CGI:n asiantuntija

Digitaalinen HR: luo strategia ja syö pala kerrallaan – älä ahmi!

Isossa kuvassa ja teoriassa digitaalisen HR:n rakentaminen on yksinkertaista: luo strategia ja tahtotila, analysoi nykytila, priorisoi eteneminen ja toteuta. Näiden asioiden taakse piiloutuu kuitenkin paljon kysymyksiä, yksityiskohtia ja valintoja. Usein tuntuu, että vastausten antaminen on helpompaa kuin oikeiden kysymysten kysyminen. Kokosin avuksesi oikeita kysymyksiä, joita kysymällä pääset liikkeelle digitaalisen HR rakentamisessa.

 

1. Mikä on Digitaalinen HR -strategiamme?

Digitaalinen HR -strategia on pieni osa koko työnantajan strategiaa. Sen täytyy olla tiiviisti linjassa ja kiinteä osa koko strategiaprosessia. On hyvä kysyä, miten valittu liiketoimintastrategia vaikuttaa henkilöstöön: Tarvitaanko uusia osaamisia? Minne kohdistamme resurssit? Mitkä ovat kriittiset menestystekijät strategian toteutuksessa?

 

Tiedolla johtaminen

Tiedolla johtaminen on yksi keskeisistä menestystekijöistä tulevaisuudessa. On hyvä miettiä suunnitteluprosessin aikana, mitä tietoa tarvitsemme tulevaisuudessa päätöksenteon tueksi. Miten varmistamme, että meillä on digitaalisessa muodossa laadukasta dataa saatavilla ja mahdollisuus tehdä siitä analyysiä ja tarjoilla sitä oikeaaikaisesti eri päätöksentekijöille?

 

Digitaalinen työntekijäkokemus

Kun digitaalista HR -strategiaa luodaan, täytyy koko suunnittelun ajan pitää tiiviisti mielessä myös digitaalinen työntekijäkokemus eli se, miltä suunnittelemamme prosessit näyttävät työntekijän näkökulmasta. Ei ole riittävää miettiä HR-prosesseja yksinään, vaan tulee ottaa huomioon myös muut prosessit, joita työntekijä kohtaa arjessaan. Digitaalisen työntekijäkokemuksen suunnittelussa on suositeltavaa käyttää palvelumuotoilua ihan samalla tavalla, kuin käytämme sitä asiakaskokemuksen suunnittelussa.

 

HR-palveluportfolio

Entä mikä on HR-palveluportfoliomme tulevaisuudessa? Enää tulevaisuudessa ei niinkään puhuta HR-prosesseista, vaan HR-palveluista. Mitkä ovat toimintamme kannalta kriittiset prosessit tai palvelut? Miten vastaamme erilaisten työntekijäryhmien tarpeisiin? Onko kaikkien pakko tehdä asiat aivan samalla tavalla? Voiko saman prosessin tehdä mobiilissa tai omalla koneella? Mitkä ovat meillä pakollisia prosesseja? Voimmeko ottaa huomioon eri ryhmien tarpeet, kun suunnittelemme niitä? Voimmeko tarjota työntekijöillemme mahdollisuuden mobiilipalveluihin, vaikka heillä ei olisi työnantajan älypuhelinta?

Paljon puhutaan myös ketterästä HR:stä. Toimintaympäristömme muuttuu voimakkaasti ja koko ajan kiihtyvällä tahdilla. Yksi kysymys on se, miten pysymme mukana kaikessa tässä. Digitaalinen HR -strategia ei ole kiveen hakattu dokumentti, vaan sen täytyy pystyä ketterästi muokkautumaan tarpeisiin. Kaikkiin kysymyksiin ei ole vastauksia ja maailma ei koskaan tule valmiiksi. Täytyy vain tunnistaa itselleen tärkeät kysymykset, hyväksyä epävarmuus ja olla valmis muutoksiin, jos tulee tarve.

