Lotta Riuttala

Erikoismyymälän rahoitushakemus on tietoturvariski ja työaikasyöppö

Huonekalu- ja elektroniikkakaupat ovat erikoismyymälöitä, joissa ostoksen loppusumma helposti nousee luottokortin vetovoimaa suuremmaksi. Tällöin maksaminen usein hoidetaan myymälän ja sen valitseman rahoituslaitoksen yhteisesti sopiman ratkaisun avulla.

Kuluttajalle tämä on toki kätevää, mutta myymälän henkilökunnalle se tuottaa lisää paperinpyöritystä. Vaikka kyse on muutamasta kymmenestä minuutista, sekin aika on pois ns oikeista töistä: asiakaspalvelusta ja liikevaihdon muodostamisesta.

Eikä se välttämättä ole tietoturvankaan puolesta aina ihan täydellistä.

Sopimuksen allekirjoitus

Sohvakaupan viimeinen puolituntinen kuluu odottaessa

Sohvakaupassa käydään ensin tiukat hintaneuvottelut, jonka jälkeen ostoksen lopullinen summa muodostuu. Tämän jälkeen istutaan kuitenkin vielä helposti puoli tuntia toimiston pöydän ääressä samalla, kun perheen pienimmät purkavat odotuksensa patoutumia hyppimällä patjaosastolla. 

Huonekalukaupan myyjä

Asiakkaalta kysellään luottopäätökseen tarvittavia henkilötietoja, nettopalkkaa ja muita lainoja, sekä mahdollisesti muitaperheenjäseniä. Myyjä naputtaa vastauksia yksitellen pankin järjestelmään. Jos asiakkaan henkilötunnuksella ei löydy järjestelmästä liikaa vanhaa lainaa, näyttöön putkahtaa alustava luottopäätös.

Tämän jälkeen myyjä tulostaa paperit allekirjoitusta varten. Hyvällä tuurilla myyjän tulostin on ihan siinä vieressä tai ainakin vain naapurihuoneessa, mistä sen kipaisee ihan puolessa minuutissa.

Asiakas allekirjoittaa hakemuksen molemmat versiot ja myyjä samoin. Asiakas saa oman versionsa mukaansa ja kiirehtii ulos kun on ensin kerännyt lapset ja niiden myymälään ripottelemat päällysvaatteet kasaan.

Myyjä jättää rahoitushakemuksen pöydälle saatellessaan asiakasta ulos ja pöyhii sitten petauspatjat takaisin paikoilleen. Toinen myyjä palvelee jo uutta asiakasta pöydällä, josta myyjä pelastaa hakemuspaperin digitointia varten.

 

Paperin digitointi saattaa olla tietoturvariski

Isossa myymälässä iso kopiokone skannaa dokumentin ja lähettää sen samantien sähköpostina pankin ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

Vähän heikommin varustellussa myymälässä myyjä ottaa siitä kuvan henkilökohtaisella kännykällään ja lähettää sen omalla sähköpostillaan pöytäkoneelle. Kun on ensin odotettu pöytäkoneen vapautumista kollegalta, hän lähettää tiedoston pankille.

Tämä sähköinen allekirjoitus on siis melkoin rumba.

Varsinainen hakemuspaperi päätyy avohyllyn mappiin kuukauden muiden rahoitushakemusten kanssa. Kovassa käytössä olevassa mapissa vanhimmat paperit jo vähän repsottaa, ja osassa papereita reiätkin on tehty ihan vaan painamalla ne mapin hakasten läpi.

On aika selvää, että pöydällä hetken pyörineellä paperilla oli riskinsä päätyä väärien ihmisten luettavaksi. Samoin voi käydä kun mappia myöhemmin taas käytetään ja paperi siirretään uuteen paikkaan, tai jos se jopa putoaa mapista repeytymisen seurauksena.

openMoni ei kuitenkaan ehkä huomaa, kun paperista syntyi samalla myös pahimmillaan kahdeksan eri kuvatiedostoversiota.close

 

Osa näistä on toki ”vain” ulkopuolisten toimijoiden sähköpostipalvelimilla, mutta yksi niistä sijaitsee myyjän henkilökohtaisen kännykän kuvavirrassa ruokalautasistaan ja lapsistaan ottamiensa kuvien joukossa.

Ja kopiona Applen tai Googlen palvelimella.

Euroopan laajuisten tietosuoja-asetusten muokkaamassa maailmassa tämä ei ymmärrettävästi ole kaikkein optimaalisin ratkaisu. Myymälällä ei ole mahdollisuutta esittää dokumentaatiota siitä, miten asiakkaan tietoja säilytetään. Eikä se todennäköisesti pysty poistamaan tietoja täysin sääntöjen mukaisesti.

Myyjälle itselleen prosessin ongelma on kuitenkin sen varastama työaika.

 

Palkkaisitko puolikkaan työntekijän pyörittelemään papereita?

Jos jätetään kaikki tietokoneen naputtamiset pois ja lasketaan pelkkä paperin digitointiin liittyvä aika, on yhden tapauksen kesto noin neljä minuuttia. Kymmenen tapauksen päivävauhdilla yksi myymälä käyttää noin 16 tuntia kuukaudessa kirjaimellisesti paperin pyörittämiseen.

Tämä 16 tuntia voitaisiin vapauttaa tuottavaan työhön, jos myymälässä voitaisiin hakemusprosessia monimutkaistamatta käyttää sähköistä allekirjoitusratkaisua. Jos osa hakemukseen liitettävistä tiedoista voitaisiin hakea autentikoinnin perusteella, säästö olisi vielä suurempi.

Mutta ehkä suurimpana etuna olisi se, että arkaluontoista materiaalia ei enää tarvitsisi säilöä mappeihin tai lähettää tietoturvan kannalta kyseenalaisella sähköpostilla.

 

openTämä 16 tuntia voitaisiin vapauttaa tuottavaan työhön, jos myymälässä voitaisiin hakemusprosessia monimutkaistamatta käyttää sähköistä allekirjoitusratkaisua.close

 

Kaikki asianomaiset (myös kuluttaja itse) voisivat saada dokumentista version omaan sähköisten dokumenttien arkistoonsa omia prosessejaan varten.

Papereiden tulostaminen kynällä tehtävää allekirjoitusta varten on menneen vuosituhannen tapa hoitaa asioita. Nykyään kaikenlainen henkilöllisyytensä todistaminen ja autentikointi on mahdollista tehdä jopa ranteenheilautuksella.

Miksei siis myös sohvakaupassa?

Kiinnostuitko sähköisestä allekirjoituksesta ja Rondo Digital Signaturesta? Lue lisää Rondosta ja ota yhteyttä, niin kerromme sinulle, miten voit virtaviivaistaa organisaatiosi allekirjoitus- ja arkistointiprosesseja.

Blog moderation guidelines and term of use