hallinnoinnista ja kokevat velvollisuutta. Tällaisessa tilanteessa olevan managerin ei välttämättä ole helppoa luovuttaa vastuitaan muille, ellei hän näe heidän ottavan asioita samalla vakavuudella. Todellisuudessa hän kuitenkin saattaisi haluta luopua osasta vastuitaan, sillä kontrollointi kuluttaa hänen voimiaan ja hän itsekin saattaisi haluta muutosta.

Mitä tehdä jos ihmisten käyttäytyminen tuottaa riskejä projektin onnistumiselle?

Jos haluat vaikuttaa häneen, niin kuuntele häntä ja tunnista hänen kanssaan yhdessä, että hän tekee tärkeätä työtä ottamalla vastuuta. Osoita hänelle arvostusta sitä kohtaan, että hän huolehtii yhteisistä asioista. Kaiva hänestä esille hänen yhteistyöhalukkuutensa - melankoliset ihmiset nimittäin pohjimmiltaan suhtautuvat työhön yhteisöllisesti. Jos mahdollista, niin auta häntä hyvien kysymysten avulla muotoilemaan ääneen miten hän haluaisi muuttaa omaa rooliaan työkuorman kannalta realistisemmaksi. Lähesty projektin tarpeita hänen kanssaan menettelyiden, käytäntöjen ja sopimuksien kokonaistoimivuuden kannalta ja osoita pyrkimyksesi huolehtia taloudellisista riskeistä.

Tämä oli esimerkinomaista. Ihmisiä ja tilanteita on monenlaisia. Hyödyllistä on kuitenkin ymmärtää, että ”melankolisten” ihmisten toimintaa ajaa syvä velvollisuudentunto ja pyrkimys huolehtia siitä, että yhteiskunta pysyy pystyssä huomennakin. He luonnostaan hahmottavat asioita yhteisöllisten sopimusten (kuten organisaation sääntöjen ja menettelyiden) kautta. ”Sangviinisten” ihmisten toimintaa ajaa elämyksien jano ja halu hyödyntää taituruutta. Heitä motivoi mahdollisuus opetella tilannekohtaisia taitoja ja soveltaa niitä luovasti päämääriin pääsemiseksi.

Käsittelen lisää näitä eroavuuksia ja niihin keskittyvää valmentamista YouTubessa julkaisemassani videossa. Kerron siinä kuvitteellisen tarinan kahdesta johtajasta, jotka joutuvat törmäyskurssille ja joita ulkopuolinen valmentaja auttaa. Galenoksen kunniaksi video on kuvattu Roomassa. Ota minuun yhteyttä, jos haluat syventää keskustelua aiheesta.

Benedictus Ågrén on ICF:n sertifioima ammatticoach ja työskentelee CGI:llä coachina ja agile-valmentajana. Benedictuksen tavoitat osoitteesta benedictus.agren@cgi.com.