Antti Perkkiö

Hallinnon digitalisaatiossa tärkeintä on prosessien tehostaminen

Prosessien pitäisi olla dokumentoituja, ohjeistettuja ja mahdollisimman automaattisia. Hyvin usein prosesseissa kuitenkin on epävirallisia dokumentoimattomia työvaiheita, tai sovitusta prosessista ei välitetä. Valmiiksi tuotteistettujen mallien avulla on mahdollista luoda perusta parhaille käytännöille ja tunnistetuille prosesseille. CGI:n Kuntamalli on onnistunut esimerkki tällaisesta.

Tehokkaat prosessit hallinnon digitalisaation perusta


Mihin organisaation aikaa kuluu ja miten prosesseja voisi parantaa?

Prosessien parantamisessa kannattaa ensisijaisesti käyttää sovellusten omien toimintojen tuomia mahdollisuuksia kuten:

  • ajastukset
  • scriptit
  • työnkulut
  • tarkistukset 

ja muut automatisoitavat toiminnot. Täsmäytykset kannattaa tehdä automaatiolla ja tiliöinteihin löytyy mallipohjia tai muita sääntöjä.
Kun kirjaukset on tehty säännöstöjen mukaan, raporteilla saadaan automaattisesti haluttu informaatio. Tavoitteena on keskittyä käsittelemään vain poikkeuksia.

 

Sähköinen muuttuu digitaaliseksi

Sekä laskujen käsittelyssä että henkilöstöprosesseissa jäävät usein käyttämättä mahdollisuudet, joita sovellukset valmiiksi tarjoavat. Esimerkiksi kierron automatisointi on hyvin usein puutteellista.

Moni kuvittelee käyttävänsä laskujen käsittelyssä parhaita sähköisiä prosesseja, vaikka todellisuudessa näin ei ole. Kun esimerkiksi hyödyntää käsittelysääntöjen tekemisessä toimittajien sähköisessä laskusanomassa lähettämää tietoa tai järjestelmän sisäisiä käsittelysääntöjä, laskujen käsittely helpottuu ja nopeutuu jo huomattavasti.

Sähköisestä prosessista tulee digitalisoitu ottamalla käyttöön kaikki vaihtoehdot kokonaisuudessaan. Se vaatii käyttöönottovaiheessa jonkin verran jumppaa, mutta tehostaa myös prosessia merkittävästi aina automaattiseen arkistointiin asti.

Paperista digitalisoituun prosessiin

 

Keskity käyttäjiin

Myös raportoinnissa kannattaa miettiä prosesseja. Kannattaa keskittyä raportoinnin kohdekäyttäjiin: miten he haluavat siirtyä raportilta toiselle ja mitä tietoa yhdestä paikasta on mahdollista raportoida:

  • Johdon raportoinnissa voidaan yhdistää ja käsitellä tietovarastossa eri lähteistä tuotu tieto ja näin muodostaa uutta lisäarvoa. 
  • Taloushallinnon kustannustietoa voidaan yhdistää henkilöstöhallinnon tietoihin ja toiminnan volyymeihin. 

Jos sovelluksen arkkitehtuuri ja ominaisuudet on kehitetty tätä silmällä pitäen, hyviä tuloksia saadaan hyvinkin lyhyessä ajassa. CGI:n Kuntamallissa esimerkiksi palvelutuotteiden kustannuslaskentaan on liitetty vyörytyssääntöjen helppo tallentaminen ja suoritteiden sisäänluku vaikkapa Excelistä.

Palvelukustannuslaskennan automatisoinnissa ei siis välttämättä tarvita isoja integraatiorajapintoja ja suuria tietoaltaita. Nykyiset raportointisovellukset ovat visuaalisesti havainnollisia ja helppokäyttöisiä.

Tietovarastosta voi myös analysoida tietoa erilaisilla tilostollisilla malleilla. Datan louhinta, koneoppiminen ja tekoäly tuovat oman lisäulottuvuutensa datamalleihin.

 

Robotiikka avuksi

Robotiikka tuo lisäarvoa moniin prosesseihin. Suurin hyöty robotiikasta saadaan, kun:

  • volyymit ovat suuria,
  • työ voidaan tehdä normaalin työajan ulkopuolella,
  • tietoa käsitellään useissa eri järjestelmissä, jolloin sovelluksen oma automatisointi ei riitä.

Parhaimmillaan robotiikan takaisinmaksuaika on vain joitakin kuukausia.

CGI:n Kuntamallissa robotisoinnin voi aloittaa Robotiikkaa palveluna -mallilla yhdestä prosessista ilman isoja teknisiä panostuksia. Näin saadaan pienellä panostuksella suuri hyöty.
Tässäkin tapauksessa suuri osa käyttöönottovaiheesta kuluu prosessin määrittelemiseen ja dokumentointiin. Itse robotiikan tekeminen on helppoa ja yksinkertaista, kun prosessi on selvillä ja dokumentoitu.

Robotiikasta on hyötyä erityisesti toiminnoissa, jotka ovat tärkeitä säännöllisesti tehtyinä prosesseina, mutta jotka usein jäävät kiireen keskellä tekemättä. Robotiikka on tuotantokäytössä esimerkiksi toimittajien perustamiseen ja YTJ-tietojen tarkastukseen liittyvissä toiminnoissa. Robotiikkaa on helposti hyödynnettävissä myös täsmäytysten automatisoinnissa ja niiden lokituksessa.

Tärkeintä on prosessien mitattava parannus ja siitä saatava hyöty. Digitalisaatio on tässä upea apuväline. Sen avulla voi vapauttaa resursseja rutiineista tuottavampiin työtehtäviin tai vähentää kokonaistyövoiman tarvetta. Uskon että yllätyt, kun teet laskelmia säästöjen suuruudesta ja takaisinmaksuajan lyhyydestä, varsinkin jos prosessiin liittyviä ihmisiä on paljon. Säästö = Käytetty aika x Henkilöiden määrä x Toistojen määrä. Kokeile!

CGI:n Kuntamallissa tämä kaikki on mukana prosessien tunnistamisesta ja dokumentoinnista aina automaation, robotiikan ja kustannustehokkuuden mittaamiseen saakka.

 

Tutustu myös

Blog moderation guidelines and term of use