Mika Sairanen

Esimies: Minimoi hallinnollinen työ ja paranna liiketoiminnan tulosta

Esimiehellä on aina aikaa. Niin sitä luulisi. Heiltä vaaditaan kykyä olla liiketoiminnan iholla, vaikka samalla hallinnollinen työ lisääntyy.

Esimiesten määrä organisaatioissa vähenee jatkuvasti. Tästä luonnollinen seuraus on isommat liiketoimintavastuut isompine tiimeineen, joka taas johtaa hallinnollisen työn lisääntymiseen.

Samanaikaisesti esimiehen ei enää odoteta olevan vain hallinnollinen manageri, vaan hänen tehtävänsä on johtaa liiketoimintaa. Liiketoimintaa johtaakseen esimiehen tulee olla niin tekijöiden kuin asiakkaiden iholla. Iholla oleminen taas vaatii läsnäoloa. Vaikka intoa riittäisi, jossain vaiheessa vuorokauden tunnit tulevat väistämättä vastaan.

Esimies: Minimoi hallinnollinen työ ja paranna liiketoiminnan tulosta

 

Syövätkö jokapäiväiset rutiinityöt tehokkuuttasi?

Harvassa ovat ne esimiehet, jotka voivat aloittaa aamunsa aina samaan aikaan samalla työpisteellä. Väistämättä liiketoiminnan iholla ollessa pitää liikkua. Käyt aamulla asiakkaalla, välillä osallistut sisäiseen puhelinkokoukseen parkkipaikalla ja sitten mennäänkin jo seuraavalle asiakkaalle. Kuulostaako tutulta?

Esimiestyössä onnistumista ei mitata kellokortilla, vaan tuloksilla. Aikaa on löydyttävä niin asiakkaille kuin omille johdettaville. Helpointa on optimoida hallinnollisiin töihin kuluva aika. Rutiinityöt ovat jokaisen esimiesroolin pakollinen paha, mutta kuitenkin niin oleellinen osa liiketoiminnan sujuvuutta. Ne on hyvä hoitaa ripeästi ja kerralla oikein! Näin säästyy kaikilta aikaa.

 

openLiiketoimintaa johtaakseen esimiehen tulee olla niin tekijöiden kuin asiakkaiden iholla.close

 

3 askelta hallinnollisen työn minimointiin ja tuloksen parantamiseen

  1. Hoida laskut ajallaan. Laskujen tarkastus ja hyväksyntä on asia, joka on helppo hoitaa kerralla kuntoon. Teillekin tulee varmasti säännöllisesti isot pinot laskuja asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Onnistuuko niiden kuittaus jo ajasta ja paikasta riippumatta? Mobiiliratkaisulla voidaan käsitellä laskut viiveettä sieltä, missä milloinkin sattuu liikkumaan. Näin voidaan minimoida viivästys- ja perintäkuluja sekä mahdollistetaan maksuaikataulun alituksesta saatavat hyödyt.
  2. Älä oleta, vaan tarkista sopimukselta. Liiketoiminnat perustuvat sopimuksiin. Moni meistä tietää tilanteita, joissa on tehty päätöksiä vastoin sopimuksia. Nämä tilanteet on mahdollista välttää, kun liiketoiminnan sopimukset ovat käden ulottuvilla kännykässä. Myös myynti saa vauhtia, kun olemassa olevien sopimusten ehdot ovat aina käden ulottuvilla.
  3. Varmista hyväksyntien oikeellisuus. Otetaan esimerkiksi toimitusten hyväksyntä. Sen sijaan, että hyväksynnät perustuvat pitkiin dokumentteihin, voidaan mobiiliratkaisulla tuoda joustavuutta asiatarkastus- ja hyväksyntätilanteeseen. Vastaanoton välitön kuittaus QR-koodilla tai valmistuneen kohteen toteaminen kuvalla parantavat myös laatua ja lyhentävät käsittelyaikaa merkittävästi.

 

Esimiehen panoksella on ratkaiseva merkitys liiketoiminnalle. Työ on usein liikkuvaa ja tällöin digitaalisten ratkaisujen tulee tukea sitä. Keskittymällä olennaiseen ja pitämällä huolta laadusta voidaan liiketoiminnan tuottavuus nostaa uudelle tasolle.

Lue myös esimerkki HR-ratkaisujen tehokkaasta käytöstä: Digi-HR tuo työpäivään lisää tunteja – ja liiketoiminta kiittää

 

Kirjoittaja toimii CGI:llä omien tuoteratkaisujen liiketoiminnan vetäjänä sekä myynnin esimiestehtävissä. Mikalla on siis myös omakohtaista kokemusta liikkuvan työn haasteista sekä ratkaisuista niihin. Mikan tavoitat osoitteesta mika.sairanen@cgi.com.

Blog moderation guidelines and term of use