 

2. Mikä on nykytilamme ja kuinka iso muutos täytyy tehdä?

Ennen digitaalisen HR-strategian jalkautusta on hyvä pysähtyä ja arvoida nykytila: Miltä osin prosessimme jo ovat digitaalisia? Sisältääkö HR vielä paljon paperia tai manuaalisia prosesseja? Kuinka usein ja kuinka moni meillä tekee eri prosesseja? Paljonko näihin menee aikaa?

Turhauttavatko tietyt prosessit henkilöstöämme erityisesti? Kuinka vastaanottavainen henkilöstömme on muutokselle? Onko eri henkilöstöryhmien välillä eroja?

On hyvä muistaa, että HR-prosessien digitalisointi ei välttämättä ole ainut muutos, joka on käynnissä. Siksi ennen digitaalisen HR:n käyttöön ottamista on hyvä miettiä, onko työntekijöillä juuri nyt käynnissä joitain muita muutoksia. Tai esimiehillä tai HR:llä.

 

3. Miten vien muutoksen läpi?

Mitä isompi muutos on tulossa, sitä huolellisemman suunnittelun se vaatii. Ei voi olettaa, että voimme viedä kaikki muutokset arkeen yhdellä kertaa. Täytyy priorisoida - syödä pala kerrallaan! Menestyäkseen työnantaja tarvitsee laajan digitaalisen strategian, mutta jalkautus täytyy tehdä suupaloina, asia kerrallaan. Kannattaa tehdä realistinen suunnitelma.

Mitä tulisi priorisoida? Puhumme asiakkaidemme kanssa kolmesta näkökulmasta digitaaliseen HR:ään. Näkökulmat ovat 1. tehokkuus, 2. tuottavuus ja 3. työhyvinvointi.

Digitalisaatio tuo säästöjä organisaatioille. Samalla se myös tyypillisesti vapauttaa resursseja tekemään tuottavaa työtä. Hallinnollisten prosessien tulee sujua mahdollisimman tehokkaasti ja teknologia voi auttaa siinä.

Digitalisaatioinvestoinneille voidaan arvioida takaisinmaksuaikoja (ROI). Tyypillisesti digitalisaation investointien takaisinmaksuajat ovat varsin lyhyitä - varsinkin, jos siirrytään manuaalisesta prosessista digitaaliseen itsepalveluprosessiin.

Työhyvinvointinäkökulma digitalisaatioon liittyy työntekijäkokemukseen ja laadukkaampaan johtamiseen. Kun prosessit on digitalisoitu, se tuo läpinäkyvyyttä ja tasapuolisuuden tuntua työntekijöille. Mikä teille on tärkeintä?

On hyvä pitää mielessä, että digitalisaatio ei itsessään tuo muutosta. Todellinen muutos tapahtuu ihmisten toimintatavoissa ja arjessa. Tätä muutosta tukemaan tarvitaan muutosjohtamista. Henkilöstön tulee ymmärtää, miksi muutokset tehdään ja mitä muutos tarkoittaa yksilötasolla. Tässä muutoksessa henkilöstö tarvitsee sekä esimiesten että HR:n tukea.

Digitaalisen HR luomisessa tärkeintä on aloitus! Ensin luodaan strategiset suuntaviivat, sitten arvioidaan nykytilan ja varsinainen muutos jalkautetaan paloissa.

Lisää sparrausta Digitaalisen HR:n luomiseen saat meidän maksuttomasta Digitaalinen HR -akatemiasta! Tutustu verkkokurssiin tarkemmin tästä. Akatemian viimeinen webinaari on Näin aloitat digitaalisen HR:n rakentamisen 12.6. klo 9–9.30, jossa käymme läpi selkeät askeleet ja oikeat kysymykset digitaalisen HR:n aloittamiseen. Webinaaritallenne on ladattavissa myös jälkikäteen.

Digiaika vaatii uudenlaista johtajuutta

 

Blogin on kirjoittanut Carita Poussa toimiessaan CGI:llä HR- ja ajanhallintaratkaisujen johtajana.

 

Tutustu myös

Blog moderation guidelines and term of use